IRS föreslår att du behåller kvitton och andra register över bruttointäkter, inköp, utgifter, tillgångar och eventuella avdrag du vill göra (underhållning, resor, presentkostnader, etc.). Och när ditt företag växer kan det verkligen vara en svår uppgift att spåra kvitton. Men det blir lättare med e-kvitton. Vill du bli papperslös? Läs vidare för en snabbguide om de bästa sätten att organisera kvitton elektroniskt.
Att skapa och organisera kvitton för företag utvecklas ständigt.
Faktum är att skriftliga kvitton är lika gamla som det skrivna ordet. Några av de första kända kvittonen antecknades på lertavlor.
Tack och lov använder vi inte lertabletter längre – för tunga, lätta att bryta och alldeles för mycket damm! Men papperskvitton börjar också verka som ett minne blott.
Du kan välja att byta till e-kvitton eftersom papperskvitton:
Att ha elektroniska kvitton betyder inte att din förmåga att organisera kvitton automatiskt når 100 %. Om du inte har en plan när du byter till e-kvitton kan din dator bli en enda röra på nolltid, även utan att arkivskåpen och mapparna spricker i sömmarna.
Vi är här för att hjälpa dig att hitta det bästa sättet att lagra kvitton elektroniskt, så att det är lätt att hitta det du behöver.
Att organisera kvitton elektroniskt kräver att du:
Först och främst:Ditt försäljningsställe (POS) kan fortfarande generera papperskvitton som du måste samla in och lagra.
Du kan effektivisera denna process genom att använda en POS som som standard använder papperslösa interaktioner och elektroniska signaturer. Detta hjälper också till att minska avfall, lagringsutrymme och antalet kvitton som du personligen måste överföra till ett elektroniskt format.
Oavsett om du har elektroniska kvitton på din POS eller inte, måste du fortfarande konvertera papperskopior till elektroniskt format för att arkivera dem. Fakturor för inventering, utgifter för resor, fortbildning etc. finns i alla olika former och storlekar.
Lyckligtvis kan det vara lika enkelt att konvertera dem som att ta en bild med din telefon. Tänk på filstorleken så att du inte stöter på problem med din dators bearbetningskapacitet. Håll dig till JPEG- eller PDF-filer om möjligt.
Du kan också överväga appar som har OCR (optisk teckenigenkänning) som återger texten till ett format som din dator kan söka efter. Om du inte använder bokföringsprogram kan OCR vara till hjälp när du letar efter kvitton senare.
När du har de elektroniska kvittonen måste du överväga att organisera kvitton elektroniskt. Ska du lägga dem i molnet, på en hårddisk eller båda? Flera personer kan komma åt molnet när som helst, och det kan vara säkrare än en hårddisk.
Nästa steg:Fundera på det bästa sättet att spara dina elektroniska kvitton. När allt kommer omkring har du alternativ när det kommer till kvittoorganisation. Du kan välja att använda:
Var du ska arkivera och hur du organiserar dina filer är urgamla problem. Istället för ett arkivskåp på en central plats gör datorer det enkelt att lagra våra elektroniska kvitton. Några viktiga fördelar med detta är att:
Det finns olika tjänster som hjälper till att lagra kvitton, till exempel din Google Drive eller persondatorfiler. Du kanske också vill tänka på en säkrare plats, som Carbonite eller Lastpass, om du är orolig för säkerhetsöverträdelser.
Se till att dina filnamn är både logiska och specifika, inklusive datum när du kan. Varje filnamn bör vara tillräckligt specifikt så att du vet exakt vad det är och vart det tar vägen bara genom att läsa det. Dina mappar bör fungera i hierarkisk ordning, från den mest allmänna till den mest specifika.
Kapslingsmappar är ett bra sätt att spara tid eftersom du inte behöver sålla igenom alla filer på en gång (bara de du behöver):
Vad du än slutar med att använda, se till att du utvecklar en checklista eller mall så att du och eventuella tillämpliga anställda kontinuerligt och korrekt kan ladda upp kvitton med hjälp av ett system. Förvara den här mallen på en plats som är lätt för anställda med behörighet att komma åt.
Vill du inte lagra elektroniska kvitton i mappar? Med bokföringsprogram behöver du inte.
Ladda upp dina elektroniska kvitton i rätt period, bifoga beskrivningar vid behov och låt programmet göra resten av arbetet åt dig.
Bokföringsprogram hjälper också till att hålla fordringar, skulder och finansiella uppgifter organiserade och på en plats.
Patriots Premium Accounting gör det enkelt att hantera elektroniska kvitton!Du måste behålla kvitton så länge som din delstats inkomstdepartement eller IRS kan granska dig.
Oftast är tre år en bra tumregel. Men om det ser ut för IRS bör du vara beredd att gräva fram sex års kvitton.
Och låt oss vara ärliga, sex år med e-kvitton är mycket lättare att hantera än sex år med papperskopior.
Du kanske vill skapa schemalagda tider för att behandla dina kvitton (dvs. ta bilderna, välja rätt filnamn och ladda upp dem till rätt mapp eller program). Dessa steg kan ta tid men kan vara lättare att hantera om du delar upp dem i mindre bitar, som en gång i veckan.
Tänk på de olika personerna i ditt företag som kan ladda upp e-kvitton. Har de den information de behöver för att göra saker konsekvent och korrekt? Se till att din process och dina mallar är tydliga, noggranna och lätta att komma åt för alla inblandade.
Säkra dina kvitton från dåliga aktörer, naturkatastrofer och filkorruption. Att använda säkra molnplatser, till och med kryptering, kan vara precis vad du behöver.
Hur får du kopior av kreditkortskvitton
Hur man blir en icke-paranoid lågkonjunkturförberedare
Hur man organiserar en plånbokfest
Cash is King:Bästa metoder för kontanthantering
Hur du organiserar din ekonomi, steg för steg
Latinamerika M&A Best Practices
Hur man förhandlar fram det bästa priset på en bil
Hur du organiserar dina viktiga dokument