Cybersäkerhetsriskerna är på den högsta nivån någonsin. I en tid av nätfiske, skadlig programvara, lösenordsattacker och andra system är känsliga klientdata mer utsatta än någonsin tidigare. Proffs som rutinmässigt hanterar personligt identifierbar information måste vara noggranna med att skydda dessa uppgifter, och skatteförberedare är verkligen inget undantag. IRS utfärdade nyligen en varning till skatteförberedare att öka sina säkerhetsåtgärder i ljuset av en utbredd ny bedrägeri som utformats för att stjäla skattebetalarnas återbetalningar med hjälp av komprometterad data från skatteförberedarnas kontor.

Från enkla mänskliga misstag till osäkra programvarusystem till otillräckliga lagringspolicyer, det finns många sätt du kan utsätta skattedokument på utan att ens inse det. Följande är fyra vanliga riskområden och hur man undviker dem.

1. Elektronisk dokumentleverans och utbyte

Möjligheten att elektroniskt utbyta dokument har revolutionerat sättet vi gör affärer på, men det öppnar också dörren för potentiella bedrägerier och säkerhetsintrång om de lämpliga försiktighetsåtgärderna inte vidtas. Att skicka och ta emot skattedokument med osäkrad, okrypterad e-post gör dem till ett enkelt mål för bedragare som fångar upp e-postmeddelanden, förfalskar e-postadresser och stjäl oskyddad data. Dessa e-postprogram kan också sätta gränser för dokumentstorlek, vilket kan leda till att viktig information studsas tillbaka, förloras eller försvinner.

Som ett säkrare alternativ till e-post bör företag överväga att använda portaler för att leverera och utbyta skattedokument. Portaler tillhandahåller inte bara avgörande kryptering under överföring och lagring, de begränsar också åtkomsten till endast specifika godkända individer. Dessutom kommer du att dra nytta av att ha en organiserad struktur för dokumentsamarbete, eftersom portaler stöder Windows-vänliga arkiveringsstrukturer.

Du bör också undersöka dokumenthanteringslösningar som erbjuder krypterade e-postsystem. Dessa lösningar låter dig skicka meddelanden och dokument med hjälp av länkar som krypterar nedladdad eller uppladdad data och skyddar den från potentiella hackare.

2. Mänskligt fel

Vi är alla människor. Skattesäsongen för med sig långa arbetsdagar och berg av arbete. Även den mest kompetenta, flitiga CPA är skyldig att göra ett misstag. Tyvärr, när det kommer till något så känsligt som skatteinformation, kan ett till synes ofarligt fel få enorma konsekvenser.

Om skattedokument av misstag raderas eller flyttas från sina rätta ställen kan det allvarligt påverka din produktivitet och äventyra arkivering i tid. Detsamma gäller för felnamn på dokument – ​​den tid du förlorar att söka efter dem eller skickar dem igen kan äventyra arkiveringsprocessen.

Rätt tekniska lösningar kan räcka långt för att lindra dessa fel. Din programvara bör känna igen dina dokument och automatiskt arkivera dem för att förhindra oavsiktlig radering. Det bör också erbjuda full sökbarhet för dokument, så att du kan söka igenom hela innehållet i dina dokument och inte bara deras titlar. Slutligen bör det ge dig möjlighet att enkelt återställa raderade dokument. Ingen vill skämmas över att behöva be din klient att skicka data igen.

3. Konkurrerande versioner av dokument

Det är vanligt att dokument genomgår flera revisioner innan de färdigställs. Problem uppstår dock när människor av misstag arbetar bort olika versioner av samma dokument. Detta kan hända när det finns flera kopior av samma fil eller när flera personer kan komma åt ett dokument med samma behörigheter samtidigt. Detta skapar inte bara en risk för fel, det kan också hämma din produktivitet och skapa onödig förvirring.

Dessa onödiga fel kan förhindras genom att använda en mjukvarulösning som ger dig kontroll över de olika versionerna av dina dokument, så att du kan hantera dem på ett sätt som säkerställer att alla alltid arbetar med den mest aktuella och korrekta versionen, samtidigt som du behåller möjligheten att komma åt tidigare versioner om felaktiga ändringar görs.

Även om det är viktigt att ge flera personer åtkomst till dina dokument, bör det finnas en formell in- och utcheckningsfunktion som bara tillåter en person att arbeta med ett dokument vid varje given tidpunkt. Alla andra ska ha skrivskyddad åtkomst, så att folk inte deltar i konkurrerande redigeringar samtidigt.

4. Dokumentlagring och lagring

Även om mycket uppmärksamhet med rätta ägnas åt att undvika fel och garantera säkerheten medan dokument förbereds, tar problemen inte slut när dokumenten är slutförda och skattesäsongen är över.

Att upprätthålla skattedokument är avgörande. Dokument måste arkiveras på ett sådant sätt att de inte kan ändras och lätt kan sökas. Förseningar i att lokalisera viktig data kan innebära verkliga risker. Det måste finnas en heltäckande standard för namnkonventioner och fillagringsplatser som upprätthålls av teknik, annars kommer data att gå förlorade. Genom att låta namngivningen ske till individuella inställningar ger utrymme för fel, vilket resulterar i filer som är svåra eller omöjliga att hitta.

Tänk på att mjukvaruändringar och licenser löper ut hela tiden. Dina dokument måste finnas i ett format som du kan komma åt oavsett vilken programvara du har för närvarande.

Ditt företag bör ha en formell policy för dokumentlagring som beskriver hur länge klientfiler lagras och när de ska raderas. Tekniken förstärker den policyn, antingen raderar filer automatiskt vid lämpliga tidpunkter eller varnar personalen att göra det. Du vill kunna förse en kund med tidigare ansökningar under en lämplig tidsperiod om så begärs. Men du vill också skydda ditt företag från att belasta dina IT-system med terabyte av onödig data och att ådra sig onödiga kostnader för lagring.

Kom också ihåg att i dagens rättsliga värld kan vilket företag som helst behöva ta fram dokument i domstol. Om du kan peka på en tydlig och lämplig lagringspolicy och visa att du har ett system på plats för att upprätthålla den, kommer din professionella bedömning eller om du hanterade och arkiverade dina dokument korrekt att ifrågasättas.

Vägen framåt

Det går inte att undgå det faktum att vi lever i en tid då cybersäkerhetsbrott är ett verkligt hot för skatteförberedare. Den goda nyheten är dock att många av de vanligaste potentiella riskerna med skattedokument kan undvikas. Genom att implementera mjukvarulösningar som ger dig säkra arbetsflöden och dokumentlagring kan du ta bort många av de vardagliga felen och säkerhetsbristerna som sätter känslig kundskatteinformation på spel. Beväpnade med rätt teknik kan skatteförberedare vara lugna, med vetskapen om att deras skattedokument är säkra.

Doc-It kommer att ställa ut på Accountex den 23-24 maj, monter 1032