• Det är ganska vanligt att företag låter fordringar glida mellan stolarna.
• I många fall finns det ingen som noggrant övervakar eller ens verkligen bryr sig om fordringsbalanserna.
• Alla i organisationen behöver förstå och bry sig om fordringar.
• De flesta av stegen för att eliminera förfallna fordringar är också i linje med stegen att driva ett företag väl och behandla människor rättvist och respektfullt. Ett noggrant genomförande av dessa steg kommer därför inte bara att minska fordringar utan också sätta ditt företag i en stark position framåt.

Adjö, förfallna kundfordringar

För några år sedan arbetade jag med ett företag som hade vad jag anser vara en "vanlig" fordringsposition:

• 1 000 000 USD i fordringar på månatlig försäljning på 1 250 000 USD. Genomsnitt av 25 dagars försäljning i fordringar.
• 60 000 USD av fordringarna var 90+ dagar efter fakturadatum.

Ett år senare hade de i genomsnitt:

• 625 000 USD i fordringar på månatlig försäljning på 1 300 000 USD, eller 14 dagars försäljning i fordringar.
• Endast 3 000 USD av fordringarna var 90+ dagar efter fakturadatum.
• 45 000 USD av gamla fordringar hade omvandlats till handelssedlar som troget betalades ner och hade ett totalt återstående saldo på 39 000 USD.

Hur gjorde de det?

Innan jag kommer till svaret vill jag föreslå att förfallna fordringar är en av de vanligaste och allvarligaste frustrationerna som företagare möter –och en av de lättast att undvika.

I mitt arbete som frilansande CFO kan jag inte börja räkna hur många fordringar jag har sett gå dåliga. Om du har varit i en verksamhet av vilken storlek som helst under en längre tid, vet du vad jag pratar om.

Alla situationer är olika, men jag har märkt att ett vanligt mönster är så här:

1. Företagssäljare gör en försäljning till en kund med liten tonvikt på betalningsvillkor.
2. Företaget levererar produkt eller tjänst, men leveransen ligger efter schemat eller så uppfyller inte den slutliga produkten kundens förväntningar.
3. Kunden håller inne all betalning tills produkten eller tjänsten har förbättrats till perfektion.
4. Ledningen för företaget blir frustrerad över att kunden använder utebliven betalning för att hålla dem som gisslan tills omarbetningen är klar.
5. Spända ord växlas mellan företaget och kunden.
6. Situationen går ner i ett svart hål av ömsesidig respektlöshet.
7. Originalfakturan börjar bli inaktuell på AR-åldringsschemat.
8. CFO uppmärksammar den förfallna fordran under den ekonomiska granskningen i slutet av månaden och nämner för ledningen.
9. Ledningen grimaserar och kallar kunden "orimlig", men är "ganska säker på" att de "så småningom kommer att betala."

Såvida du inte är i den övre 95:e percentilen av företag är det här en lista som du skulle kunna recitera tillbaka för mig i sömnen.

Varför förfallna fordringar är ett problem

De verkliga och dolda kostnaderna för förfallna fordringar är svindlande. De inkluderar:

1. Möjlighetskostnad för förvaltningstid och energi som slösas på att hantera fordran.
2. Goodwill förlorad med en kund och en ökad sannolikhet att kunden kommer:- Inte köpa igen. - Tala negativt om ditt företag till andra.
3. Räntekostnad för att finansiera verksamhet under utebliven betalningsperiod.
4. Potential att maximera kreditgränsen vilket skapar en kontantbrist och ytterligare ledningsstress.
5. Lönekostnad för en bokhållare att skicka ut kontoutdrag och eventuellt revidera fakturor.
6. Kostnad för CFO och bokslutsrevisor för att analysera insamling av konton.

Detta är inte en komplett lista. Den negativitet och cynism som ofta härrör från fordringskonflikt kan ha en verklig inverkan på stämningen hos ledningen och företaget. Effekten av detta och andra immateriella tillgångar gör det mycket svårt att verkligen kvantifiera hela kostnaden, men den är förmodligen högre än de flesta entreprenörer föreställer sig.

Måste det vara så här?

