• Ett federalt skatteidentifikationsnummer (FEIN) krävs för att företag ska få en företagslicens, lämna in en skattedeklaration och få tillgång till ett brett utbud av nödvändiga tjänster.
• Enskilda företagare och oberoende entreprenörer som inte har några anställda behöver inte ett FEIN.
• Under vissa omständigheter kan ett företag behöva ändra sitt FEIN.
• Den här artikeln är till för entreprenörer och småföretagare som behöver information om hur man skaffar ett federalt skatte-ID.

Innan du kan öppna ett bankkonto, ansöka om företagslicens eller lämna in en skattedeklaration måste du skaffa ett federalt arbetsgivar-ID (FEIN) för ditt företag. Läs vidare för att lära dig vad en FEIN är och hur du skaffar en.

Vad är ett federalt skatteidentifikationsnummer (FEIN)?

Ett federalt skatteidentifikationsnummer, även känt som ett FEIN eller ett arbetsgivaridentifikationsnummer (EIN), utfärdas till enheter som gör affärer i USA. FEIN är ett unikt niosiffrigt företags-ID-nummer som fungerar på samma sätt som ett personnummer för privatpersoner. Skattenumret för individer, även kallat skatteidentifikationsnummer eller TIN, är en individs personnummer. Det är lätt att blanda ihop de två typerna av siffror. Kom bara ihåg att en är för affärsenheter och en är för privatpersoner.

En FEIN är ett sätt för IRS och andra statliga enheter att identifiera och spåra affärsenheters skatte- och finansiella aktiviteter. Det är nödvändigt att lämna in skattedeklarationer, samt att skapa pensionskonton och hälsokonton för att erbjuda medicinska och tandvårdsförmåner till anställda, bland annat.

Vem behöver en FEIN?

Inte alla småföretag behöver en FEIN, men många gör det:

• Alla företag med anställda
• Alla företag som verkar som ett företag eller ett partnerskap
• Alla företag som betalar skattedeklarationer för arbete, alkohol, tobak eller skjutvapen

Företag som vanligtvis inte behöver ett FEIN inkluderar följande: 

• De som driver en enskild firma
• De som inte har anställda
• De som inte är skyldiga att betala vissa skatter enligt ovan

Om du startar ditt företag som enskild ägare och använder ditt personnummer i motsats till ett FEIN, kan du senare upptäcka att du behöver ett – främst om du planerar att expandera eller omstrukturera ditt företag till ett företag och/eller anställa anställda. Faktum är att om du bildar ett företag senare behöver du en FEIN. Ett FEIN är en mycket viktig del av din företagsdata när du deklarerar lokala, statliga och federala skatter.

I vilka andra fall behövs en FEIN?

Du behöver också ett FEIN när din organisation betalar skatter av något slag och när du utfärdar anställdas relaterade skatteformulär, till exempel W-2. Arbetsgivare är skyldiga att utfärda W-2 till sina anställda i slutet av varje beskattningsår. Alla lönerapporter innehåller dina FEIN – inklusive månatliga, kvartalsvisa och årliga skatteformulär, som alla kan lämnas in av ett professionellt lönebearbetningsföretag.

Du måste också utfärda ett 1099 till varje oberoende entreprenör som du betalade minst 600 USD till under skatteåret, och din FEIN kommer också att behövas på den blanketten.

Inte bara kommer ditt företag att behöva en FEIN för olika ändamål, utan dina anställda och externa entreprenörer kommer också att behöva den när de förbereder sina skattedeklarationer.

Hur kan jag få en FEIN?

1. Bestäm om du är kvalificerad för en FEIN.

De två indikatorerna på att du är berättigad till ett FEIN är om din huvudsakliga verksamhet är belägen inom USA eller dess territorier, och om du har ett giltigt personnummer eller annan form av skatteidentifiering, till exempel en annan FEIN.

Att ha din huvudsakliga verksamhet i USA eller dess territorier innebär att majoriteten av din inkomst som företagare kommer från en verksamhet som bor i detta område. Därför, även om du har ett annat företag utanför USA, kan du fortfarande vara berättigad till en FEIN. Personen som ansöker om ett FEIN behöver inte vara företagsägare, utan de måste ha förstahandskännedom om och hantera företagets ekonomi. En sekreterare eller administrativ assistent kan också ansöka om ett FEIN; de kan helt enkelt underteckna formuläret SS-4 och tillhandahålla sin information i avsnittet för tredje part.

2. Samla in nödvändig information för IRS.

IRS kräver informationen i formulär SS-4:Application for Employer Identification Number. Först måste du ange en fysisk adress för ditt företag (med en plats i USA) för att få ett FEIN.

På ansökningsformuläret måste du ange den juridiska strukturen för ditt företag, till exempel LLC eller bolag. Om ditt företag är ett LLC måste du lista medlemmarna i organisationen. Du måste ytterligare ange vilken typ av verksamhet du bedriver.

