För ett par år sedan tog företaget jag arbetar för det betydande steget att flytta över alla sina 11 000 anställda till Googles G Suite. Följaktligen har jag sedan dess använt produkterna Sheets (kalkylark) och Slides (presentationer) nästan dagligen, lärt mig deras funktionalitet och upplevt nya sätt att arbeta.
I den här artikeln kommer jag att dela några av de mest användbara Google Sheets-funktionerna som jag lärde mig tidigt, vilket dramatiskt förbättrade min produktivitet. Mot slutet kommer jag också att ge en introduktion till Google Apps Script, ett kraftfullt verktyg för att automatisera arbetsflöden och utöka funktionerna i Google Sheets. I en senare artikel kommer jag att gå djupare in i Google Apps Script och visa en självstudie för att komma igång.
Jag kommer dock inte att ge en funktionsjämförelse mellan Google Sheets och Excel; deras funktioner förändras så snabbt att en sådan analys skulle bli överflödig inom några veckor. Istället kommer jag att fokusera på fördelarna med Google Sheets och de nya arbetssätt som framväxten av onlineproduktivitetsverktyg har möjliggjort. Enligt min erfarenhet finns det många ekonomi- och affärsmän där ute som fortfarande arbetar med Excel-kalkylblad på samma sätt som många av oss lärde sig för över 10 år sedan i före molnet-eran. Jag har arbetat med många människor som, även om de kanske har bytt till Google Kalkylark, fortfarande använder det i den gamla offline Excel-formen, vilket innebär att de förlorar på ett antal produktivitetshöjande funktioner.
Förutom att lista fördelarna kommer jag också att beröra några av de negativa aspekterna jag har upplevt i det här skiftet. Det är egentligen bara två som sticker ut:Den ena är att många av fördelarna beror på samarbete med andra, och här kommer du att upptäcka att det ojämna upptaget i organisationen kommer att sätta gränser för hur snabbt du kan ta några av funktionerna i bruk. Den andra är att Excel inte är ett fristående verktyg:det finns ett ekosystem av plugins där ute, av vilka många inte (ännu) är tillgängliga för Google Sheets, vilket innebär att du i vissa fall kan sluta jonglera med båda programmen.
Den mest omedelbara fördelen med att använda Kalkylark är möjligheten att samarbeta på helt nya sätt. Den "gamla stilen" att arbeta skulle vara att använda en masterfil som någon måste "äga", som sedan (i bästa fall) förvaras i en delad nätverksmapp, eller mödosamt skickas runt.
Här är där Sheets verkligen lyser. Det finns flera olika sätt att samarbeta, allt från det asynkrona där du arbetar självständigt och mestadels vid olika tidpunkter, i samma fil, till samtidig redigering i realtid. Med asynkron redigering kan du använda kommentarsfunktionen för att varna personer och tilldela dem uppgifter som de sedan kan markera som slutförda.
Att redigera ett kalkylblad live med andra kollegor är ett kraftfullt sätt att arbeta. Produktiviteten hos två eller tre personer som alla är mycket skickliga med Google Sheets som snabbt bygger ut en ekonomisk eller operativ modell tillsammans i realtid är verkligen en syn jämfört med det gamla arbetssättet. De flera markörerna i olika färger, som rör sig över skärmen samtidigt för att bygga en modell, är nästan som en time-lapse-video av en målning.
Det finns även plats för olika typer av deltagare. Alla behöver inte kunna redigera ett kalkylblad. Det finns nivåer av åtkomsträttigheter, som säkerställer att säkerheten och eftervärlden hålls i schack genom att ge lämpliga personer rätt nivå av åtkomst.
En av de missuppfattningar som mina kollegor och jag hade var uppfattningen att Sheets är bra för små beräkningar – mer eller mindre som en avancerad miniräknare – men inte användbart för större modeller eller datauppsättningar. Det visade sig att vi hade fel. Jag har använt den för ett antal större drifts- och värderingsmodeller under de senaste åren och är mycket imponerad av resultatet.