Att bryta cykeln

Hur exakt tyglade min klient (och den utvalda gruppen av medelstora företag som är som dem) in fordringar och satte sig på en bättre väg?

Här är en 6-stegsguide för att bryta cykeln:

1. Implementera ett paradigmskifte för insättningar . Alldeles för många företag och branscher har en defaitistisk attityd att att be om handpenning "aldrig kommer att fungera i min bransch." Jag håller respektfullt inte med. En entreprenör berättade för mig hur de gick till en byggkonferens och förklarade för andra entreprenörer hur de kräver en handpenning på 10 % på alla jobb innan de påbörjar projektet. Deras entreprenörsvänner tittade misstroende på dem och frågade, "hur gör ni det?"

   Deras svar? "Vi ber bara om det."

   Konceptet låter enkelt, men jag är förvånad över antalet entreprenörer som inte ser hur förskottsinsättningar skulle kunna fungera i deras bransch. Förskottsbetalningar fungerar inom redovisning, konstruktion, detaljhandel, sjukvård ... praktiskt taget alla situationer du kan tänka dig. Men det krävs en ledningsgrupp som är engagerad i konceptet och ett säljteam som är tillräckligt självsäkra för att helt enkelt "be om pengar".

   Ett korrekt implementerat handpenningsprogram kan bokstavligen leda till negativa fordringar . Ja, du läste rätt. Det finns många företag som samlar in mer pengar än de har levererat produkter eller tjänster till. Kundens förskottsbetalningar fungerar som en kreditram som håller företagets kassa positiv. Det är ett extremfall av att hålla tillbaka fordringar, men inte utom räckhåll i många situationer.

   Som en bonus hjälper ett handpenningskrav att screena kunder som kanske inte betalar dig i slutändan ändå. Det tar också en kvalificerad kund "från marknaden" för när folk har skrivit ens en liten check, är det mycket mindre benägna att fortsätta shoppa runt.

2. Skapa en kultur för att förklara termer . Säljteam säljer. De kompenseras för försäljning. Ofta baseras den ersättningen på stängda affärer (inte försäljning som levereras eller hämtas på). Fokus ligger på att få kunder att skriva under på den streckade linjen.

   Emellertid kan en betoning på att säkra försäljningen resultera i att man ignorerar en kritisk nyckel till insamlingar:Förklara betalningsförväntningar i förväg för kunden.

   Detta är inte en enkel, direkt uppgift. Det innebär att säkerställa:

   1. Kunden har möjlighet att betala.
   2. De personer som kontrollerar medlen hos kunden är medvetna om villkoren och är överens med dem.
   3. Kunden förstår att beställningen inte kommer att fortsätta om inte villkoren uppfylls.

   Säljare är notoriskt dåliga på dessa uppgifter, till den grad att det kan vara vettigt att låta någon annan sköta denna del av transaktionen. Men erfarenheten har lärt mig att det fungerar bättre när säljaren gör det. De är bekanta med kunden och är bäst positionerade för att hitta rätt tillfälle för att klargöra betalningsvillkoren. De kan också förstärka villkoren längs vägen.

   Det måste vara inarbetat i företagskulturen av ledningen och denna förväntan måste flöda från säljchefen hela vägen till den nyaste säljpraktikanten. Varje säljteammedlem måste leva med en liten rädsla för att avsluta en affär utan denna diskussion.

3. Gör omarbetning till en nödsituation . Ganska ofta har utebliven betalning sina rötter i kundmissnöje. Detta gäller särskilt för företag inom branscher som konstruktion, tillverkning och kundanpassad detaljhandel. På grund av det är ett viktigt sätt att undvika förfallna fordringar att behandla omarbete som en nästan nödsituation.

   Detta kräver ett kulturskifte som involverar hela företaget, inte bara säljteamet. Till exempel, i en produktionsmiljö måste butikschefen och produktionsarbetarna vara medvetna om att omarbetningsjobb har prioritet. Hela butikspersonalen måste också förstå att kvalitetskontroll inte bara handlar om att få saker rätt första gången – det handlar om att få betalt.

