Ett noggrant utformat brev är av största vikt om du förväntar dig att få pengarna tillbaka för ett större köp som en bil. Ditt krav på återbetalning tar upp den grundläggande frågan om kundservice. Om bilhandlaren värdesätter kundservice och du har ett berättigat anspråk på återbetalning bör den uppfylla din begäran.

Steg 1

Kontakta bilhandlaren. Förklara typen av ditt samtal och få ett kontaktnamn för den person som hanterar kundtjänstfrågor som återbetalningar. Informera återförsäljaren om din avsikt att begära återbetalning och varför. Detta gör att företaget får varsel så att det är medvetet om ditt krav. Använd takt om du känner att det kan bli kontroversiellt att be om återbetalning. Det sista du vill göra är att minska dina chanser att få en återbetalning på grund av dåligt uppförande.

Steg 2

Använd ett företagsformat för att skapa rubriken på ditt brev. I ett företagsformat är detta ditt namn, gatuadress och datum högst upp på sidan. Rubriken ska se ut så här:

Ditt namn Din gatuadress Din stad, delstat Postnummer Din e-postadress (om du har en) Datum

Steg 3

Skapa insidans adress, som inkluderar för- och efternamnet på den person du skriver till. Insidans adress följer samma format som din rubrik:

För- och efternamn på kontaktpersonen hos bilhandlaren Deras gatuadress Stad, delstatspostnummer

Avstånd är viktigt. Helst bör det inte finnas mer än två radmellanrum mellan rubriken och insidans adress.

Steg 4

Skapa hälsningen, det är där du tilltalar personen i brevet. Standardhälsningen är:"Dear Mr. (Mrs.) Fullständigt namn:" Till skillnad från ett vänligt brev, se till att använda personens för- och efternamn i affärsbrevet, vilket kräver en formell hälsning.

Steg 5

Skriv (eller skriv) brevets brödtext. Det är här du gör din huvudsakliga poäng. Dela upp bokstavens kropp i tre delar:början, mitten och slutet. Presentera dig själv med ditt fullständiga namn och varför du skriver brevet:att be om återbetalning. Gör inte indrag, eftersom affärsbrev följer ett blockformat.

Steg 6

Ange varför du förtjänar en återbetalning i mitten av brevets brödtext. Detta är ett övertygande brev, som är professionellt och passionerat. Ange anledningen till att du anser att du förtjänar en återbetalning efter din introduktion. Att bara be om återbetalning utan förklaring kommer med största sannolikhet att falla för döva öron. Inkludera all relevant information och kopior av stöddokumentation som namn på personer du har pratat med och ditt försäljningskvitto. Avsluta brödtexten genom att tacka kontaktpersonen och inkludera ditt telefonnummer och bästa tidpunkt för att nå dig.

Steg 7

Stäng brevet med "Vänliga hälsningar" och signera ditt namn längst ner i brevet. Om du skrev brevet, skriv även ditt fullständiga namn under din signatur.

Tips

Förstå bilhandlarens återbetalningspolicy innan du skriver ditt brev. Detta bör hjälpa dig att skräddarsy brevet så att det innehåller specifika punkter som rör en återbetalning. Få de fullständiga namnen på alla personer som du har pratat med personligen eller via telefon. Inkludera namnen på dessa personer i ditt brev. Var så detaljerad som möjligt och undvik att använda slang eller vara för ordrik. Ditt affärsbrev bör vara kortfattat och rakt på sak. Slutligen, korrekturläs ditt brev för att undvika stavfel och grammatiska fel. Överväg att låta en annan person läsa brevet för en andra åsikt och en andra uppsättning ögon. Ett maskinskrivet brev kan vara mer effektivt för att få önskat resultat och ser professionellt ut. Du bör definitivt skriva bokstaven om du har dålig handstil.

Varning

Du kan behöva göra flera försök att få en återbetalning från bilhandlaren inklusive flera brev och telefonsamtal. Ge inte upp efter första försöket. Håll ett register över datum, tider och samtal med personalen inklusive deras namn.