I redovisning är inte alla kontanta utgifter utgifter för en resultaträkning. Omvänt, vid användning av periodiserad redovisning kan utgifter uppstå i resultaträkningen utan att visa några kontanta betalningar vid tillfället. Upplupna utgifter är de utgifter som företag har haft men ännu inte betalat, som ändå kan påverka ett företags resultaträkning. En upplupen kostnad i sig är dock ett skuldkonto i balansräkningen, och att betala av skulden senare påverkar inte ett företags resultaträkning.

Definition av upplupna kostnader

Upplupna kostnader är pengar som är skyldiga parter som har försett ett företag med användning av vissa operativa insatser på kreditvillkor, såsom material, arbetskraft eller verktyg. Upplupna utgifter är ofta i form av leverantörsskulder, ett skuldkonto i balansräkningen. Vanliga leverantörsskulder kan inkludera allt från lön som ska betalas, hyra som ska betalas till betald inkomstskatt och ränta. Företag bokför de olika icke-kontanta utgifterna allt eftersom de uppstår och redovisar dem i resultaträkningen som avdrag mot nettoresultatet.

Ökning av upplupna kostnader

Företag registrerar initialt en ökning av upplupna kostnader när de uppstår genom att kreditera upplupna kostnader, eller leverantörsskulder, i skuldavsnittet i balansräkningen. Ökningen av upplupna kostnader ökar också ett relaterat utgiftskonto i resultaträkningen, och således skulle företag debitera utgiftskontot och lägga till det som en kostnadskomponent i resultaträkningen. Som ett resultat av detta får en ökning av upplupna kostnader en minskande effekt på resultaträkningen.

Minskad upplupna utgifter

En minskning av upplupna kostnader uppstår när företag betalar ner sina utestående leverantörsskulder under senare perioder. För att registrera en minskning av upplupna kostnader, debiterar företag leverantörsskulder för att minska mängden leverantörsskulder som en skuld och krediterar kontanter för beloppet av kontant betalning. En sådan kontantutgift är inte en kostnad för innevarande räkenskapsperiod eftersom den relaterade utgiften har uppstått och bokförts i en tidigare period. En minskning av upplupna kostnader påverkar därför inte resultaträkningen.

Utelämnande av upplupna kostnader

Underlåtenhet att registrera en upplupen kostnad kommer att underskatta ett företags skuld i balansräkningen och relaterade kostnader i resultaträkningen och kommer således att överskatta nettoresultatet. Att bokföra upplupna kostnader kallas ofta för att göra justeringsposter, vilket företag normalt gör i slutet av en räkenskapsperiod. Under slutperiodens utelämnande av att registrera en upplupen kostnad kan ibland inträffa eftersom upplupna utgifter inte alltid har motsvarande affärstransaktioner som tydligt äger rum, vilket journalanteckningar baseras på.