Även om marknadsförhållandena kan förändras över tiden, förblir en sak sann för alla företag:Kontanter är avgörande. Utan korrekt kassaflödesoptimering kan företag vara lönsamma på papper och ändå riskera att gå i konkurs om de inte kan betala sina räkningar.

Små och medelstora företag är särskilt benägna att få oregelbundna kassaflöden och begränsad likviditet, vilket gör det mycket viktigt att vara uppmärksam på rörelsekapitalet och sätta processer på plats för att hantera det innan utmaningar – som en pandemi – uppstår.

Även om covid-19 inte påverkade alla branscher på samma sätt, satte osäkerheten den genererade rörelsekapitalet i fokus för många ägare. Och av goda skäl:En studie från Federal Reserve från 2021 visade att 65 % av småföretagen hade problem med att betala driftskostnader 2020, och nästan hälften kämpade för att betala hyra eller betala ned skulder.

Under min tid som ekonomichef har jag sett många företag kämpa för att implementera en effektiv strategi för att hantera sitt kassaflöde. Ofta söker de externa finansieringskällor innan de letar internt, vilket kan vara frestande för ett växande företag, men företag samlar sällan in tillräckligt med pengar på det sättet.

Mindre än 5 % av nystartade företag skaffar riskkapital. Och att ansöka om lån är heller ingen säker satsning:Enligt en undersökning från Federal Reserve 2019 fick knappt hälften av de amerikanska småföretagen som ansökte om finansiering hela det belopp som sökts. För mer än hälften av småföretagen innebär extern finansiering att man lägger till personliga garantier som säkerhet för skulden. Som dessa ägare ser nu kan dessa skulder komma att förfalla innan verksamheten återhämtar sig.

Ett bättre första steg är att skapa en strukturerad strategi för kassaflödeshantering och se till att den är helt optimerad. Detta kommer inte bara att ge tillräcklig likviditet för att upprätthålla verksamheten och finansiera tillväxt under de goda tiderna utan kommer också att lägga till ett lager av stabilitet under svåra tider – samtidigt som behovet av ytterligare finansiering elimineras eller minskas.

Ett strukturerat tillvägagångssätt vilar på tre nyckelpelare:

1. Implementera bästa praxis för hantering av rörelsekapital.
2. Skapa en kassaflödesprognos och upprätta en disciplin för granskning.
3. Delta i scenarioplanering och förbered dig för både utmaningar och oväntade händelser.

Implementera bästa praxis för hantering av rörelsekapital

Rörelsekapital är skillnaden mellan omsättningstillgångar och kortfristiga skulder, och det representerar den likviditet som är tillgänglig för ett företag för att uppfylla sina kortsiktiga finansiella förpliktelser. Innan du gör en plan för att hantera denna cykel och förbättra kassaflödet, börja med att förstå och optimera var och en av dessa element:fordringar, skulder och lager.

Fordringar

Det kan vara frestande att lätta på dina betalningsvillkor för att generera fler affärer, som att erbjuda rabatter eller låta kunder betala för sent eftersom det inte finns några formella uppföljningsprocesser. Men det finns en avvägning mellan likviditet och lönsamhet:Om du ger dina kunder för mycket slack, kan du göra mycket försäljning men inte mycket pengar.

Ta vara på dessa tre viktiga möjligheter för att optimera dina fordringar:

1. Justera ekonomi och försäljning . Dessa avdelningar behöver samarbeta för att ta fram betalningsvillkor som är rimliga för både kunden och företaget. När policyn har definierats, granska kundens stamdata, kontrollera eventuella avvikelser och stämma av dem du kan hitta. Till exempel, om policyn är netto 30 dagar, bör kundbasdata inte vara netto 60 dagar.
2. Skapa en effektiv faktureringsprocess . Automatisering är nyckeln här, men även automatiserad fakturering kan innehålla fel eller gå ut sent. Detta kan bero på en ineffektiv godkännandekedja, felaktiga data eller andra fel. Fokusera på att skapa en slank process, ställ in en intern deadline för att skicka fakturan – helst inom en dag efter undertecknandet av inköpsordern – och definiera ägaren av kundbasdata för att se till att någon är ansvarig för att hålla den uppdaterad.
3. Formalisera en insamlingsstrategi . Se först till att det är lätt att spåra åldrande på din kundreskontrarapport så att du snabbt kan se om några konton närmar sig förfallna tidsfrister. Definiera sedan ett regelbundet granskningsschema – till exempel kontrollera efter förseningar varje vecka eller varje månad, beroende på ditt företags behov. Definiera sedan en process och ett schema för påminnelser och efterföljande eskaleringssteg. Slutligen, även om det traditionellt är ekonomiavdelningens roll att hantera inkasso, kan upprätthållande av en nära relation med säljteamet underlätta effektivare uppsökande åtgärder till brottsliga kunder.

Skulderingar

Även om du kan ställa in villkoren för fordringar, kräver skulder att du följer någon annans villkor. Betalningsvillkoren kan variera mycket mellan din leverantörsbas, vilket skapar både möjligheter och utmaningar.

