Entreprenörer ser ofta på bokföring som att äta broccoli – de vet att det är bra för dem men fruktansvärt obehagligt. Målet är att klara av utan att munkavle eller tänka för mycket på det.
Det är olyckligt eftersom effektiv redovisning är en tyst ingrediens i affärsframgång. Artiklar om marknadsföring och ledarskap stjäl rubrikerna, men stensäkra företag har ett stensäkert förhållningssätt till redovisning, nästan utan undantag.
Jag bevittnade nyligen den virtuella kollapsen av ett lovande företag med en vacker produktlinje, en snygg webbplats och en ägare som visste hur man nätverkar. Den största bristen var ett bra kostnadssystem för att visa den verkliga kostnaden för varje tillverkad produkt.
Det är ett extremt exempel. De flesta dåliga redovisningsbeslut leder till subtila förluster, inte en snabb katastrof. De dränerar företaget långsamt, vilket gör läckorna svåra att upptäcka.
Hur kan du avgöra om ditt företags inställning till redovisning fungerar eller inte? För att svara på det har jag satt ihop en lista över missriktade metoder för redovisning. Denna lista är baserad på "in-the-trenches"-erfarenhet som CPA/finansrådgivare för ca. 20 privatägda företag under det senaste decenniet. Det är främst för medelstora företag (15-20 anställda på uppåt) men kan vara användbart för mindre företag som har för avsikt att skala.
En "stängning" är där du formellt granskar varje rad på din balansräkning och gör nödvändiga korrigeringar. I slutändan är den granskade perioden låst, så den kan inte ändras. Helst görs detta varje månad, så snart som möjligt efter månadens slut.
Varför är det nödvändigt att avsluta en månad?
Att misslyckas med att genomföra en formell månadsslut är ett av de bästa sätten att förlama eller till och med sänka ett företag. Om ingen i företaget har tid eller expertis att göra avslutningen kan arbetet enkelt läggas ut på entreprenad.
Många företag gör detta misstag och inser inte ens det. Det beror på att incitamentsprogram tenderar att utvecklas med tiden och bara gradvis förvandlas till en enda röra.
Här är vanliga exempel på vad jag pratar om:
Vad har var och en av dessa arrangemang gemensamt? De är en bokföringsmardröm. I de flesta fall är det omöjligt att spåra dessa incitament automatiskt. Komplexa, felaktiga kalkylblad utvecklas för att utföra beräkningarna. Tid slösas bort på att bråka om data, kontrollera att de är korrekta och göra ändringar.
Om dessa ineffektiva processer skedde öppet på ett löpande band skulle de förenklas nästan omedelbart. Men dolda utom synhåll på redovisningsavdelningens datorskärmar fortsätter de att slösa med resurser i flera år.
Kan ett affärscase göras för vart och ett av dessa arrangemang? Ja. Den bättre frågan är kan ett enklare strömlinjeformat arrangemang uppnå samma affärsresultat? Ofta är svaret ett rungande ja!
De flesta bokföringsprogram är utformade med revisorer i åtanke, inte verksamhetschefer. Även fullfjädrade sexsiffriga ERP-system (Enterprise Resource Planning) tenderar att vara hemska när det gäller att schemalägga jobb, spåra materialförbrukning eller följa beställningar genom en produktionsanläggning.
På grund av dessa brister används ibland separata program för att fylla luckorna. Till exempel kan driftchefen använda Microsoft Project för schemaläggning. Produktionsledaren kan ha ett branschspecifikt program med vackra instrumentpaneler som övervakar jobbframsteg, såväl som närvaro och arbetseffektivitet.
Varför är det ett problem? All "riktig" finansiell aktivitet sker i bokföringsprogramvaran. Kundfakturor och betalningar, leverantörsräkningar och betalningar, löner etc. sker på redovisningssidan. Bokslutet kommer från bokföringsprogramvaran.
I exemplen ovan är dock stora balansräkningskonton som inventering och pågående arbeten beroende av data i dessa separata system. Utan en pålitlig koppling till bokföringsprogramvaran kan betydande poster falla mellan stolarna.
