Deloitte var nyligen värd för skatte- och efterlevnadsspecialister som representerade 45 olika finansinstitutioner och leverantörer av banklösningar för ett dedikerat utbildningsevenemang som behandlade de tekniska och operativa utmaningarna i samband med skatterapportering i USA.

Via interaktiva sessioner i Genève och Zürich fick deltagarna en översikt över de vanligaste felen som Deloitte identifierade under den senaste omgången av kvalificerade förmedlare (QI) periodiska granskningar och diskuterade vikten av Form 1042-S-rapportering och tillhörande avstämning. Genom att använda verkliga exempel som identifierats under den periodiska granskningen av QI, gav sessionen deltagarna praktiska fallstudier och förväntad utdata från Form 1042-S eller Form 1099.

Även om många av deltagarna kunde relatera till den vanliga dokumentationen och undanhållningsfel som identifierats under de regelbundna QI-granskningarna, fokuserade det mesta av diskussionen på QI-rapportering och att säkerställa korrekt formulär 1042-S och formulär 1099. Detta har förts mer i fokus med bekräftelsen att IRS för närvarande undersöker de rapporterbara beloppen i USA som avslöjas i RO-certifieringen, mot de belopp som tidigare rapporterats på formulär 1042 för granskningsåret.

Så vad var det viktigaste från våra diskussioner?

Alla mottagare kan inte rapporteras via en källskattepool Form 1042-S...

En av de betydande fördelarna som finns tillgängliga för QIs är möjligheten att rapportera på en poolbasis. Detta tillåter QI att rapportera vissa direkta kontoinnehavare som är föremål för en vanlig källskattebehandling i en icke avslöjad källskattepool Form 1042-S.

I vissa fall måste QI lämna in ett mottagarspecifikt formulär 1042-S och avslöja kontoinnehavaren till IRS. Även om QIs i allmänhet korrekt förbereder mottagarspecifika formulär 1042-S till andra QIs och de verkliga ägarna till icke-kvalificerade mellanhänder, förekommer fortfarande anmärkningsvärda utelämnanden, nämligen under följande scenarier:

Betalningar till odokumenterade kontoinnehavare. Om QI har behandlat kontot som odokumenterat och presumtionsreglerna har resulterat i att en icke-amerikansk mottagare är föremål för 30 % källskatt, bör ett formulär 1042-S förberedas för att återspegla kontots "okänd mottagare"-status.

Genomflödesenheter som den gemensamma kontobehandlingen inte kan tillämpas på. Inte alla genomflödesenheter tillåts dra nytta av den allmänt använda gemensamma kontobehandlingen. För att enheten ska kunna dra nytta av denna förenklade källskatte- och rapporteringsstatus måste villkoren som beskrivs i avsnitt 4.05(A) i QI-avtalet vara uppfyllda. I avsaknad av dessa kan mottagarspecifik Form 1042-S-rapportering krävas.

Formulär 1099-rapportering försvann inte när FATCA kom...

Med tillkomsten av FATCA tog många QIs tillfället i akt att återdokumentera sina en gång avslöjade formulär W-9 rapporterbara konton. Via ett uppdaterat innehållsutdrag blev dessa en gång rapporterbara Form 1099-konton föremål för Form 1042-S-rapportering som kapitel 4 amerikanska betalningsmottagarepooler. Tyvärr verkar det som att QIs har placerat tillgångarna för alla amerikanska förmånstagare i dessa Form 1042-S-rapporterbara konton, utan att avgöra om de kvalificerar sig för att placeras i den amerikanska betalningsmottagarens kapitel 4-pool.

Inte all Form 1099-rapportering har absorberats av FATCA. QI:er har fortfarande Form 1099-rapporteringsskyldigheter där betalningsmottagarens kapitel 4 US-pool inte kan utnyttjas.

Till exempel, där kontoinnehavaren är en genomflödesenhet, krävs Form 1099-rapportering såvida inte genomflödesenheten uppfyller vissa villkor och har tillåtelse att placera tillgångarna i en amerikansk betalningsmottagarepool enligt kapitel 4. Genomflödesenheter som är certifierade anses överensstämmande FFI:er, NFFE:er eller ägardokumenterade FFI:er kan inte allokera betalningar till en kapitel 4-skattepool av amerikanska betalningsmottagare och Form 1099-rapportering krävs fortfarande.

Form 1042-S-avstämning är för livet och inte bara för julen...

Många Form 1042 och Form 1042-S årsslutsproblem kan förebyggas om QI implementerar en regelbunden och robust avstämningsövning. QIs bör ha för vana att stämma av sina inkommande och utgående rapporterbara belopp enligt Form 1042-S. Att lämna denna process till årsskiftet kan ställa QI inför utmaningar relaterade till under- och överinnehållning, felaktiga och inkonsekventa inkomst-, undantags- och statuskoder och avvikelser mellan de belopp som anses vara föremål för innehållande och rapportering av de uppströmsinnehållande ombuden som används av QI.

Det är också uppenbart att många QI:er har kämpat med utmaningarna i samband med sektion 871(m) och transaktioner som resulterar i utdelningslikvärdiga betalningar. Regelbundna avstämningar bör minimera de överraskningar i slutet av året som är förknippade med dessa typer av betalningar.

Deloittes syn

Det finns ett antal steg som QIs kan vidta för att förenkla rapporteringsutmaningarna i samband med QI-efterlevnad.

• Ta bort resultaten från den periodiska granskningen och använd dem för att utföra en gapanalys. Förbättra QI-efterlevnadsprogrammet och se till att samma misstag inte kommer att upprepas i framtiden
• Dokumentera eventuella inkonsekvenser mellan behandlingen av betalningar av uppströmsförvaltaren och motsvarande behandling av QI
• Dokumentera alla specifika tillvägagångssätt som har antagits angående dokumentation, innehållande eller rapportering av ett konto och de betalningar som gjorts till det. Till exempel, om en kontotyp ska vara föremål för mottagarspecifik Form 1042-S-rapportering eller om betalningar ska rapporteras på Form 1099, se till att detta är tydligt dokumenterat inom de operativa rutinerna och att berörd personal är medveten och utbildad
• Utför en fullständig bedömning av effekterna av paragraf 871(m) och, om banken utfärdar produkter, avgör om statusen Qualified Derivatives Dealer (QDD) är det lämpliga valet för banken
• Dokumentera behandlingen av betalningar som omfattas av paragraf 871(m)

Även om fokus för QI-systemet ligger på dokumentationen och identifieringen av den verkliga ägaren, bör de associerade påföljderna till följd av underskattning eller sen och felaktig rapportering inte underskattas. QI-ansvariga tjänstemän bör se till att deras efterlevnadsprogram och motsvarande kontroller tar hänsyn till innehållet och rapporteringselementen i QI-regimen.

Av:Glen Lovelock &Olga Vasiliki Plousiou , Skatt på finansiella tjänster

Om du vill diskutera mer om detta ämne, vänligen kontakta en av nyckelkontakterna nedan:

Sponsrande partner