Globala försörjningskedjans sammanbrott, internationella konflikter, brist på arbetskraft, stigande insatspriser, övergivna affärsdistrikt och köpcentra med mera har uppmärksammat företagens riskhantering förnyad. Detta har varit en praxis av intresse sedan finanskrisen 2008 tvingade chefer och entreprenörer att tänka annorlunda om hur man förbereder sig för extrema störningar, även kallade black swan-händelser.

Traditionellt har företag fokuserat sina riskhanteringsinsatser på de störningar som mest sannolikt kommer att inträffa. En svart svan-händelse är dock per definition låg sannolikhet - och det är just det som gör det så potentiellt förödande. Efter ett exceptionellt flyktigt och ett halvt decennium inser dagens riskhanterare att de behöver mer robusta metoder för beredskapsplanering. Ange:scenarioanalys.

Ett mer dynamiskt sätt att hantera risker

Traditionella riskplaneringsmodeller klarar inte den nya ekonomiska verkligheten, som ger mer fördelade risker med lång svans. Detta kräver "nytänkande", säger Erik Stettler, Toptals chefsekonom. "Den modellering som krävs idag bör fokusera mer på dynamiska processer, brytpunkter och till och med hur man modellerar en extern händelse som aldrig tidigare har inträffat."

Scenarioanalys har blivit ett framträdande ramverk under pandemin. Samtidigt som den använder samma statistiska metoder som traditionell riskhantering, flyttar den fokus från händelser till effekter. Istället för att enbart fokusera på historisk data för att förutsäga störningar och utveckla beredskapsplaner, simulerar scenarioanalys den ekonomiska effekten av en serie händelser och använder resultaten för att testa känsligheten hos ett företags finansiella verksamhetsdata mot dessa upplevda risker. Det kan till exempel hjälpa ett företag att förstå hur en förändring i efterfrågan på dess produkter eller tjänster kan påverka priset. Traditionella riskhanteringsplaner fokuserar på reaktioner på förutspådda händelser; scenarioanalys fokuserar på operativa effekter – och möjligheter.

Resultatet är en mer omfattande beredskapsplanering som ger mer motståndskraftiga och flexibla svar på oväntade händelser, säger Stettler, en datavetare och grundare av riskföretaget Firstrock Capital. Det uppmuntrar också företag att fokusera mindre på krishantering och tänka proaktivt på hur de kan använda störningar till sin fördel, säger han.

Fallstudie:En beredskapsplan som lanserade en ny produkt

Jason Goldstein, som gick med i Toptals konsultnätverk 2021, anställdes för att tillhandahålla CFO-tjänster för en snabbväxande läskdistributör i USA som kände påverkan av covid-19 på sin verksamhet. Även om Goldstein inte explicit anlitades för riskhantering, hjälpte han sin klient att skapa ett ramverk för störningssvar som inte bara lättade på pandemin, utan också hjälpte företaget att växa.

Kunden, som distribuerar läskedrycker till närbutiker, kämpade för att hålla sina kunders hyllor på lager inför problem med leveranskedjan och stigande grossistkostnader. Goldstein försökte först få grepp om lagerkontroll och analyserade försäljningsdata för att utveckla scenarier där distributören kunde ersätta alternativa produkter utan att skada en butiks försäljning.

Efter att ha analyserat företagets finansiella data skapade Goldstein en interaktiv elektronisk instrumentpanel för säljare så att butiker kunde granska effekten av att prova olika produktmixar. Han studerade sedan hur mycket flexibilitet företaget kan behöva förmedla stigande grossistkostnader, och analyserade återigen försäljningsdata för att komma fram till strategier. Dessutom utvecklade han en plan för att minska kostnaderna genom att optimera leveransrutter.

"Datadrivna finansiella analyser hjälpte företaget att fatta bättre beslut", säger Goldstein. "Genom att utöka den analytiska förmågan med ännu mer data kunde vi arbeta mer strategiskt."

Som ett resultat av denna analys bibehöll distributören inte bara bruttomarginaler och ökade sin vinstlinje, den förutspår nu också en 100% försäljningsökning för 2022 och går vidare med en plan för att släppa sin egen läskedryck, i samarbete med en av dess utländska leverantörer.

Identifiera byggstenarna för ett riskramverk

För att lägga grunden för scenarioanalys måste ett företag formulera de antaganden som ligger till grund för dess verksamhet, eftersom att förstå dessa kommer att bidra till att belysa potentiella svagheter. Till exempel behövde läskedrycksdistributören undersöka grundläggande frågor, såsom:Med tanke på stigande insatskostnader, borde vi absorbera stigande frakt- och grossistkostnader för att upprätthålla relationer? Hur mycket flexibilitet har vi för att överföra högre kostnader till konsumenten? Vilka är de idealiska produktmixarna för våra största kunder? Kan vi uppnå effektivitet genom att ändra hur vi distribuerar våra produkter?