Det här är ytterligare information du behöver när du ansöker:

• Anledningen till att du ansöker om en FEIN. Som ett exempel kan du kanske starta ett nytt företag eller ha omstrukturerat ditt befintliga företag.
• Det specifika datumet då du började eller förvärvade ditt företag.
• Den bransch ditt företag är i eller som du behåller affärer i, till exempel detaljhandel eller konsultverksamhet, samt produkt- eller tjänstebeskrivningen.
• När anställdas löner först betalades ut genom ditt företag.
• Datumet för slutet av ditt räkenskapsår eller räkenskapsår. Detta är vanligtvis december månad om du betalar din skatt under kalenderåret.
• Den högsta uppskattningen av anställda du planerar att anställa under det kommande året.

3. Ansök om ett FEIN online, per telefon eller via post.

Om du måste ha en FEIN finns det flera sätt att ansöka om en:

• Per telefon: (800) 829-4933
• På fax eller post: Du kan hitta formulär SS-4 här och hitta faxnumret och postadresserna för din plats på IRS-webbplatsen.
• På IRS-webbplatsen: Du kan fylla i formuläret SS-4 online eller delta i en livechatt i intervjustil som kommer att ställa frågor till dig och utfärda en FEIN om du behöver en. Denna tjänst är tillgänglig måndag till fredag, kl. 07.00 till 22.00. EST.

Oavsett vilken metod du väljer kommer det att ta två veckor för ditt nummer att vara aktivt i IRS-systemet.

Även om ditt företag inte behöver ha en FEIN, kan du bestämma dig för att det är värt att ansöka om en ändå. Det kostar inget att göra det, och du vet aldrig när du kan bestämma dig för att det är dags att anställa en anställd eller när dina affärsförhållanden kan förändras.

När måste jag ändra min FEIN?

När du har mottagit ditt FEIN behöver du inte ändra ditt FEIN såvida det inte är under särskilda omständigheter som IRS anser.

Om ditt företag är ett företag måste du ändra ditt FEIN om:

• Ditt företag ändras till en enskild firma eller ett partnerskap.
• Ett nytt företag skapas genom en sammanslagning.
• Ditt företag blir dotterbolag till ett annat företag.

Om ditt företag är ett partnerskap måste du ändra ditt FEIN om:

• Företaget ändras till en enskild firma.
• Ditt företag blir ett företag.
• Ett nytt partnerskap bildas över ett gammalt.

Om du har ett FEIN som enskild ägare eller ett LLC, måste du ändra ditt FEIN om:

• Du är i ett konkursförfarande.
• Du ändrar ditt företag till ett företag eller ett partnerskap.
• Du får ägande av ett annat företag.

Du behöver inte ändra din FEIN om ditt företags namn eller plats ändras.

FAQ FEIN

Vad är skillnaden mellan ett FEIN-nummer och ett skatte-ID-nummer?

Ett FEIN ges vanligtvis uteslutande till dem som ansöker om det federala arbetsgivarnumret. FEIN hjälper dig att enkelt identifiera ditt företag på löne- och andra skatteformulär. En FEIN kan fungera som ett skatteidentifikationsnummer, och många stater kommer inte att tilldela ett separat nummer. En FEIN kan tilldelas de flesta företagstyper, med några få undantag. Som ett exempel kan du använda ditt personnummer som ditt skatteidentifikationsnummer om du är enskild ägare. Om du så småningom införlivar ditt företag måste ditt skatte-ID-nummer ändras och bli ett FEIN.

Är en FEIN offentlig?

Även om många enheter använder sina FEINs för att rapportera sina skatter och annan finansiell information till IRS och andra statliga enheter, är det offentlig information. Företag måste dela sina FEIN med andra företag som de gör affärer med. Det behövs ofta för att fylla i W-9-formulär, tillhandahålla kreditreferenser och dela andra former av information. Att dela din FEIN skapar ibland oönskad exponering, vilket leder till en viss grad av sårbarhet. Precis som personnummer bör FEIN användas och delas diskret för att minska risken för identitetsstöld och bedrägeri.

Vad händer om jag inte är säker på att jag behöver en FEIN?

Om du inte är säker på att du behöver en FEIN kan du konsultera Internal Revenue Services webbplats. Enligt Melvin Springer, en New York-baserad finanschef, är en bra tumregel att "om du registrerar dem på din personliga skattedeklaration behöver du inte ha en, eftersom du kan använda ditt personnummer. Om du tänker redovisa dem på en företagsdeklaration måste du ha en FEIN.”

Om detta är förvirrande för dig kan du hyra en lönetjänst online för att hjälpa till med att hantera och rapportera lönerelaterade skatter.