Ett arbetsflöde är en formell anpassad affärsprocess, en metod som flera teammedlemmar med olika ansvar kan använda för att känna sig säkra på att de förstår varandra, kommer överens om hur arbetet ska hanteras och kan mäta och planera utifrån konsekventa resultat.

De viktigaste kritiska framgångsfaktorerna för att implementera en arbetsflödeslösning inträffar innan du konfigurerar eller använder arbetsflödesprogramvara.

Dokumentera dina befintliga arbetsflöden. Genom att objektifiera vad du och ditt team faktiskt gör idag blir det mycket lättare att upptäcka områden där du kan förbättra effektiviteten. Ju mindre du gör antaganden om vad andra gör, desto mer exakt blir du. Ju mer exakt du är, desto bättre kommer ditt nya arbetsflöde att antas av all din personal.

Fokusera på:

• Vad startar ett arbetsflöde?
• Vilka uppgifter händer i varje steg och vem utför dem?
• Vad avslutar ett arbetsflöde?

Skriv en målbeskrivning. När du och ditt team dokumenterar ett befintligt arbetsflöde, se över det avsedda målet för den processen.

Hur ser framgången ut när arbetsflödet är klart?

När alla relevanta medlemmar i ett team dokumenterar och är överens om vad ett framgångsrikt resultat är, är det enkelt att uppnå konsensus om en standardiserad process eftersom alla beslutsfattare redan har kommit överens om var de är, vart de vill gå och kan överväga var och en av de möjligheter kvantitativt.

Lägg till, ändra eller anpassa. Med en dokumenterad befintlig process och klarhet angående vad du försöker uppnå, är nästa steg att anpassa och förbättra den befintliga processen genom att eliminera redundans och inkludera kapaciteten hos nya verktyg.
Det här steget är inte bara en intellektuell övning.

Ämnesexperter bör anse att det är praktiskt och iterativt. Tanken är att avslöja den bästa möjliga metoden på ditt företag.

Granska för konsensus. Införliva resultaten i framgångsfaktor 3 (ovan) i din dokumenterade process och träffa all relevant personal för att bekräfta att alla inblandade tror att det kommer att fungera.

Tills konsensus uppnås, låt ämnesexperter återvända till framgångsfaktor 3 (ovan) för att justera processen tills konsensus uppnås.

Doc-It Inc kommer att finnas på Accountex på monter 936 (1-2 maj, ExCeL London.

www.doc-it.com