Skatteverket betraktar tjänstebil som en skattepliktig icke-kontant förmån. Din arbetsgivare kommer att rapportera dess kontantvärde i ruta 1 och beskriva det i ruta 14 på ditt årliga W-2-formulär, eller rapportera dess kontantvärde på en 1099-MISC om du är en oberoende entreprenör. Dess värde i termer av inkomst - och hur mycket inkomstskatt du ska betala - beror på om och hur mycket du använde bilen av personliga skäl under kalenderåret.
IRS regler säger att en tjänstebil som används strikt för affärer inte har något värde i form av skattepliktig inkomst. Att använda det kommer inte att påverka rapporterade löner eller öka din inkomstskatt, oavsett hur många mil du kör. Men om du också använder bilen av personliga skäl, då måste du skilja på affärs- och icke-affärsmil. Det är viktigt att föra en kördagbok eftersom 100 procent av bilens värde kommer att räknas som inkomst på din årliga W-2 eller 1099-MISC, om du inte kan göra denna skillnad.
IRS har inte en specifik form eller metod som du måste använda för att spåra och skilja mellan affärs- och personliga miles, men det inkluderar ett exempelformulär på sidan 27 i publikation 463 - Resor, underhållning, present- och bilkostnader.
I IRS Publication 15-B Employer's Tax Guide to Fringe Benefits beskriver avsnitt 3 ett antal metoder som används för att bestämma värdet på en tjänstebil. Om du får använda fordonet för personligt bruk kommer din arbetsgivare sannolikt att använda antingen regeln för cent per mil eller regeln för leasingvärde.
Från och med publiceringsdatumet betraktar cent-per-mile-regeln varje personlig mil körd av en anställd eller en oberoende entreprenör som likvärdig med 56 cent i lön om du betalar alla bränslekostnader och 50,5 cent i lön om din arbetsgivare betalar för bränslet. För att beräkna hela värdet, multiplicera den tillämpliga körsträckan med det totala antalet personliga körda mil. Till exempel, om 455 av 7 000 miles enligt din kördagbok var för personligt bruk och du betalade för bränsle, motsvarar förmånen 254,80 USD i skattepliktig inkomst. Om din arbetsgivare betalade för bränslet motsvarar det 229,78 USD.
Leasingvärderegeln, som endast gäller ett leasat fordon, baserar bilens värde i inkomst på bilens verkliga marknadsvärde och årliga leasingvärde enligt tabell 3-1 i IRS publikation 15-B, från och med den första dag du använder den av en personlig anledning. För att beräkna värdet, dividerar du det totala antalet körda personliga mil med det totala antalet mil och multiplicerar sedan resultatet med det årliga hyresvärdet.
Till exempel, om 455 av 7 000 miles enligt din körjournal var för personligt bruk och du betalade för bränsle, motsvarar en bil med en FMV på 12 500 $ - och ett motsvarande årligt leasingvärde på 3 600 $ 234 - (455/ 7000)x3 600 -- i lön.
Regeln för hyresvärde inkluderar inte värdet på bränsle, oavsett vem som betalar för det. Därför kan din arbetsgivare inkludera en separat avgift på 5,5 cent per mil för alla körda mil eller tillämpa denna avgift endast på personliga mil.
Detaljerade körjournaler är nyckeln till att sänka en tjänstebils inkomstmässigt värde. Att föra journaler i rätt tid är också viktigt, eftersom ju längre du väntar med att registrera körmil, desto mindre exakt kan din återkallelse bli. För att förhindra detta rekommenderar IRS att du skiljer mellan affärs- och personliga mil vid, eller så nära som möjligt, tiden för varje körresa.