   Jag arbetade en gång med en tillverkare som hade en "stoppa pressarna"-inställning till omarbetning. När produkten kom tillbaka av någon anledning visste butiken att jobbet var först i kö för att byggas om. När klienter ser ansträngning för att göra dem lyckliga hjälper det att minska smärtan av missnöje. Den extra ansträngningen förkortar också den period kunden är utan den produkt eller tjänst de beställt. Båda kommer att ha en dramatisk effekt på betalningen.

4. Tilldela rätt person att titta på AR dagligen . Ja, dagligen. Och överraskande nog behöver det inte vara bokhållaren eller försäljningschefen eller en ägare. Jag arbetade med ett företag som hade en budbärare som tog på sig insamlingsrollen och gjorde ett bra jobb. Han skulle träffa kunder, prata med dem och samla in förfallna pengar.

   Kunden i början av denna artikel hade en person med en otrolig inställning till samlingar. Hon höll dagligen koll på vilka pengar som kom in och vad som återstod att samla in. Hon tog kontakt (oftast samtal) dagligen efter behov för att hålla pengarna flödande.

   Det andra jag lärde mig av henne var den exakta proceduren för att dra pengar från långsamma betalare. Hon skulle ringa dem och bara prata. Hon frågade om dem och deras verksamhet och fick reda på hur det gick. Så småningom (och hon tog sig tid) skulle hon ta upp deras faktura och fråga när den skulle betalas. Alltid skulle de säga något i stil med, "ja, vi har en kund som betalar oss på torsdag och efter det kommer vi att skicka en check på posten." Efter att ha hört en sådan kommentar skulle de flesta släppa det och hoppas att checken kommer som utlovat.

   Inte hon. Hon förde noggranna anteckningar och ringde samma dag som de hade sagt att deras kund betalade dem. Om deras kund fortfarande inte hade betalat, skulle hon ringa tillbaka nästa dag och helt enkelt hålla kunden vid vad de sa att de skulle göra.

   Människor vill verkligen hålla sina ord, och hon uppmuntrade det genom att troget påminna dem om deras engagemang. Med denna oupphörliga uppföljning betalade de inte bara sin förfallna räkning utan betalade ofta i tid i framtiden för att undvika bråket.

   En viktig observation om detta:Du måste hitta "sättet" som klienten kommunicerar. Vissa kunder arbetar via e-post, vissa via telefon, vissa med textmeddelanden, etc. Gör inte misstaget att använda ditt företags föredragna kommunikationsmetod och förvänta dig att kunden ska svara.

5. Tänk om villkoren för tidiga betalningar . Om du gör steg 1–4 korrekt behöver du kanske inte villkoren för förtida betalning. Men enligt min erfarenhet erbjuder de flesta framgångsrika företag rabatt om en kund betalar en faktura inom en kort tidsperiod (vanligtvis 10 dagar).

   Dessa rabatter kan ha en dramatisk inverkan på dagarnas försäljning av fordringar. Kunden som jag refererade till i början såg sina fordringar sjunka med 40 % inom flera månader efter att ha implementerat en 2 % rabatt om de betalades inom 10 dagar. Det gav checkkontot en engångspost på cirka 400 000 USD.

   Om du räknar är 1 eller 2 % rabatt för betalning på 10 dagar en mycket hög avgift att betala för att ha pengar i fickan några dagar tidigare. Men som vi diskuterade tidigare kommer förfallna fordringar också med höga kostnader, vilket är anledningen till att många företag väljer att betala den höga avgiften för att undvika dem helt och hållet.

   En kund jag arbetade för erbjöd 3% rabatt om kunden betalade fullt ut i början av projektet. Om det bara hade handlat om pengars tidsvärde hade det varit ett väldigt dumt förslag.

   Men det handlade inte bara om pengar. Detta företag sålde en mycket anpassad produkt, och deras kunder hade alltid minst en ouppfylld förväntning när produkten levererades. Genom att ta kontantinsamlingen ur ekvationen i förväg tog det bort risken för att smutskasta kundrelationen genom att be om betalning mitt i omarbetningsfasen.