För att utveckla och svara på frågor som dessa måste ett företag till fullo förstå de risker som hotar förmågan att uppnå mål, inklusive:

• Finansiell risk :kassaflöde och andra likviditetsproblem som äventyrar förmågan att uppfylla förpliktelser, få krediter och mer
• Operationell risk :interna och externa faror som kan störa den dagliga affärsverksamheten
• Ekonomisk risk :makroekonomiska händelser som förändringar på aktiemarknader eller penningpolitik som kan påverka ett företag
• Risk för säkerhet och bedrägeri :dataintrång, cyberattacker, identitetsstöld, förskingring och stöld av immateriell egendom, till exempel
• Ryckesrisk :ofta tvetydig men säkerligen kvantifierbar när man överväger hur negativ publicitet kan skada trovärdigheten
• Risker för efterlevnad :ändringar i lagar eller policyer som påverkar hur ett företag gör affärer eller kostnaderna för att göra affärer

Dessutom måste ett företag inse att dessa risker kan förvärra varandra. Till exempel kan ett dataintrång som leder till identitetsstöld skada ett företags rykte.

När hoten väl har identifierats kan ett företag vända sig till att beräkna sina potentiella kostnader.

Analysera effekterna

Nästa steg är där scenarioanalys avviker mest från traditionell riskhantering:att gå bort från att svara på förutspådda händelser, och istället fokusera på effekter och möjligheter. Detta kan innebära att man analyserar ett företags finansiella struktur för att hitta åtgärder som det kan vidta för att förbättra sin kassaposition eller åtgärder som kan hjälpa till att diversifiera nyckelleverantörer. Den nyare tekniken innebär också mer matematisk analys än konventionell riskhantering, med steg som följande:

1. Fördela de faktorer som kan leda till en störning som en prischock, kanske på grund av en geopolitisk händelse eller en naturkatastrof. Bifoga sannolikheter till dessa faktorer där det är möjligt.
2. Utvärdera dessa sannolikheter mot relevant data från ett företags verksamhet. Leta efter effekter av både första ordningen och andra ordningens effekter, till exempel hur en uppgång eller prisnedgång inte bara kan påverka försäljningen utan också blöda in i områden som forskning och utveckling.
3. Karta ut de matematiska sambanden mellan risker och företagsdata med ett kalkylblad eller ett algoritmiskt program. Använd den här informationen för att förstå hur delar av verksamheten reagerar på störningar och var det finns problemområden.

Baserat på denna analys kan ett företag utveckla beredskapsplaner som förbereder det för de mest viktigaste scenarier, inte bara de mest troliga. Detta hjälper ett företag att få en tydligare förståelse för alla de krafter som formar dess verksamhet, både bra och dåliga, och ger en solid, objektiv grund för att fatta känslomässigt svåra beslut.

Fallstudie:Att driva förhandlingar med data

Michael Yarmo, en turnaround-konsult som arbetar i nödställda situationer, utförde scenarioanalys för en gård som paketerar och säljer färska örter genom stora amerikanska livsmedelsbutikskedjor. Som ett resultat av pandemin kämpade gården för att balansera stigande insatskostnader samtidigt som den stod inför växande krav från återförsäljare, såsom tätare leveranser.

För att överleva behövde gården hitta sätt att antingen absorbera eller föra över de högre kostnaderna. Eftersom gården redan var nödställd, kunde absorberandet av kostnader ha äventyrat dess förmåga att fortsätta sin verksamhet. Men att föra över kostnader var också riskabelt, eftersom gården inte visste hur mycket kunderna skulle vara villiga att betala eller hur mottagliga butiker skulle vara för att höja priserna. Så Yarmo använde en scenarieplaneringsmetod för att modellera elasticiteten i efterfrågan på sin kunds produkter, vilket avslöjade hur höga priserna kunde stiga innan konsumenterna vek sig. Han hjälpte sedan gården att utveckla en övertygande förklaring som den kunde presentera för sina köpare, så att den kunde övertyga om att åtminstone några av de högre grossistpriserna för sina produkter vidarebefordras till konsumenterna.

