Kanske vill din organisation utveckla ett teambuilding-program eller ett årligt välgörenhetsprogram. Oavsett händelse kostar sådana aktiviteter pengar. En viktig faktor i huruvida ett program kan gå från ett grovt förslag till verklighet är kostnaden. För att bedöma kostnaderna, utformar företag en programbudget.
Formatet på en budget varierar beroende på företaget, men standardbudgetar inkluderar en skriftlig rapport som beskriver och motiverar kostnader. En budget innehåller också ett kalkylblad som belyser de kvantitativa aspekterna av budgeten, i första hand kostnaderna. Sådana utgifter inkluderar fasta och rörliga kostnader. Robert Carbaugh förklarar i boken "Contemporary Economics" hur fasta kostnader hänför sig till initiala kostnader som uppstår oavsett producerad kvantitet eller volym. Exempel är administrativ lön, hyra eller lokalavgifter och maskiner. Variabla kostnader, å andra sidan, justerar baserat på produktion eller användning; material och insatsvaror är typer av rörliga kostnader. Att beräkna det totala värdet av dessa utgifter ger den totala programkostnaden.
Funktioner i en programbudget inkluderar en skriftlig översikt över hur kostnaderna fördelas, möjliga orsaker till fluktuationer i de förväntade kostnaderna och hur utgifterna ska täckas. Rapportöversikten motiverar vart och ett av de listade köpen och erbjuder ibland lösningar för att minska kostnaderna för projektet. I vissa fall är en funktion i en programbudget att lista sätt att täcka utgifterna, inklusive insamling av pengar eller avledning av resurser från en del av organisationen till projektet.
John Mutz, författare till "Fundraising for Dummies", förklarar hur programbudgetar bör återspegla hur företaget har planerat för kostnaderna. Den förväntade kostnadsdelen av budgeten som beskrivs i kalkylbladet beskriver de poster som är nödvändiga för programmets genomförande. Kalkylarket anger också den totala kostnaden, som vanligtvis korsrefereras genom hela rapporten.
En programbudget hjälper företag att förstå och aktualisera kostnader. I vissa fall kan beräkningskostnaderna belysa att företaget inte har råd med det givna programmet; Om detta inträffar sparar företaget värdefulla resurser genom att inte utveckla ett program som det inte har råd med. Eller så illustrerar budgeten hur företaget kan ändra sina ursprungliga planer till något mer kostnadseffektivt. Vissa företag använder en programbudget som ett förslag:I dessa fall kan företaget som accepterar bud från olika företag granska det mest effektiva och prisvärda valet som erbjuds av leverantörerna. En budget skapar också en känsla av ansvar gentemot dem som ansvarar för att göra inköp för projektet. Ledningen kan använda informationen som beskrivs i budgeten för att skapa riktlinjer och förväntningar på kostnader.
Innan kostnaderna listas bör budgetanalytiker samla information från flera källor om priser. Företaget bör bestämma vilken artikel som ska köpas för programmet först efter att ha konsulterat många priser. Vid denna tidpunkt bör företaget förbinda sig att köpa produkten eller använda tjänsten. Att bara använda uppskattningar gör budgetar opålitliga och ogrundade.