Stängningsdatumet för depositionen är det datum då äganderättsöverlåtelsehandlingen, t.ex. en upplåtelsehandling eller garantihandling, registreras på länsskrivarens kontor i det län där fastigheten är belägen. Registrering av handlingen ger allmän besked om att ägarbyte har skett. Tills handlingen är antecknad anses transaktionen ännu inte avslutad. När länsskrivaren antecknar överlåtelsehandlingen stämplar han ett inspelningsdatum överst på handlingen. Detta anses vara stängningsdatumet för depositionen.
Om du säljer en fastighet och inget lån är inblandat, är det enda dokument som registreras överlåtelsehandlingen, som förmedlar äganderätten från dig till köparen. Överlåtelsehandlingar finns i tre former:en quitclaim-handling, en bidragshandling och en garantihandling. Innan du stänger måste du underteckna en överlåtelsehandling som ger köparen äganderätt. Du måste underteckna en överlåtelsehandling inför en notarie för att den ska vara giltig och skrivbar. Om det inte är attesterat kommer du inte att kunna spela in det.
Om ett lån är inblandat i din försäljning, kommer du att underteckna ett överlåtelsebrev till köparen och köparen kommer också att underteckna ett förtroendebrev eller inteckning, som säkrar skuldebrevet som köparen har undertecknat med långivaren. När alla villkor för depositionen har uppfyllts kommer depositionen att skicka både överlåtelsehandlingen du undertecknade och trusthandlingen eller pantbrevet som köparen undertecknade och registrera båda dokumenten samtidigt.
När överlåtelsehandlingen och förtroendehandlingen antecknas, underrättas lagfartsbolaget och depositionsbolaget i förekommande fall av länsförrättaren att en upptagning har skett. Anmälan sker vanligtvis i form av ett instrumentnummer som länet tilldelar antecknade gärningar. Till exempel, när länet registrerar en bidragshandling kommer det att tilldela handlingen ett fyra till sjusiffrigt nummer, vilket betyder att det har antecknats. Escrow behåller instrumentnumret som bevis på att handlingen har registrerats och meddelar säljaren och köparen att affären har avslutats.
Det tar flera veckor för länet att behandla överlåtelsehandlingen. När länet har avslutat behandlingen av handlingarna, vilket inkluderar att göra en kopia, postar det den ursprungliga överlåtelsehandlingen till köparen, som blir köparens ägandebevis. Den ursprungliga förtroendehandlingen eller inteckningen skickas till långivaren, vilket blir långivarens säkerhet om låntagaren inte betalar lånet. Om köparen inte har erhållit den ursprungliga överlåtelsehandlingen inom en månad bör han kontakta länsstyrelsen och be om en kopia av den antecknade handlingen.