"[Intressenterna] var nervösa över att ha prishöjningsdiskussionen, men de var tvungna att ha det samtalet", säger Yarmo, som gick med i Toptal-nätverket 2017. Att ha uppgifterna hjälpte gården att bygga en övertygande berättelse som den kunde presentera för köpare hos livsmedelskedjor med större självförtroende.

Shaking Up the Bureaucracy

Att planera för de mest betydande scenarierna istället för de mest sannolika kan stärka ett företags riskhanteringsprocess – som för större organisationer vanligtvis institutionaliseras genom kommittéer med flera avdelningar som representerar olika företagsfunktioner, säger Paul Ainsworth, en tidigare finanschef på General Electric. "Faren med det funktionella tillvägagångssättet är att du tenderar att fokusera på risken du känner till", säger Ainsworth, som gick med i Toptal-nätverket 2018 och specialiserat sig som interimsekonomichef. "Du blir experter på saker som säkerhet och kommersiella termer, och blir nästan för bekväm med de risker du regelbundet hanterar, [samtidigt som du misslyckas med att] fokusera på saker som kan förblinda dig."

Istället för att hantera risker i silos bör företag närma sig scenarioanalyser genom att poola data samt brainstorma vad-om som utnyttjar erfarenheterna hos anställda över hela företaget – från frontlinjearbetare till mellanchefer till chefer. Det kan också innebära att man tittar utanför företaget till konsulter eller experter som white-hat-hackers, som kan testa cybersäkerhet.

Looking Beyond Crisis Management

Målet med scenarioanalys är att utveckla mer flexibilitet och valmöjligheter i ett företags verksamhet. Analysen kan till exempel avslöja sätt att ersätta fasta arbetskostnader med rörliga genom att använda digitala plattformar som Toptal för att anställa kvalificerad betingad arbetskraft, eller hyra skrivbord för anställda i samarbetsutrymmen istället för att hyra en hel kontorssvit eller flytta företagsinformation teknik från lokala anläggningar till molnet i datacenter från tredje part.

"Du väver in flexibilitet i ditt företags struktur", säger Jeffrey Fidelman, en managementkonsult som fokuserar på tillväxt, gå-till-marknadsstrategi och penninginsamling för företag i tidiga till mellanstadier och gick med i Toptal-nätverket 2016. "Detta är den bästa formen av riskhantering."

I slutändan bör scenarioanalys göra det möjligt för ett företag att se bortom påverkan och förstå hur det kan använda sina kärnteknologier, kapaciteter och partnerskap för att inte bara motstå en störning utan för att utnyttja den mot nya möjligheter och innovationer. Dessa gångjärnsfunktioner är styrkor som ett företag kanske inte har insett att det hade, eller kanske aldrig har formulerat helt tidigare.

Ett globalt praktikföretag som Stettler gav råd hittade sådana gångjärnsfunktioner i början av pandemin, när internationella resor stängdes. Om företaget hade använt en konventionell riskhanteringsmetod skulle det ha kunnat reagera på chocken genom att betona var man ska minska utgifterna och personalen, eller hur man flyttar verksamheten geografiskt. Istället ledde scenarioanalyser till att de underlättade virtuella praktikplatser och samarbetade med universitet för att lansera utbildningsprogram för arbetsgivare som anpassar sig till en globalt distribuerad distansarbetsstyrka.

Ett mer framträdande exempel från pandemin var när ett antal spritdestillerier i USA började tillverka alkoholbaserade handdesinfektionsmedel när efterfrågan ökade på grund av covid-19.

Använda scenarieanalys för att bygga motståndskraft och möjligheter

Finanskrisen 2008 och covid-19-pandemin har gjort det klart att en ny strategi för riskhantering är nödvändig. En stor förståelse för vilka typer av händelser med svart svan som kan skaka ett företag och ett engagemang för dataanalys hjälper företag att stå emot dessa störningar samtidigt som de identifierar större effektivitet.

Att göra scenarioanalys central för pågående verksamhet bidrar också till att bygga ett mer robust tillvägagångssätt för att hantera risker, genom att introducera fler röster i en process som annars skulle kunna hämmas av intern politik och byråkrati. Förutom att inkludera anställda kan detta ramverk hjälpa till att lyfta några av idéerna och insikterna från styrelsen, vilket ger ett externt, mer skeptiskt perspektiv till chefer, säger Ainsworth.

Resultatet är en riskhanteringsmetod som gör en organisation mer motståndskraftig mot oväntade händelser och mer beredd att fånga nya möjligheter. Ett företag som använder scenarieanalys behöver inte längre vara alltför bekymrat över att förutsäga nästa katastrof, men det kommer att vara bättre förberett att klara av den.