Mobila enheter har blivit oumbärliga verktyg. De tillåter oss att göra så mycket mer än att bara ringa telefonsamtal och skicka textmeddelanden. Dagens smartphones är laddade med kraftfulla applikationer som hjälper oss att hantera både vårt arbete och privatliv. Och de kan vara en av de enklaste lösningarna för revisorer med uppgift att spåra kvitton för anställdas utgiftsrapporter.
IRS kräver kvitton för affärskostnader över $75. Om dina anställda regelbundet tappar kvitton eller begär kopior från sina företagskreditkort kan det vara dags att introducera en kvittoscannerapp för din personal.
Detta praktiska verktyg låter dig snabbt fånga viktiga affärstransaktioner som inköp, räkningar, betalningar etc. och lagra dem digitalt. Faktum är att några av de mest populära smartphoneapparna som finns tillgängliga idag inkluderar inbyggda kvittoskannrar.
En kvittoscannerapp låter människor skanna och organisera sina fysiska eller digitala kvitton på en central plats och kan sedan nås från vilken enhet som helst med internetåtkomst. Dessutom tillåter de bästa kvittoscannerappprogrammen användaren att lägga till anteckningar om varje transaktion och bifoga bilder. Dessa detaljer är användbara när du till exempel behöver specificera affärsmiddagar.
Vissa erbjuder till och med ytterligare funktioner som automatisk kategorisering baserat på företagstyp eller produktkategori.
Det finns flera saker att tänka på när du väljer en kvittoskanner.
Se först till att den har tillräckligt med minne så att alla transaktioner får plats inom dess lagringskapacitet utan att radera gamla poster. För det andra, titta på hur snabbt den skannar dokument; om det tar för lång tid att bearbeta dem kommer du att spendera mer pengar än nödvändigt. För det tredje, kontrollera om den erbjuder andra användbara funktioner som lagerspårning, kundrelationshantering och kostnadsrapportering.
Om du är som de flesta andra har du förmodligen högar med papperskvitton som du behöver hålla reda på men inte vill bära runt eller fila iväg. Men vad händer när du kommer hem på natten efter en ansträngande affärsresa eller en lång dag på jobbet? Kastar du bara din hög i en låda någonstans?
Du kanske redan har ett befintligt filbaserat arkiveringssystem som fungerar bra för dig. I så fall bra! Men om inte, här är några anledningar till varför det kan vara värt att ladda ner en kvittoskannerapp:
Det finns många olika typer av kvittoskannrar-appar tillgängliga idag, men de delas i allmänhet in i två kategorier:
Den första typen av skanner fungerar genom att ta en bild av varje sida när du är klar med den.
Det kräver ingen ytterligare hårdvara utöver vad du redan har - din smartphone. Du kan använda din telefon i områden där det inte finns tillgängligt Wi-Fi eller mobiltjänst. Dessutom kommer din enhet att kunna lagra alla sina filer lokalt så att de inte går vilse om något händer med din telefon.
De fungerar inte bra när du behöver ta flera bilder samtidigt eftersom de bara skriver över varandra. Eftersom de sparar allt lokalt tappar du kontrollen över hur mycket utrymme dessa bilder tar. Om du vill ta bort dem senare måste du göra det manuellt. Dessutom är dessa typer av skannrar inte särskilt bra på att känna igen text. De kanske känner igen siffror korrekt, men allt annat kan hamna felläst.
Om du letar efter något enkelt, lätt att installera och gratis, leta inte längre än Quickbooks Online. Den erbjuder grundläggande funktioner som fakturering, lagerkontroll och lönehantering. Men om du vill ha mer avancerad funktionalitet, som att skapa anpassade rapporter, integrera med andra programvarupaket och hantera flera företag, kan du behöva uppgradera till Quickbooks Pro.
Om du reser ofta är Expensify vettigt som ett verktyg för att hantera dina kvitton. Det fungerar som många andra utgiftsspårare genom att låta dig ange transaktioner manuellt eller automatiskt med hjälp av data som hämtas direkt från kreditkort.
Skillnaden är att när du gör köp med ditt kort kommer Expensify att hämta relevant information om varje transaktion – som vilket flightnummer de gjordes på, hur mycket de kostar och till och med deras status.
Expensify är en av våra favoritappar för att skanna kvitton eftersom det gör det enkelt att hantera dem var som helst. Dessutom behöver du inte oroa dig för att förlora viktiga dokument längre eftersom Expensify skannar varje kvitto till sin egen databas.
Det betyder att du inte kommer att förlora något även om du av misstag raderar något på din telefon. Det enda du behöver göra är att öppna appen när du får ett nytt dokument.
