Pay Check – specialistleverantören av lönetjänster – samlade 10 ledande finansutövare på Accountex för att diskutera de utmaningar som små och medelstora företag står inför kring lönehantering och varför det kan hjälpa att arbeta med en utlokaliserad lönepartner

"Vårt folk är vår största tillgång" har blivit ett av de mest kända mantran i affärsvärlden. Det är därför naturligt att betala sina anställda korrekt och i tid är ett av de viktigaste ansvarsområden ett företag har. Så varför sätter så många små och medelstora (SMF) företag dåligt utbildade och under-resurser interna team på lönetjänst?

Ett tryck att minska administrationskostnaderna är ofta en anledning. Det är upplevelsen som en av Rob Rattrays kunder hade. Rob, direktör för r2 Finance, berättade för andra deltagare att SME försökte minska kostnaderna efter att ha lidit förluster i två år på traven. Att hålla lönerna internt skulle ha lagt enorm stress på anställda som tog på sig flera roller och flyttat fokus från vad företaget behövde göra då, mer än någonsin – fokus på tillväxt.

Outsourca för att fokusera på tillväxt

Rob uppmuntrade sin klient att flytta till en utlokaliserad lönetjänst för personalen, vilket gjorde att teamet kunde koncentrera sig på affärsutveckling. "Ju mer du kan förmedla till någon som vet vad de gör inom ett område som inte lägger till ditt huvudfokus – vilket i det här fallet var försäljning – desto mer kan du fokusera på tillväxtutsikter", säger Rob.

Selwyn Pye, grundare av affärskonsultföretaget The Ngine Room, höll med om att det är viktigt för små och medelstora företag att frigöra sig från administrativa uppgifter för att kanalisera sin energi till försäljning. Han arbetar för närvarande med en kund som gör en rad förvärv och uppmuntrar små och medelstora företag att centralisera löner till en outsourcingleverantör. "Det kommer att minska kostnaderna för alla nya företag som de köper och hjälpa till att se till att varje företag fokuserar på sina tillväxtmål," sa Selwyn.

Navigera i komplex efterlevnad

Outsourcing av löner handlar dock inte bara om att fokusera på tillväxt. Det kan också hjälpa små och medelstora företag att hantera ett allt mer komplext efterlevnadslandskap. Katie Linstead, Business Development and Client Services Manager på Pay Check, berättade för deltagarna att nya kunder ofta hör av sig, efter att ha hamnat i en efterlevnadsmardröm.

Alla nya krav på efterlevnad av löner under de senaste åren har krävt investeringar i personalutbildning och teknik, plus årliga mjukvaruuppgraderingar. Inte nog med det, många nya regler är lätta att bryta mot och kan potentiellt förstöra ett företag. Den nya allmänna dataskyddsförordningen är ett exempel. Att dela ett Excel-kalkylblad som innehåller lönedata som inte är lösenordsskyddat kan lätt bryta mot de tuffa dataskyddsreglerna, men det händer fortfarande alltför ofta.

Outsourcing av löner gör allt detta till någon annans huvudvärk, sa Katie. "Många av kunderna vi pratar med är otroligt stressade, rädda och de vet inte riktigt hur de ska ta sig ur den situationen", tillade Katie. "En av de saker som vi ser när ett små och medelstora företag lägger ut entreprenad är att att ta bort den stressen gör att de kan komma över branten."

Revisorer lägger också ut entreprenad

Små och medelstora företag lägger ofta ut till sina revisorer, men även vissa revisorer tror i allt högre grad att outsourcing av specialistområdet löneadministration är bra affärsmässigt. Luke Streeter är grundare och Chief Delivery Officer för flinder, en internationell redovisnings-, konsult- och dataanalysverksamhet. Luke berättade för deltagarna att flinder lägger ut löner på uppdrag av sina kunder och för sina egna syften eftersom det inte är ett område som flinder gör eller vill specialisera sig på.

Daljit Virdee, chef för sin egen redovisningsverksamhet, DSV Accounting, började sin ekonomikarriär med att hantera stora lönelistor internt, bland annat för 20 år sedan.

Han berättade för deltagarna att disciplinen hade gått igenom så många förändringar och bult-ons – som arbetsplatspensioner – under åren att han nu föredrar att arbeta med en specialistpartner, av vilka många har skalan att ge verklig valuta för pengarna. Han ger råd att arbeta med lönepartner som är medlemmar i Chartered Institute of Payroll Professionals.

Inte alltid ett universalmedel

Några deltagare runt bordet varnade för att partnerskap på lönelistan inte alltid är ett universalmedel. Sophie Wright, direktör för WrightCFO – ett konsultföretag av deltidsanställda finansdirektörer och finansdirektörer som betjänar små och medelstora företag, sa att outsourcing av löner bara sparar tid om du väljer rätt partner. Enligt hennes erfarenhet kan löneleverantörer ofta göra misstag och detta innebär att små och medelstora företag inte bara måste lägga tid på att kontrollera leverantörernas arbete, det sänker också förtroendet som en kund har för dem. Robert Stell, grundare och direktör för revisionsföretaget Bradbury Stell, sa att hans erfarenhet är att hög personalomsättning på outsourcingföretag ofta är en faktor för dålig service.

"Lönerna är så personliga och när du missför dem ser hela finansavdelningen dålig ut och det kan ta evigheter att återuppbygga det förtroendet för finansavdelningen inom företaget," sa Sophie.

Välja en lönepartner

Luke betonade vikten för små och medelstora företag att välja en lönepartner som passar deras behov och delar deras varumärkesvärden, eftersom dåliga resultat på lönelistan i slutändan kan reflektera dåligt på deras eget varumärkes rykte. Ett små och medelstora företag som lovar sina kunder lyhördhet och smidighet bör till exempel leta efter liknande egenskaper hos sin lönepartner. Ett exempel på den smidigheten kan vara att flexa en tjänst efter ett SME:s behov, snarare än att förvänta sig att SME ska använda en fast tjänst.

Även om det är viktigt att utföra en noggrann due diligence när de väljer en löneleverantör, var deltagarna överens om att mun till mun och nätverk är bra vägar till att välja ut företag att överväga. Det fanns en tydlig enighet om att bra lönepartners borde vara tillgängliga, lyhörda och erbjuda en konsekvent tjänst.

Behåll den mänskliga kontakten

Framöver ville deltagarna se löneleverantörer utvecklas för att erbjuda en mer automatiserad och strömlinjeformad tjänst, som gör det möjligt för kunder att både tillhandahålla och söka löneinformation på resande fot via mobilappar. Det efterlystes också större integration med HR-system så att löneleverantörer kan komma åt data som nya anslutningsformulär och P45:er, som redan finns digitalt i sådana system.

Pay Checks Katie höll med om behovet av ett steg mot större automatisering men varnade för nödvändigheten av att upprätthålla mänsklig interaktion med kunder – något som i synnerhet små och medelstora företag fortfarande söker från sina lönepartners. Hon förklarade:"För framtiden för löneadministration, som vi ser det är, ja, omfamna tekniken, men vi är absolut fortfarande fokuserade på kundservicesidan av det också."