   Ett relaterat men annorlunda tillvägagångssätt är att helt enkelt förkorta fakturans förfallodatum. Detta koncept kommer från Xero, leverantören av bokföringsprogram. Genom att analysera kundfakturadata har de funnit att "fakturor med korta betalningsvillkor är mer benägna att förfalla, men du får fortfarande dina pengar snabbare än om du ger tre eller fyra veckor på dig att betala." Detta sammanfattas i följande grafik:

   Ett varningens ord:korta förfallodatum utan rabatter på förtidslön kan få dig att se aggressiv och orimlig ut, särskilt i vissa branscher. När du bestämmer dig för ett förfallodatum, fundera över hur du skulle känna om du fick din egen faktura.

6. Använd handelssedlar . Ofta har icke-betalande kunder problem med kassaflödet. Istället för att fortsätta "slå en död häst" genom att ringa oändliga samtal eller besök, fungerar det ofta bäst när det kommer till den punkten att gå över till en handelssedel (i princip ett formellt lån).

   Jag tänker på en av mina kunder som hade en kund för sju år sedan som var skyldig dem 100 000 dollar. Min klient gick med på en betalningsplan och ägarna till det icke-betalande företaget (som gick i konkurs) har fortsatt att chippa bort saldot till denna dag. Genom små månatliga betalningar, i kombination med några större nedbetalningar, är saldot nu nere på cirka 20 000 USD. Om min klient hade pressat dem hårt för hela summan på en gång eller hotat med rättsliga åtgärder, gissar jag att de flesta av $100 000 så småningom skulle ha skrivits av.

   Denna metod var ett verktyg som min klient i det inledande exemplet använde för att samla in flera stora>90-dagarsfordringar. De flyttade in inaktuella saldon från A/R till fordringar på sedlar och började samla in måttliga månatliga betalningar (ofta runt 1 000 USD per månad) komplett med en rimlig ränteavgift. Det tog cirka 3 år att sänka saldot till $0, men till slut samlades praktiskt taget allt in. Och genom att implementera några av steg 1-5, fanns det inga nya inaktuella fordringar som skulle ersätta de betalda.

   Här är några tips om hur du ställer in handelssedlar:

   1. Möt alltid personligen för att diskutera och underteckna pappersarbetet, om möjligt. Kör 3 timmar om du måste.
   2. Fråga kunden vilket månadsbetalningsbelopp som fungerar. Tryck upp dem lite, men inte mycket. De måste faktiskt kunna göra betalningen.
   3. Kräv automatiska uttag eller förauktoriserade kreditkortstransaktioner. Kunden har redan bevisat att de inte kan skicka in en check; ta bort den här spärren för dem.
   4. Debitera (rimlig) ränta. Om det är en problematik kan du årligen gå med på att tillämpa räntan på kapitalbeloppet om de troget gör betalningarna under året. De flesta företag klarar sig dock bra med en rimlig ränteavgift.
   5. Se till att du lämnar mötet med en undertecknad lapp och PENGAR. Även om det är $25, kommer affären inte att vara verklig för kunden om de inte lämnar kontanter. Mycket troligt kan de åtminstone betala $250 eller $500, eller till och med ett mycket större belopp beroende på det försenade saldot och företagets storlek.

Att eliminera förfallna fordringar är ett tankesätt

Det är ganska vanligt att företag låter fordringar glida mellan stolarna. I vissa fall finns det ingen som noggrant övervakar eller ens verkligen bryr sig om fordringsbalanserna. Om någon bryr sig (vanligtvis en ägare) känner de (ofta med rätta) att de är den enda som gör det.

Vilket leder mig till sammanfattningen:Alla i organisationen behöver förstå och bry sig om kundreskontrahantering. Det är bra att påminna anställda om att kunder, inte företaget, skriver lönecheckar för anställda. Varje anställd måste tydligt förstå den direkta gränsen mellan deras handlingar och betalning i rätt tid från kunden.

De flesta av stegen för att eliminera förfallna fordringar är också i linje med stegen att driva ett företag väl och behandla människor rättvist och respektfullt. Ett noggrant genomförande av dessa steg kommer därför inte bara att minska fordringar utan också sätta ditt företag i en stark position framåt.