Här är en liten illustration av detta stora problem. Låt oss säga att en beställning på 20 000 USD slutförs den 30 november och skickas den 1 december. Baserat på leveransbiljetter fakturerar redovisningsavdelningen kunden korrekt 20 000 USD den 1 december.
För att slutföra ekonomin för november ber finanschefen produktionschefen om en lista över jobb i butiken som slutfördes-men-inte-levererades den 30 november. Tyvärr markerade produktionsövervakaren av misstag jobbet på $20 000 som "levererat" i november 30 i den separata databasen. Listan som ges till CFO inkluderar inte detta $20 000 jobb. Jobbet har fallit mellan stolarna.
Det ekonomiska resultatet i november blir dåligt eftersom utgiften för jobbet är i november, men intäkterna är i december. Arbetsledarens rapport skulle ha rättat till situationen men rapporten var felaktig. December ekonomi kommer också att vara felaktig eftersom de är frontladdade med $20 000 i ren vinst.
Detta exempel är toppen av isberget. Flera databaser skapar risk för fel och felaktigheter i allt från arbetskostnader till lager pågående arbete till kundfordringar till leverantörsskulder.
Den idealiska lösningen är ett bäst-i-ras affärssystem som möter behoven för både redovisning och drift. Eftersom det ofta inte är möjligt är Plan B ett omfattande samarbete mellan redovisning, drift och IT. Uppdraget för den gruppen är att utveckla ett tillförlitligt sätt att få korrekta data från driftsmjukvaran till bokföringsprogramvaran. Lösningen är inte nödvändigtvis en datalänk. Det kan vara en automatiserad process som säkerställer att inget faller mellan stolarna. Processen bör inte förlita sig på mänsklig kompetens.
Av alla punkter i den här artikeln kan den här vara den svåraste. Det är ett av de största hoten mot finansiell precision, och det finns ingen "enkel knapp" för att få problemet att försvinna.
Om du behöver ange fler än 5 nummer för hand, hitta ett bättre sätt . Detta motto kanske inte alltid är uppnåeligt, men det är ett bra mål.
Bokföringsprogram är som en gigantisk maskin som:
Varje steg i den processen bör vara så automatiserat som möjligt så att ekonomiavdelningen kan lägga sin tid på att analysera de meningsfulla rapporterna.
Med de fintech-lösningar som finns tillgängliga idag kan datainmatning nästan helt automatiseras (t.ex. genom bank- och kreditkortsflöden kopplade till bokföringsprogram online). Även komplexa processer som lönehantering och rapportering kan automatiseras helt eller läggas ut på entreprenad (t.ex. Gusto löneadministration).
VIKTIG VARNING:AUTOMATION SKA INTE TRUMP BETYDLIG RAPPORTERING.
Här är ett exempel på denna varning. Låt oss säga att det finns ett smart bokföringsprogram online som helt kan automatisera datainmatning men som inte kan producera korrekta jobbkostnadsrapporter. Att byta till sådan programvara skulle inte vara tillrådligt om du är ett jobborienterat företag.
Trots det finns det ofta möjligheter att effektivisera utan dramatiska förändringar. Många revisorer är perfektionister. De föredrar bekväm rutin framför experiment. Redovisningsprocesser tenderar att bli ineffektiva och manuella.
Som företagare kan det vara insiktsfullt att sitta med din redovisningspersonal och fråga om du kan se vad de gör. Du kommer att lära dig mycket om redovisning och kanske verkligen hjälpa processen. Föreställ dig att du är på dagis (kanske behöver du inte ens låtsas!) och hjälp dem glatt att ifrågasätta varje steg. Fråga vilka resurser som krävs för att effektivisera särskilt tidskrävande steg.
Pengar som spenderas på finansiell analys och planering är i allmänhet väl använda pengar. Pengar som spenderas på ineffektiv datainmatning är helt enkelt bortkastade.
Jag såg nyligen två exempel på denna viktiga punkt. Det första var företaget jag refererade till i början som nästan gick under i brist på ett bra system för jobbkostnad.
Det andra exemplet var en framgångsrik kombination av tillverkning/detaljhandel som började möta motvind och förlora pengar. Tidigare hade de klarat sig lönsamt utan ett bra jobbkostnadssystem. Men när motvinden kom hade de inga solida produktionsdata och det slutade med att de fattade ett subjektivt beslut att lägga ner tillverkningssidan av företaget.