För företag med färre anställda kanske det bara finns plats för en person att göra sina böcker. Det är därför vi älskar att använda Bench som både personlig ekonomiansvarig och kvittoscanner. Det gör det enkelt att hålla jämna steg med räkningar, betala av skulder, spara till pension och planera för skatter.
Appen låter oss sätta upp mål, budgetera, betala återkommande räkningar, hantera investeringar och till och med hålla reda på hur mycket vi har spenderat på kaffe sedan 1 januari.
Det finns ingen anledning att investera i dyr programvara för företag med färre anställda när du kan klara dig bra med gratis onlineverktyg. Som sagt, om du vill ha något enkelt och lätt att sätta upp är Bench värt att kolla in. Den tillåter användare att ladda upp sina egna PDF-filer och bilder av kvitton, räkningar, fakturor etc., och ger grundläggande rapporteringsfunktioner som att skapa diagram och grafer.
WellyBox-appen är ett utmärkt sätt att skanna kvitton från alla företag som accepterar kreditkort eller betalkort som betalning. Det är också ett utmärkt verktyg om du är egenföretagare eftersom det låter dig hålla reda på alla dina utgifter på ett ställe.
Gratisversionen inkluderar obegränsade skanningar men sparar dem bara lokalt på din telefon; dock har betalversionerna mer lagringsutrymme tillgängligt.
Du hittar WellyBox-appen på iTunes och Google Play för Android-enheter.
Receipts By Wave är ett annat bra alternativ om du letar efter ett enkelt men kraftfullt kvittoskanningsverktyg. Denna app låter användare skapa sina egna unika mallar baserat på deras behov. Du kan sedan använda dem för att fånga kvitton var som helst när som helst.
När de har fångats skickas de direkt till din inkorg, där du kan granska dem senare. Det finns inga gränser när det kommer till hur många kvitton du vill lagra.
Appen låter användare skanna kvitton med ett tryck, skicka dem direkt till din e-post eller spara dem som PDF-filer. Du kan också lägga till anteckningar på varje kvitto, vilket gör det enkelt att hålla reda på de uppgifter du måste inkludera i dina utgiftsrapporter.
Den här appen fungerar utmärkt om du vill bli av med papperstrassel och se till att allt arkiveras ordentligt. Dessutom, om du har flera personer som använder samma enhet, kommer du att kunna se vem som gjorde vilket köp när.
Shoeboxed-mobilapplikationen låter användare skanna in kvitton till sitt konto på några sekunder. Du kan sedan organisera dem med taggar eller kategorier och söka igenom alla dina skannade dokument på en gång. Den kostnadsfria versionen inkluderar obegränsade skanningar per månad, medan betalversioner erbjuder ytterligare dokumentredigering och PDF-konvertering.
Denna kvitto skanner app fungerar som magi! Ta helt enkelt bilder av dina kvitton med den inbyggda kameran och ladda upp dem till Evernote. Sedan kan du komma åt dessa filer via webbläsaren eller via e-post. Din data kommer alltid att vara säker och säker tack vare företagets krypteringsteknik. Dessutom får du upp till 2 GB gratis lagringsutrymme per månad.
Om du hellre inte vill spendera pengar på en applikation rekommenderar vi att du kollar in gratisversionen. Förutom att spara dina kvitton online kan du också synkronisera dem mellan flera datorer. Allt du behöver göra är att registrera dig för ett gratis konto och börja spara dina kvitton idag.
Du kan börja använda det här verktyget direkt utan att någon installation krävs. Skanna helt enkelt dina kvitton och spara dem på din dator via Dropbox. Ladda sedan upp dessa filer till programmets server, där de kommer att bearbetas automatiskt. Resultaten skickas sedan tillbaka till din enhet så att du kan se dem när du vill.
Den här tjänsten fungerar utmärkt för att hålla reda på alla dina transaktioner, speciellt när du reser utomlands. Vissa människor kan dock tycka att det är för tidskrävande eftersom det kräver manuell inmatning av data.
100 % maskinbearbetning – Till skillnad från många andra applikationer för kvittoskanning, litar Veryfi inte på mänskligt ingripande. Istället använder den avancerade algoritmer för att bearbeta varje enskild bild inom några sekunder. På grund av detta kommer du inte att missa något under kassan.
Sammanfattningsvis finns det gott om alternativ för alla som vill skapa ett enkelt men effektivt system för att spåra utgifter.
Det här inlägget dök ursprungligen upp på Your Money Geek.
Ge din kredit en boost
Hur du håller koll på dina kreditupplysningar
Hur du åtgärdar dina kreditupplysningar
2 000 USD Tumregel:How Much to Save for Your Kids College
Behöver ditt småföretag en app?
Så sparar du pengar från din soffa idag
Säkra din skörd med terminer kontra alternativ
Annuitetsryttare:11 alternativ för att ladda upp din livränta