Kämpar du för att samla in kundfakturor? Om du inte debiterar dina kunder den totala räkningen vid försäljningsstället behöver du en betalningspolicy för att vägleda dina kunder genom betalningsprocessen.

En betalningspolicy hjälper dig att få betalt i tid. Att veta när du kan förvänta dig betalningar hjälper dig att planera för affärsutgifter och investeringar. En fakturabetalningsplan hjälper också till att bygga upp kundlojalitet och förenkla köpprocessen.

Delar av en betalningspolicy

Kunder vill veta hur de ska betala dig för dina varor eller tjänster. Din policy bör innehålla svar på frågor om betalning av kundfakturor:

När förväntar du dig att få betalning?

• Inkludera ett specifikt betalningsdatum
• Detaljavgifter och räntor för sena betalningar

Vilka betalningssätt accepterar du?

• Lista de betalningsmetoder du accepterar
• Du kanske också vill ange betalningsmetoder som du inte accepterar

Vart kan kunder skicka betalningen?

• Notera adressen du vill att betalningen ska skickas till
• Täck tillgängliga onlinebetalningsalternativ

Hur kan kunder kontakta dig?

• Lägg till ditt telefonnummer, din e-postadress och din webbplats

Förfallodatum i din betalningspolicy

Inkludera ett betalningsdatum i din betalningspolicy. Hur lång tid kunderna måste betala dig efter att du tillhandahållit en vara eller tjänst beror på ditt företag.

Vissa branscher använder liknande planer för betalning av kundräkningar. Kunder förväntar sig vissa betalningspolicyer när de köper från dessa branscher. Standardplanerna tillåter inte mycket flexibilitet.

Till exempel låter många tillverkande företag kunder betala efter att ha fått en beställning. Om du är en tillverkare gillar dina kunder mest att ha större räkningar. Det är lättare för din kund att ha extra tid mellan en faktura och förfallodagen för att betala dig. Ett tillverkningsföretag kan ha det svårt om kunderna måste betala för beställningar i förväg.

I andra branscher sträcker sig betalningspolicyerna över hela linjen. En frilansande webbdesigner kan ta ut mycket mer än en annan. Faktorer som erfarenhet, plats och kompetens gör att frilansarnas policy kan variera kraftigt.

Oavsett vilken bransch du har, se till att dina kunder förstår betalningspolicyn. Skriv tydligt ut betalningsplanen och låt kunderna skriva av sig på den innan de börjar arbeta eller gör en försäljning.

Nettodagar

Många företag använder nettodagar för att fastställa ett betalningsdatum. Nettodagar är ett sätt att ge kunderna krediter. Nettodagar är antalet dagar en kund måste betala dig efter att ha mottagit en faktura. Ett netto 30 är ett standardantal nettodagar. En netto 30 ger en kund upp till 30 dagar på sig att betala dig efter att de fått fakturan. Den här metoden för att ge kredit till dina kunder kan hjälpa dig att öka intäkterna genom att utvidga marknaden för kvalificerade konsumenter för din produkt eller tjänst.

Som småföretagare bör du överväga att använda ett kortare antal nettodagar. Till exempel, om du använder en netto 15, betalar kunderna dig inom 15 dagar efter att de mottagit en faktura. Ju kortare nettodagar, desto snabbare får du betalt. Att få betalt snabbt är viktigt för att bibehålla ditt beräknade kassaflöde och växa ditt företag.

Insättningar

En insättning är en summa pengar som betalats i förväg. En insättning i en betalningsplan för kundräkningar är ett bra alternativ för ett företag som bokar tid och plats åt kunder. Verksamheter som bankettsalar är beroende av ett begränsat antal tidluckor som måste reserveras. Med en insättning får du fortfarande en viss betalning, även om försäljningen avbryts.

Låt oss säga att en fotograf ber om en deposition på 50 % innan han tar bröllopsbilder. Efter att bilderna är klara kommer fotografen att hämta ut resten av notan. Om bröllopsfesten ställs in är fotografen inte helt utan betalning.

Hantera tidiga och sena kundfakturor i din policy

Inkludera hur du hanterar tidiga och sena betalningar i din betalningsplan för kundfakturor. Du kan använda incitament för att uppmuntra kunder att betala dig tidigt. Och du kan införa straffavgifter för sena betalningar för att undvika långsamma insamlingar.

Tidiga betalningar

Använd en tidig betalningsrabatt för att uppmuntra snabbare betalningar. En tidig betalningsrabatt är ett incitament för kunder att betala dig före förfallodagen. Till exempel ger du din kund 30 dagar på sig att betala dig. Men om kunden betalar dig inom 15 dagar får du 2 % rabatt på den totala fakturan.

Tidiga betalningsrabatter håller dina kunder nöjda och dina intäkter rör sig. Din kund drar nytta av rabatter på tidig betalning genom att spara pengar. Du får oftare betalningar och kan plöja tillbaka pengar till ditt företag snabbare.

Sena betalningar

Sena betalningar kan bromsa ditt kassaflöde. Fakturabetalningsvillkor kan innefatta sena debiteringar. Innan du skickar en räkning med förseningsavgifter, kontakta kunden. Ta reda på varför kunden inte betalade dig. Ofta glömmer kunden helt enkelt och kommer att betala dig omgående.

Om kunden fortfarande inte betalar, överväg att ta ut en extra förseningsavgift. Vanligtvis är en förseningsdebitering ytterligare 1,5 % till 2 % av den totala notan.

Patriots bokföringsprogram online låter dig registrera alla dina fordringar i en enkel process. Du kan även fakturera ett obegränsat antal kunder. Prova det idag med vår kostnadsfria installation och support.