Tänk om deras känslor var felaktiga och tillverkningssidan var resultatenheten? I så fall ledde bristen på bra rapportering till ett dåligt beslut som förverkade år av potentiella vinster. Tänk om anläggningen verkligen förlorade pengar? I så fall skulle bra rapportering troligen ha stängt anläggningen tidigare och besparat betydande förluster.
Effektiv projektkostnad kräver mer än mjukvara. Bra kalkyleringsförfaranden saktar alltid ner produktionen, vilket innebär att högsta ledningen måste stödja initiativet. Vissa ägare/förvaltare hävdar att de vill ha en bra kostnad, men när de ser att det minskar produktiviteten tappar de beslutsamheten.
Bra hantering tillsammans med bra mjukvara är nyckeln. De flesta ERP-system i nivå 1 och 2 (särskilt branschspecifika plattformar) hanterar projektkostnader mycket bra. Men i de lägre programvarunivåerna tenderar projektkostnadsfunktionaliteten att vara ojämn. Vissa allmänt använda program som Wave och FreshBooks erbjuder egentligen inte projektkostnad alls. Andra program säger sig erbjuda det, men funktionaliteten är svag.
Om du letar efter projektkostnadsfunktioner på ingångsnivå, överväg dessa program:
Att bli blind på projektkostnad är ett dyrt misstag. Ett företag som inte känner till kostnaden för sina projekt eller dess tillverkade enheter är troligen ett dömt företag. Detta gäller särskilt om företaget har för avsikt att skala.
Jag är förvånad över antalet företagare som ser sitt skattearbete som en vara som måste förhandlas till lägsta kostnad. Även företagare som inser värdet av en överlägsen skatteproffs glömmer ofta att söka råd innan de fattar stora, till och med stora, beslut.
Jag är inte en skatteförberedare, men jag brukade vara det, så jag vet lite om den här punkten. Det är sant att det finns dyra skatteföretag som inte motiverar sina tjänster mycket. Detta gäller särskilt för blygsamt lönsamma, kontantbaserade företag av ägartyp. Eventuella planeringsmöjligheter som finns i dessa fall skulle sannolikt kompenseras av den höga kostnaden för planeringen.
Men de flesta företag skadar sig själva genom att inte investera i skatterådgivning. De betalar för detta tänkesätt på ett av två sätt:
Var villig att betala en premie för en skatterådgivare som tillför värde genom strategi. Vissa företagare vill ha detta extra värde men är ovilliga att betala för det. Det är ett misstag eftersom den extra kostnaden kan vara en otrolig avkastning på investeringen. Som ett minimum kommer företaget att ha korrekta skattedeklarationer som bankirer, investerare eller en framtida köpare kan lita på. Bara det är värt mycket.
Denna punkt är förmodligen det enklaste sättet att direkt slösa mest pengar på bokföring. Jag lärde mig detta på den hårda vägen i en av mina första mjukvarumigreringar. Migreringen misslyckades till slut och resulterade i en mjukvaruavskrivning på $20 000. All-in-kostnaden var förmodligen det dubbla om du lägger till kostnaden för interna resurser och förlorade möjligheter.
Den upplevelsen är liten jämfört med vissa. Det finns berättelser om miljontals dollar som slösas bort på misslyckade ERP-implementeringar. Jag känner till minst ett konsultföretag som har en division dedikerad till att hjälpa kunder och programvaruföretag med misslyckade processer för ERP-implementering.
Diagram över ett affärssystem. Källa:WayZ Consulting
Vad har dessa skräckhistorier gemensamt? Brist på planering.
Korrekt planering inkluderar att se till att:
Dessa poäng är avsedda för företag som implementerar ett ERP-system på nivå 1 eller 2, men kan tillämpas i mindre skala även för nybörjarpaket som QuickBooks, Xero och Sage.