Jag gjorde nyligen en del analysarbete på data extraherad från vårt affärssystem, där jag arbetade med en datauppsättning som hade cirka 10 ark, var och en varierade i storlek från cirka 25 000 till 100 000 rader och upp till 30 kolumner (Google Sheets har en gräns på 5 miljoner celler per arbetsbok). Dessa ark bygger var och en på varandra genom en serie av de traditionella formlerna VLOOKUP, INDEX, MATCH och SUMIF. Att kopiera en ny formel över en kolumn med cirka 25 000 rader tog cirka 10 sekunder på min dator, vilket är långt ifrån omedelbart, men inte ett hinder, på grund av:
För analys av (ännu) större datamängder ansluter Google Sheets nu till Google BigQuery, så att du kan skriva och köra SQL-frågor med hjälp av data i Google BigQuery och få resultaten direkt i Sheets.
Rått kalkylarksarbete (”tvistande”) är en viktig del av ekonomipersonalens dagliga liv, men även den bästa analysen är av begränsat värde om du inte kan kommunicera dina resultat på ett övertygande och övertygande sätt. Detta för oss till två andra häftklamrar i finansverktygslådan:diagram och presentationer .
Presentationer i G Suite-världen görs i Google Slides som, föga överraskande, känns som Microsoft PowerPoint. Länken mellan Sheets och Slides fungerar mycket bra och gör det enkelt att se till att diagram och tabeller i din presentation alltid är uppdaterade genom en "Uppdatera"-knapp som hämtar den senaste informationen om den underliggande modelleringen, beräkningarna och antagandena.
När jag startar ett stort projekt nu är en av de första sakerna jag gör att skapa två dokument:ett i Google Presentationer och det andra i Google Kalkylark. Dessa går hand i hand rent under hela projektet, vilket ger den "enda källan till sanning" för all data i projektet.
Om du någonsin har haft den smärtsamma upplevelsen av att ett kalkylark kraschar bortom återhämtning, vilket resulterat i timmar av förlorat arbete, kan du ha en utvecklad vana att spara nya filer ofta. Detta kan sluta i många iterationer av filer med tråkiga versionsuppdateringar (v3.4.0, v3.4.1, etc.)
Genom G Suite-produkter är det verkligen möjligt att bara ha en fil under hela projektets livslängd, tack vare versionskontroll.
Versionskontroll, tillgänglig via "Se versionshistorik" i menyn, låter dig se alla redigeringar som gjorts i ett dokument sedan början genom en praktisk tidslinje, tillsammans med namnet på personen som gjorde varje ändring. Det stämmer – allt sparas omedelbart. Du behöver inte trycka på F12 var 5-10:e minut, öka versionsnumret och spara, bara för att vara lugn och veta att ingenting går förlorat i händelse av en krasch.
Molnproduktivitet gör länkfunktionaliteten mycket mer elegant och säkerställer att den faktiskt fungerar! Det är naturligtvis möjligt att referera till andra arbetsböcker i den offline Excel-världen, men det tenderar att bli skört och går sönder när filerna flyttas från sin ursprungliga mappplats. Du kommer ofta att se celler som innehåller oklara referenser till en mappstruktur på någons hårddisk:C:\users\smithj\projects\omega\valuation\ .
Funktionen IMPORTRANGE i Google Sheets låter dig länka sömlöst till andra Sheets-filer. Oavsett om filen flyttas eller byter namn, kommer data alltid att länkas och förbli ett problem mindre för dig att oroa dig för.
En anledning till att ett antal personer i mitt företag fortfarande använder Excel (och PowerPoint) är att det finns ett antal plugins som ännu inte är tillgängliga för Google Sheets och Slides. Exempel inkluderar Smart View-plugin för Oracles Hyperion-verktyg och @RISK-plugin som jag demonstrerade i en guide till Monte Carlo-simuleringar. På samma sätt erbjuder PowerPoints think-cell-plugin diagramfunktioner som kan vara överlägsna vad som är möjligt i Slides.
Ändå har Google Sheets och Slides en omfattande funktionalitet som heter "Tillägg", som fyller en liknande roll som plugins i Microsoft-världen. Tyvärr, från och med juli 2019, finns det inget stöd för företagsapplikationerna som nämns ovan och tilläggsekosystemets egenbryggade karaktär gör att vissa av erbjudandena har tveksam kvalitet. Det betyder att jag i ett företagssammanhang, när jag arbetar med känslig data, ibland är tveksam till att använda tillägg.
