De flesta företag förbereder en budget för varje aktivitet de ägnar sig åt, såväl som deras normala verksamhet. I slutet av tidsperioden eller projektet jämförs budgeten med de faktiska kostnaderna och intäkterna och eventuella skillnader mellan budgeten och de faktiska analyserade kostnaderna och utgifterna. Denna praxis, som kallas "variansanalys", är viktig inom management accounting, som fokuserar på att ta fram framtidsinriktad information, såsom att utveckla budgetar och mäta prestanda, för att hjälpa chefer att formulera affärsstrategier, planera affärsaktiviteter och utvärdera affärsresultat.
Baserat på information från finansiell redovisning skapar företagsrevisorer ofta budgetplaner för olika aspekter av ett företags verksamhet, och chefer kan sedan använda dem som vägledning för att fatta mer välgrundade beslut. Medan finansiella revisorer betonar efterlevnad och journalföring, förutsäger och planerar förvaltningsrevisorer framtida affärsutveckling och föreslår handlingsalternativ. Budgetplanering utgör grunden mot vilken faktiska resultat kan mätas och utvärderas.
Att mäta faktiska resultat mot budget syftar till att övervaka och registrera affärsaktiviteter, vars resultat används för ytterligare resultatutvärdering. Jämförelsen av faktisk kontra budget visar ofta en skillnad, eller "varians", som kan vara antingen gynnsam eller ogynnsam. Till exempel, i en kostnadsbudget skulle ett lägre verkligt antal än den budgeterade siffran anses vara fördelaktigt, medan i en försäljningsbudget skulle ett högre faktiskt antal än den budgeterade siffran ses som fördelaktigt.
Varians analyseras för att ta reda på vad som orsakade variationen mellan faktisk och budget. Planeringsbudgetar och mätning av resultat är bara början på processen att jämföra faktisk kontra budget. Ledningen använder budgetrapporten för att identifiera orsakerna till eventuella variationer så att den kan rekommendera lämpliga korrigerande åtgärder. Potentiella orsaker till ogynnsamma avvikelser kan inkludera orealistisk budget eller undermåliga resultat.
Variansanalys informerar chefer bättre om nuvarande affärsverksamhet. Genom att veta vad som har presterat och vad som inte har gjort det kan chefer vidta förstärkande åtgärder eller korrigerande åtgärder. Syftet med att jämföra faktiska kontra budget är att tillföra värde till verksamheten genom bättre planering, övervakning, utvärdering och kontroll. Ledningen kan justera en budget uppåt eller nedåt för att bättre återspegla verkligheten och implementera nya kostnadssänkande eller säljfrämjande åtgärder.