Här är tre bra sätt att optimera dina skulder:

1. Förhandla om betalningsvillkor förutom pris . Vi fokuserar ofta så mycket på priset att vi glömmer att tänka på hur betalningsvillkoren kan påverka vårt kassaflöde. När du utvärderar en ny leverantör, förhandla alltid betalningsvillkor, som att minimera förskottsbetalningar eller gå med på kreditvillkor som överensstämmer med din kontantprognos. Detta kan vara utmanande för ett nyare företag, men när ett företag växer och dess rykte förbättras är det en bra idé att omförhandla dessa villkor.
2. Öka insynen i dina inköpsdata . När din procure-to-pay-process inte är tillräckligt stark för att ge tillförlitlig information för din kassaflödesprognos, kan det vara svårt att identifiera problem och planera effektivt. Se till att dina inköpsorder och fakturor matchas snabbt för att göra det enkelt att se om du är på väg att täcka dina utgifter eller inte.
3. Optimera din betalningstid . Det är i allmänhet bäst att hålla sig till dina etablerade betalningsplaner för att säkerställa förutsägbarhet, men uteslut inte helt en tidig betalning när det är vettigt. Om din planering visar att du har överskottslikvida medel, överväg att betala förskott till leverantörer som erbjuder rabatter på förtidsbetalning.

Inventering

Inventering är ofta den största pengagropen för ett företag. Inte alla företag handlar med lager, men om ditt gör det, tänk på dessa tre metoder:

1. Definiera minimala lagernivåer . För att undvika att binda upp för mycket kontanter i lagret, sträva efter att upprätthålla en lagernivå som är tillräcklig för att tillfredsställa fluktuerande efterfrågan utan för mycket överskott. En initial strategi för ett litet eller nyare företag kan vara att fokusera på att minska antalet SKU:er. Ha bara de mest populära föremålen till hands och beställ resten efter behov. Det kan öka leveranstiden för dessa varor, men det kommer att hålla dina pengar fria under längre tid.
2. Övervaka efterfrågemönster . Det är viktigt att förstå hur din efterfrågan förändras under dagen, veckan, månaden och året för att optimera lagernivåerna. Om du har svårt att uppskatta, överväg att välja närliggande leverantörer som kan leverera snabbare så att du kan beställa mindre partier oftare istället för att ta chansen på rabatterade bulkordrar som kan gå till spillo. Beroende på vad du säljer kanske du kan beställa ditt lager på begäran.
3. Få en realtidsvy . Det finns många program som gör att du kan hantera ditt lager. Se till att din kan ge dig en realtidsvy av ditt lager och dess plats (om tillämpligt) så att du inte överköper av misstag. Om du inte har en mjukvarulösning, se till att det finns en process på plats för att sälja eller använda de äldsta föremålen först för att minska avfallet.

Skapa en kassaflödesprognos och upprätta en disciplin för granskning

När du har lagt grunden för en disciplinerad kontanthantering kan du börja övervaka ditt kassaflöde och planera framåt. Många företag övervakar sina kassaflöden noggrant endast när de stöter på likviditetsproblem, men regelbunden övervakning kan hjälpa dig att dra nytta av överskottslikvida medel. Automatisering är extremt användbart här, men när det inte är ett alternativ, här är några praktiska steg för att hantera det för hand:

Välj din prognosperiod och metod

En 12- till 18-månaders prognos är en bra tumregel, men det kanske inte är vettigt för ditt företag eller din bransch. När du väl definierat en rimlig prognosperiod kommer du att kunna rulla framåt när mer data blir tillgänglig.

Det finns två metoder att överväga för kontantprognoser, beroende på din period och dina behov:

1. Direkt metod – vanligtvis under 12 månader. Den använder separata scheman för de beräknade in- och utbetalningarna baserat på en prognos på kontantbasis (snarare än en periodisering). Denna metod är bäst för kortsiktig likviditetsplanering.
2. Indirekt metod – vanligtvis i mer än 12 månader. Kassaflödesprognosen är baserad på en prognostiserad resultaträkning som länkar till balansräkningens DSO (dagars försäljning utestående), DPO (dagars skulder utestående) och DIO (dagars lager på hand). Detta tillvägagångssätt kan bli mindre exakt än den direkta metoden, vilket innebär att den är bäst för att planera kapitalkostnader eller allokera kapital på lång sikt.

Fokusera på handlingsbara resultat

Resultat bör ge nyckelresultat för att underlätta beslutsfattande. Komplexiteten i prognosen kan variera beroende på ditt företags behov och storlek, men den bör innehålla tre nyckelelement:

1. Driftkontanter
2. Investera kontanter (investeringar eller desinvesteringar)
3. Finansiering av kontanter (skuld eller eget kapital)

Driftskassa bör vara ditt primära fokusområde eftersom det kommer att avgöra dina behov av finansiering eller möjligheten att återinvestera kapitalet i strategiska initiativ.

Huvudmålet med kassaflödesprognosen är att ge användbar information så att den bör vara lämplig för ändamålet. Håll din modell så enkel som möjligt – ju mer komplex den är, desto mer benägen för fel kan den vara och desto mindre användbar kan informationen bli. Håll dina inmatningar organiserade, bearbetning enkel och utdata tydliga.