Att få in data i ett kalkylblad att arbeta med är ett grundläggande behov, och utan att några av företagets plugins är otillgängliga, vad är då möjligt? Tja, lyckligtvis finns det många alternativ. Förutom att ha bakåtkompatibilitet med Excel-filer erbjuder Sheets oändliga möjligheter genom XML, HTML och RSS-frågor.
Det finns några fler intressanta alternativ värda att nämna specifikt för att utnyttja data i Kalkylark. För finansproffs kan GOOGLEFINANCE-formeln vara användbar att lära sig mer om, som gör att du kan hämta data direkt från Google Finance. Även om den inte kan jämföras med en professionell tjänst som Bloomberg, är den ändå ett utmärkt verktyg för offentlig aktie- och valutainformation.
Det finns andra, mer allmänna sätt att hämta data från webben. Funktionen att extrahera en HTML-tabell eller lista direkt från en webbplats kan till exempel vara användbar när det kommer till finansiell, marknadsmässig eller annan allmänt tillgänglig information som du vill hämta och fortsätta arbeta med.
Bortsett från Google BigQuery (diskuterat tidigare) finns det – när det skrevs – inget enkelt sätt för den icke-tekniska användaren att ansluta direkt till en databas, även om funktionaliteten är tillgänglig för dem med tillgång till utvecklarfärdigheter och resurser.
Detta för oss dock till Google Apps Script, ett kraftfullt verktyg som öppnar nästan obegränsade möjligheter att utöka och ansluta inte bara Kalkylark utan alla delar av G Suite. I en framtida artikel kommer jag att gå in på denna funktionalitet mer i detalj genom en praktisk introduktionshandledning.
Jag har evangeliserat Google Kalkylark och Presentationer i den här artikeln. Det är dock inte alla i min organisation som känner likadant! Och jag tror att det är en av dess nackdelar:Bristen på konsensus om ett format, vare sig det är i mjukvara eller till och med vardagslivet (tänk 8-spårs kontra kassettband), späder i slutändan ut den totala effekten. När det gäller datorprogramvara, ju mer människor använder ett visst format och förstår dess verkliga krafter, desto mer nytta och effektivitet uppnås för alla i organisationen.
Google Sheets, som all programvara, har sina små irritationsmoment:ett kortkommando som inte är vad du kan förvänta dig, en funktion som saknas eller inte beter sig som du vill, etc. Men i många fall är detta också en orättvis jämförelse. I företags- och affärsmiljöer har många människor använt Microsofts produktivitetssvit under hela sitt arbetsliv, en mängd erfarenhet som inte kan jämföras med de första månaderna (eller till och med åren) av att arbeta med en ny uppsättning verktyg.
Kalkylblad är ett av de viktigaste verktygen, om inte den viktigaste verktyget för många finans- och affärsmän. De är våra dukar, våra anteckningsblock och våra instrument! Vi spenderar hundratals, om inte tusentals, timmar med att använda dem under en karriär. Så, som med alla arbetsredskap och miljöer, behöver vi våra erfarenheter för att därför vara trevliga och effektiva.
Sammanfattningsvis har jag sett enorma produktivitetsfördelar från samarbetsfunktionerna och andra innovationer som kommer med att använda webbaserade produktivitetsapplikationer som G Suite framför sina traditionella skrivbordsmotsvarigheter. Det finns också enorma fördelar med att lära sig att använda dessa verktyg efter den grundläggande nivån, vilket jag har visat i den här artikeln med produktivitetshöjande aspekter.
Google Sheets fördelar, multiplicerade med det enorma antalet timmar som spenderas med dessa verktyg, kan lägga till enorma vinster, vilket gynnar både individen och organisationen. Som nämnts kommer jag att skriva ytterligare en artikel som kommer att gå in i detalj om makron och skript i G Suite. Dessa utförs genom Google Apps Script-språk och, som jag kommer att visa, erbjuder ett till synes oändligt antal sätt att automatisera och effektivisera processer.
Så om du inte har arbetat seriöst med Google Sheets än, rekommenderar jag starkt att du tar det en sväng. Du kanske blir fast.
Varför jag älskar livränta, och det borde du också göra
Vad är APR – och varför borde du bry dig?
7 skäl till varför du inte bör starta ett företag
Varför bör du investera i företags FDs
Varför du aldrig bör korta en aktie
Cirkel av kompetens – varför bör du investera i den?
Varför du bör ha flera bankkonton för småföretag
Varför du bör gå med i en investeringsklubb