Arbetsgivare som ber anställda att använda sin egen bil för jobbet betalar milersättning. Anledningen är enkel. Arbetsgivare kan bättre rekrytera och behålla kvalitativa medarbetare genom att kompensera dem för kostnaden för arbetsrelaterad körning. Milersättningen täcker utgifterna för att köra motorfordon som bilar, skåpbilar och stadsjeepar.
Varje år fastställer Internal Revenue Service en standardsats för affärsanvändning av fordon. Till exempel, 2015 var kursen 57,5 cent per mil. Ersättningsgraden används för att räkna ut skatteavskrivningen när arbetsrelaterade resor inte ersätts. Standardpriset för företag täcker kostnaden för att driva ett genomsnittligt fordon, inklusive bensin, underhåll och reparationer, försäkringar och avskrivningar.
Vissa ersättningar är för icke-yrkeskörning, men berättigar ändå till skattelättnad. Resor av flytt- eller medicinska skäl kan dras av eller ersättas med 23 cent per mil från och med 2015. Taxan för att köra bil när man utför välgörenhetsaktiviteter är lagstadgad till 14 cent per mil.
HR Hero säger att tre kriterier måste vara uppfyllda för att ersättning för körsträcka ska kvalificera sig som en affärskostnad. För det första kan ersättning endast utgå för resor som har direkt anknytning till arbetet. Att pendla mellan hemmet och den vanliga arbetsplatsen är inte kvalificerad resa. För det andra måste anställda dokumentera arbetsrelaterad körning. Slutligen måste en anställd återbetala eventuella överskjutande ersättningsbelopp. Arbetsgivare inkluderar inte kvalificerade milersättningar som inkomst, så det är helt skattefritt för den anställde. En arbetsgivare kan skriva av beloppet som en affärskostnad.
Anställda för vanligtvis en kördagbok för att dokumentera sin arbetsrelaterade körning. Det börjar med den första dagen på året bilen används i affärer och slutar med vägmätaren den sista dagen. Varje inlägg måste ange datum, affärsorsaken till körsträckan och vart du åker. Start- och slutvägmätaravläsningarna måste registreras. Arbetsgivare använder denna information för att beräkna milersättningar genom att multiplicera mil körda med IRS standardtaxa.
Arbetsgivare använder i allmänhet inte faktiska fordonskostnader på grund av registreringskraven. Däremot kan anställda använda faktiska utgifter om de överstiger ersättningsbeloppet. För att använda faktiska kostnader måste en anställd föra en kördagbok och register över försäkringsbetalningar, bensinköp, reparationer och alla andra fordonskostnader. När den anställde väl använder faktiska utgifter kan han inte använda standardtaxan igen om accelererad avskrivning begärs. Endast utgifter i proportion till den yrkesmässiga användningen av fordonet får tas i anspråk. Till exempel, om 25 procent av de körda milen under ett år är arbetsrelaterade, kan 25 procent av de faktiska fordonskostnaderna skrivas av.