För sju år sedan, när jag först gick med i ett privat investeringsbolag, fick jag i uppdrag att skapa en finansiell modell för ett greenfield-projekt. Resultaten av den finansiella modellen skulle presenteras för cheferna och aktieägarna – första gången för mig att göra något sådant.

Med en revisionsbakgrund skapade jag en detaljerad sammanfattningssida som visar nästan alla antaganden, fullständig resultaträkning, balansräkning och kassaflöden, diagram och grafer för varje finansiell rapportpost och alla möjliga förklaringar. När jag presenterade det för cheferna kunde jag känna deras förvirring. De försökte förstå logiken bakom varje information som presenterades på sammanfattningssidan. Processen visade sig vara mycket ineffektiv och tidskrävande för alla.

Den dagen lärde jag mig att en bra ekonomisk modell är som en bra möbel – även om snickaren lägger ner mycket tid på att fullända varje detalj så ser och uppskattar kunden bara slutprodukten. Endast mycket få kunder skulle vilja se processen i detalj. Dessa kunder tenderar också att själva begära och undersöka sådana detaljer. Detsamma gäller för finansiella modeller. Även när en konsult lägger ner mycket tid på att skapa modellen och analysen bör vi dämpa viljan att visa all den ansträngning vi lägger ner på vårt arbete. Snarare bör vi betona viktiga höjdpunkter från tidigare resultat och framtida prognoser för att göra beslutsprocessen lättare för användarna.

Från min yrkeserfarenhet av att göra misstag och hitta lösningar har jag identifierat några tillgängliga sätt att använda finansiell datavisualisering som skulle göra modeller lättare att förstå.

Förstå syftet med modellen

Utgångspunkten för att bygga en sund finansiell modell är att förstå dess syfte genom att svara på följande frågor:

1. Vem kommer att använda den finansiella modellen? Vem är publiken, vad är nivån på deras tekniska kunskaper i Excel och själva ämnet etc.?
2. Vilka förväntningar har användaren när de använder eller förlitar sig på den ekonomiska modellen?
3. Hur hjälper modellen den definierade användaren att fatta det önskade beslutet? Vilket resultat eller KPI söker användaren efter (t.ex. IRR, NPV, försäljningsvolym, etc.)?

1) Vem?

Typerna och komplexiteten hos finansiella modeller varierar avsevärt från "back of the envelope"-beräkningar till komplexa finansiella modeller som mycket exakt beräknar framtida prestanda, synergieffekter, stordriftsfördelar etc. Typen av finansmodellanvändare kan också vara ganska annorlunda – från Excel-guru som analyserar din ekonomiska modell för att presentera resultaten för sina överordnade, för kollegor från andra avdelningar som inte har någon ekonomisk bakgrund. Alberto Mihelcic Bazzana ger tips och detaljerad vägledning om hur man bygger finansiella modeller i sin artikel om bästa metoder för avancerad finansiell modellering och förklarar de olika typerna av modeller. Att förstå vem användaren av den finansiella modellen är kommer att bidra till att göra modellen användarvänlig, vilket är dess slutgiltiga mål.

2) Vad?

Finansiella modeller kan användas för att fatta beslut om att tillhandahålla finansiering eller investeringar, lägga till eller ta bort produktlinjer, gå in på nya marknader eller enklare, värdera tillgångar eller investeringar med hjälp av DCF-metoden. I de flesta fall används modellerna för att fatta någon form av finansiellt och/eller strategiskt beslut men ibland också för att planera kortsiktiga och taktiska steg eller för att till och med förstå rörelsekapitalvolymen under olika omständigheter eller scenarier. Specialisten som förbereder den finansiella modellen bör ha i åtanke vad beslutsfattaren försöker uppnå eller lösa med hjälp av modellen. Av denna anledning är visualisering av finansiell data avgörande.

3) Hur?

Nu när det är klart vem som ska använda modellen och vad användaren förväntar sig att uppnå med den, bör konsulten förstå hur modellen kan hjälpa. Du bör förstå vad de kritiska antagandena är eller vilka resultat som påverkar beslutsprocessen. Finns det någon specifik KPI som är särskilt viktig för beslutsfattande? Finns det kritiska antaganden som skulle påverka det slutliga resultatet? Denna förståelse kommer att hjälpa konsulten att dra användarens uppmärksamhet till rätt delar av modellen, vilket i sin tur sparar användaren "söktid" och möjliggör en kritisk bedömning av projektet.