Skapa ett granskningsschema

Under vanliga tider kan det räcka med att se över ditt kassaflöde på månadsbasis, men när förhållandena blir tuffare kanske du vill gå över till en veckovis granskning för att förbättra informationens exakthet. Jämför din prognos med ditt faktiska uttalande och analysera avvikelserna för att förbättra noggrannheten. Schemalägg granskningen före företagets definierade betalningsdag så att det blir möjligt att hantera justeringar av betalningsplanen.

Delta i scenarieplanering och förbered dig för utmaningar och oväntade händelser

I osäkra tider – som en pandemi – kan det vara användbart att göra lite scenarioplanering och bestämma vilka åtgärder ditt företag kan behöva vidta för att hålla sig flytande. Identifiera bästa fall, medium case och worst case utfall. För varje fall, uppskatta hur länge krisen kan pågå och vilka åtgärder som bör vidtas för att upprätthålla din verksamhet under den perioden.

Planerar du i stabilare tider kan du ändå stresstesta din prognos. Hitta vad som kan utlösa ett likviditetsproblem (som att anställa ny personal, öppna en ny filial eller fabrik, investera i kapitalprojekt eller justera för betydande exponering mot en enskild kund som blir en mindre pålitlig kund), definiera hur det kan påverka din prognos , och identifiera vad du kan göra för att minska risken.

Hur man hanterar brist- och likviditetskriser:Ta kontroll och köp tid

Brist- och likviditetskriser kan bero på externa faktorer (t.ex. förändrade marknadsförhållanden) eller interna (t.ex. operationell ineffektivitet). I båda fallen är det viktigaste att köpa tillräckligt med tid för att ta itu med utmaningarna inom din organisation eller för att övervinna dig tills marknadsförhållandena stabiliseras.

Innan du tar itu med strategiska eller operativa förändringar, ha så tydlig förståelse som möjligt för hur mycket tid du behöver köpa. (Som vi såg under pandemin är vissa chocker svårare att förutse än andra.) Fokusera under denna period på att lösa det kortsiktiga problemet på ett sätt som stödjer dina långsiktiga mål så mycket som möjligt.

Var särskilt uppmärksam på omedelbara åtgärder som kan generera pengar utan att påverka verksamheten, och utför så många du kan. Några praktiska exempel inkluderar:

• Minska icke-strategiska omkostnader.
• Fokusera på produkter och tjänster med högre marginaler.
• Köp inte tillgångar – leasa dem. Sälj icke-strategiska tillgångar och, om möjligt, sälj och leasa tillbaka även strategiska.
• Prioritera mindre riskfyllda kunder för att öka sannolikheten för att betalningar kommer fram i tid.
• Ta förbeställningar av produkter om du har några på gång.
• Sänk inte kostnaderna inom områden som direkt påverkar verksamhetens resultat om de inte skapar några kontantfördelar.

Kanske det viktigaste av allt:Kommunicera med dina fordringsägare. Öppen kommunikation är avgörande för att köpa tid. När en likviditetskris slår till är det naturligt att du vill behålla den informationen från dina leverantörer så att du inte skadar företagets rykte, men tystnad kommer att skada ditt rykte mer. Att skjuta upp betalningar utan förklaring kommer alltid att äventyra dina leverantörers förtroende. Låt dina leverantörer veta vad som händer med ditt företag, varför de inte får betalt och när de kan förvänta sig betalning baserat på din krisplan.

Hur man hanterar överskottslikviditet:Anpassa kapital till strategi

Även om det kan vara mindre stressande att hantera överskottslikviditet jämfört med en brist, kan det vara lika lätt att få fel. De största riskerna är att allokera kapital inom områden som inte är strategiska för verksamheten eller att returnera pengar till aktieägarna innan man analyserar om man har tillräckligt med pengar för att göra strategiskt betydande investeringar först.

Det bästa sättet att optimera ditt överskott av kontanter är att:

• Identifiera strategiska prioriteringar för verksamheten och allokera tillräckligt med kapital för att nå dessa mål.
• Utforska strategiska möjligheter att spendera överskjutande kontanter (t.ex. betala leverantörer i förväg för att få rabatter).
• Bestämma en lämplig nivå av kontanter att hålla vid sidan av som en kudde för dåliga tider.
• Återlämna eventuella överblivna pengar till aktieägarna.

Nyckel takeaways

Att skapa disciplin i din organisation är avgörande för att optimera ditt kassaflöde, öka din motståndskraft mot likviditetschocker och fånga möjligheter när överskottslikviditet uppstår. För att göra detta:

• Sätt grunden för kassaflödeshantering.
• Skapa ett strukturerat tillvägagångssätt för planering och granskning.
• Köp tid under likviditetskriser för att ta kontroll över ditt kassaflöde, och var noga med att ta itu med den kortsiktiga situationen utan att kompromissa med dina långsiktiga mål.
• Anpassa kapital till strategi och skapa konkurrensfördelar när oväntade fall inträffar.