Ta aldrig, aldrig ett stort mjukvarubeslut på ett infall. Den mest framgångsrika implementeringen jag har varit en del av involverade en konsult för programval som fick 25 000 USD helt enkelt för att hjälpa välja programvara och förbereda organisationen för ett affärssystem. Det är mer än hela kostnaden för programvaran i mitt felexempel. Men i slutändan hade vi fungerande mjukvara som uppnådde våra mål kanske bättre än någon implementering jag sett.
"Hur-man"-stegen kring denna punkt ligger utanför ramen för denna artikel. Men låt mig vara tydlig – ett av de bästa sätten att slösa bort otroligt mycket pengar är att fatta snabba programvarubeslut och snåla med undersökningar och planering i förväg.
Den här punkten kan verka ung, men här är varför den inte är det. De flesta entreprenörer förstår driftsidan av sin verksamhet mycket väl. De kan snabbt se när en driftanställd inte mår bra.
På redovisningssidan är det inte så lätt. Om du inte förstår redovisning, hur kan du se om din kontrollant eller bokförare inte är kompetent?
Utöver det finns det ofta flera legitima sätt att närma sig varje redovisningssituation. Jag tycker att det är vanligt att en ekonomiexpert är kritisk till en annan professionells sätt att göra saker. Ofta är det "sättet att göra saker" helt acceptabelt, men den första proffsen är inte tillräckligt öppen för att uppskatta det.
Hur kan då en företagare avgöra om en revisor är kompetent?
Jag betonar ordet ödmjuk . Det kan vara väldigt känsligt att ha en extern professionell kritik av sin personal. Den utlagda finanschefen får inte vara någon som känner ett behov av att bevisa sitt eget värde genom att hitta fel. Dessutom måste CFO helt klart vara mer erfaren än din högsta personal. Det fungerar helt enkelt inte att få in en jämställd.
Den granskande finanschefen måste vara villig att till fullo förstå verksamheten innan han kritiserar den. Jag har upplevt situationer där min första reaktion var misstro mot redovisningsteamets ineffektivitet och ineffektivitet, bara för att efter ytterligare undersökning inse att de inte var så långt borta som jag trodde.
Jag rådfrågade kort för ett litet byggföretag vars böcker var en total katastrof. De hade anlitat en bokföringsfirma för att utföra arbetet och uppenbarligen tog de emot en mycket dålig medlem i laget. Det var så illa att jag föreslog att det kanske bästa alternativet var att helt enkelt börja om.
Den olyckliga ägaren hade bekostnad av den inkompetenta hjälpen själv, kostnaden för att fixa röran och alternativkostnaden för felaktig information. Tyvärr är jag inte säker på om ägaren verkligen insåg att han hade ett betydande problem.
Du kommer att slösa pengar på två sätt med detta tillvägagångssätt:
Denna punkt är en följeslagare till punkt 8. En del av att anlita kompetent hjälp är att behandla redovisningsfunktionen med respekt. När du och ditt redovisningsteam är entusiastiska över att minimera inmatning av data (se punkt 4) och maximera finansiell planering och dataanalys, kommer resultatcentrets koncept till liv och personalen känner sig bemyndigad.
Det finns minst tre sätt att förhala pengar på:
Ingen är perfekt, men välskött verksamhet tilldelar resurser för att få saker att göra på rätt sätt i tid. Förhalare, å andra sidan, betalar riktiga pengar för att mata sin vana att skjuta upp.
Den här artikeln började med att jämföra redovisning med broccoli - bra för dig, men fruktansvärt obehagligt.
Det behöver inte vara så. Ett företag som tar rätt strategi för redovisning kommer att hitta det kan vara ett spännande vinstcenter. När det blir verklighet blir den "goda för dig" delen av redovisningen bättre och den obehagliga delen försvinner.
Om någon kan göra samma sak för broccoli, vänligen meddela mig!
Spartips | 10 säkra sätt att slösa bort pengar
13 bästa webbsidorna för undersökningar och forskning för att tjäna pengar
Bästa sätten att investera pengar 2021
De bästa sätten att undvika övertrasseringsavgifter och behålla pengar i din plånbok
Är kalcium- och D-vitamintillskott ett slöseri med pengar?
10 sätt att bekämpa vinterkyla och spara pengar
7 sätt kuponger slösar bort dina pengar och tid
Biotech Valuation Idiosyncrasies and Best Practices