Att uppmärksamma användaren på Hur En del av modellen

För att sammanfatta den finansiella modellen på ett sätt som gör att användaren kan fokusera på de viktigaste antagandena och fynden, är det bästa sättet att använda en separat sammanfattningssida eller instrumentpanel. Sammanfattningssidan bör erbjuda en logisk sekvens, dock inte som en rapport eller memo som ger en förklaring med hjälp av meningar och stycken. Andra tekniker bör användas för att vägleda läsaren och hjälpa dem att förstå orsakerna och effekterna.

I hennes bok Storytelling with Data , Cole Knaflic förklarar i detalj hur man fokuserar publikens uppmärksamhet med hjälp av visuella ledtrådar. Bland andra tekniker föreslår Knaflic att man använder Gestalt Principles of Visual Perception "när det gäller att identifiera vilka element i våra bilder som är signal (informationen vi vill kommunicera) och vilka som kan vara brus (clutter)." Gestaltskolan för psykologi, som grundades i början av 1900-talet, föreslog först "principerna för gruppering" – en teori som antyder att den mänskliga hjärnan tenderar att förenkla sin uppfattning av omgivningen. Den yttre stimulansen/objektet uppfattas som en helhet snarare än en kombination av dess komponenter. Följande principer för gruppering är användbara att tänka på när du skapar sammanfattningssidan:närhet, likhet, stängning, gemensamt öde, kontinuitet. Cameron Chapman ger en bra förklaring av dessa principer i sitt blogginlägg som förklarar gestaltprinciperna för design.

Gestaltprinciper

Vi kommer att illustrera dessa principer med några exempel (data som används i graferna och tabellerna är endast för demonstrationsändamål):

Närhet och likhet

Diagrammet jämför målföretagets försäljning med dess konkurrenter. Försäljningen är grupperad utifrån olika produktkategorier. Två principer användes för att göra diagrammet lättare att läsa och förstå:närhet och likhet.

• Närhet :"Närhetslagen antyder att föremål nära varandra tenderar att ses som en grupp." Eftersom försäljning av liknande produkter visas nära varandra, förstår läsaren att de är relaterade.
• Likhet :Lagen om likhet säger att människor tenderar att "gruppera liknande föremål." Eftersom försäljningen av målföretaget ges med samma företagsfärg för olika typer av produkter, blir det uppenbart att dessa på något sätt hänger ihop och tillhör en helhet.

Kontinuitet och gemensamt öde

Att illustrera sambandet mellan faktiska och prognostiserade siffror kan vara ett användbart verktyg för beslutsfattare. Kontinuitet och gemensamt öde är gestaltprinciper som kan hjälpa till att visa ett sådant förhållande. Gestaltprincipen om kontinuitet förklarar att "punkter som är förbundna med raka eller krökta linjer ses på ett sätt som följer den jämnaste vägen."

En streckad linje användes för att visa prognoser av företagets försäljning och skilja framtida budgetar från faktiska historiska siffror. Även om det finns utrymme mellan raderna, uppfattar läsaren det som en helhet.

Principen om gemensamt öde säger "att människor kommer att gruppera saker som pekar på eller går i samma riktning." I det här fallet lyckas företaget hålla bruttovinstmarginalen mellan 50 % och 55 %. Försäljningsintäkter och bruttovinst går alltså åt samma håll. Det är lättare för läsaren att uppfatta och förstå en sådan korrelation.

Stängning

Enligt gestaltprincipen om stängning, "om något saknas i en annars komplett figur", tenderar människor att mentalt lägga till det. Diagrammet nedan gör det lättare att förstå den totala försäljningsvolymen, bruttovinsten och nettovinsten för den senaste perioden. Även om det bara visar bruttovinst- och nettovinstområdena, kan läsaren "föreställa sig" att försäljningsområdesdiagrammet börjar från nollpunkten och fortsätter ovanför.

Det är inte nödvändigt att alltid använda grafer och diagram för att illustrera prognostiserade resultat eller viktiga antaganden i den finansiella modellen. Ibland (oftare än du kanske tror) är det bättre att använda en enkel tabell med villkorlig formatering, eller till och med en enda markerad cell.

Dessa tabeller ger en känslighetsanalys av hotellets försäljningsvolym för stabiliseringsåret (i detta fall år 4 sedan driftstarten). Känslighetsanalysen bygger på två variabler:beläggning och ADR (Average Daily Rate). Ledningens mål är att uppnå en försäljning mellan 8 och 9 miljoner USD. Genom att helt enkelt dra en linje för målförsäljningssiffrorna kan läsaren enkelt navigera genom tabellen och förstå vad de viktigaste drivkrafterna för detta mål bör vara.

Göra och inte göra

Det finns några enkla rutor att kontrollera för att göra den ekonomiska modellen och visualiseringen lätt att navigera och förstå:

• Inkludera alltid innehållsförteckningen eller försättsbladet med relevant förklaring. Ett försättsblad hjälper användaren att förstå strukturen i den finansiella modellen. De kan lätt förstå vilken flik de ska hänvisa till för specifik information (t.ex. antaganden, detaljerade beräkningar av finansieringen eller andra drivkrafter, prognostiserade finansiella rapporter, sammanfattningssida, etc.). Förklaringen bör ange enheterna som modellen huvudsakligen presenteras i (tusentals, miljoner, USD, EUR, etc.) och logiken bakom att använda olika teckensnittsfärger, cellfyllningar, ramar eller andra markeringar.

• När du har en förklaring på plats (och även om du bestämmer dig för att inte ha den), var konsekvent med användningen av format, färger, justeringar, enheter och andra detaljer genom hela modellen. Formateringsregeln kan även gälla diagrammen och diagrammen i modellen, men om det behövs bör du skapa en separat förklaring för varje diagram eller diagram.
• Misvänd inte graferna, t.ex. genom att ta bort 0-punkters korsaxel eller manipulera axelintervallet.

Dessa diagram representerar samma siffror – trend för hotellbeläggning under de senaste 10 åren – men diagrammet till höger har en modifierad vertikal axel. Den vertikala axeln visar intervallet mellan 45 % och 75 %. Som ett resultat av denna modifiering visar diagrammet en brant ökning från och med 2016. Faktum är att ökningen från år till år under denna period är 2-3 % (vilket också är ett bra resultat!). Genom att ta bort 0%-axelpunkten förvrängs bilden något. Om vi ​​använder mer ansvarsfull formatering blir det uppenbart att trenden är mer "stadig" än "ökande". Av samma skäl bör du undvika att använda 3D-diagram. Att titta på 3D-diagram, särskilt med perspektiv, gör det ofta svårt att se den verkliga korrelationen mellan flera uppsättningar data.

• Använd färger sparsamt och konsekvent i diagrammen och graferna. Du bör komma ihåg att syftet med diagrammet är att uppmärksamma användaren på en specifik del. Istället för att ha hela spektrat av regnbågsfärger, försök att skilja bakgrundsinformation från huvudbudskapet. Som Knaflic uttrycker det, "lyft fram det viktiga, eliminera distraktioner och skapa en tydlig hierarki av information". Det är också viktigt att använda samma färg och format för samma ändamål och vara konsekvent - om du till exempel bestämmer dig för att visa historisk försäljning med en orange linje och projektioner med en streckad blå linje, använd samma färger för att illustrera andra data också. Denna princip användes när man skapade de grafer som användes i hela artikeln. Framtida prognoser presenteras med en streckad linje, oviktiga data anges i grått på diagrammen, och företagets blå och gröna används för att dra läsarnas uppmärksamhet till den högra delen av diagrammen, medan texten i alla diagram har samma format, storlek och färg.

• Tänk på att olika färger har olika betydelse i olika kulturer och situationer. Undersök väl organisationens kultur. Använd om möjligt företagsfärger.

Grundpelaren för bästa praxis för datavisualisering i finansiella modeller är att göra modeller och grafer med deras syfte i åtanke. Förstå av vem, vad för och hur modellen och visualiseringen kommer att användas. Kom alltid ihåg att skjuta irrelevant information i bakgrunden och betona endast de viktiga delarna av modellen. Du kan skapa ett kraftfullt verktyg för att dra användarens uppmärksamhet på rätt frågor och hjälpa dem att ställa rätt frågor och fatta rätt beslut. Att ge rätt riktning till processen är en mycket bättre känsla än att bara visa hur mycket tid och ansträngning som lagts ner på att förbereda detta verktyg. Av denna anledning är det viktigt att använda tekniker för visualisering av finansiella data.