Den senaste implementeringen av Making Tax Digital var en enorm förändring för både företag och revisorer – och perioden med "mjuk landning" kommer utan tvekan att bjuda på en del möjligheter och utmaningar.

Men i grunden är det värt att komma ihåg att digital redovisning inte är en kortsiktig trend, och MTD är bara en del av det. Med tiden kommer allt fler delar av redovisningen att digitaliseras. Men förändringstakten kommer att vara olika för olika företag – tidiga användare kan mycket väl ha en tydligare färdplan på plats för digitalisering, medan andra kan ha svårt att veta var de ska börja. I båda fallen är det en nödvändighet att vara beredd att hantera förändringar.

Enligt min åsikt finns det fem nyckelfrågor som revisionsbyråer måste ställa när de förbereder sig för att migrera till en helt digital praxis:

1. Hur digital vill du att ditt företag ska vara om 12 månader, 3 år och 5 år?
2. Vad är din nuvarande teknikinställning och hur använder ditt team och dina kunder den?
3. Har du några viktiga luckor i kompetens, teknik eller processer, och hur kan du fylla dem?
4. Hur kommer du att kommunicera fördelarna med förändringarna till kunderna?
5. Är din ledningsgrupp och personal helt med ombord?

Ju mer digital ditt företag blir, desto mer värde får du. Men processen att bli digital kommer att bero på hur du hanterar övervägandena ovan, så låt oss titta på var och en i tur och ordning.

Hur digital vill du att ditt företag ska vara?

Du övergår inte till en helt digital praktik över en natt. Inte framgångsrikt i alla fall. Istället måste du planera förändringens omfattning och hur snabbt den kommer att ske baserat på ditt företags människor, kompetens, teknik och resurser.

Genom att veta vad ditt företag gör och inte har, kan du sedan sätta upp realistiska mål för 12-månaders, 3-års och 5-årsintervaller, allt i syfte att migrera till helt digital redovisning. Genom att fasa in övergången så här kan du skapa detaljerade planer för varje steg, vilket ger mer kontroll över processen.

Som en del av detta bör företag också sätta upp mål för hur många kunder de vill byta under en viss period. Se dock till att ta hänsyn till den teknik som varje klient har på plats när du gör detta.

Vad är din nuvarande teknikinställning?

De flesta företag använder nu åtminstone en del molnteknik, oavsett om det är i form av delade dokumentenheter, molnbaserade servrar eller sviter av molnbaserade appar. Det är därför viktigt att förstå i vilken utsträckning din personal och dina kunder redan använder dessa verktyg.

Som nämnts ovan, att veta vilken teknik ett företag har tillgänglig kan hjälpa dig att planera och sätta upp realistiska mål för att implementera en övergångsprocess. Och om personalen redan är bekant med att använda digitala verktyg och processer kommer de att anpassa sig lättare.

Att veta vad din personal och dina kunder har provat tidigare – tillsammans med eventuella problem – när det gäller att ta till sig ny teknik kommer också att hjälpa dig att identifiera och undvika potentiella hinder.

Slutligen, i en storskalig datamigrering, fundera över om du har rätt underlättande processer på plats för både skrivbord-till-moln och moln-till-moln dataöverföringar. Det förra är mycket vanligare, men de flesta leverantörer borde också kunna hantera moln-till-moln-processer.

Hur kan du fylla nyckelkompetenser, teknik och processluckor?

Att planera en övergång till digital redovisning bör innebära att man identifierar två saker från början:

1. Nyckelluckor i kompetens, teknik och processer på ditt företag.
2. Hur du fyller dessa luckor när du hittar dem.

Detta är viktigt eftersom dina kundrelationer beror på din personals kompetens – och tillförlitligheten hos den teknik de använder. Och du har inte råd att skada kundernas förtroende på grund av brist på rätt utbildning, expertis eller verktyg.

Du har till exempel inte råd att vänta tills efter övergången med att börja utbilda personal i hur man stämmer nya processer och teknik. Detta skulle göra ändringarna svåra att genomföra och kan leda till misstag eller förbiser. Som sådan måste du se till att du har rätt personer, team och partners för att ta ansvar för viktiga förändringsledningsuppgifter. Det är också viktigt att lägga resurser på övergången – du kan inte vara halvt inne och halvt ute.

Hur kommer du att kommunicera förändringen till kunderna?

För att säkerställa en smidig förändring till en helt digital praxis måste du hålla dina kunder informerade under hela övergångsprocessen. Så som en del av din initiala plan bör du ha en tydlig process på plats för att kommunicera med kunder, som förklarar övergångens karaktär och tidsskala och, ännu viktigare, hur den kommer att påverka dem. Framför allt, se till att kunderna förstår fördelarna med förändringen – och var tydlig med hur du kommer att hjälpa dem att inse dessa fördelar.

En avgörande övervägande här är om man ska göra vissa verktyg eller processer obligatoriska för kunder. I vissa fall kanske klienter inte är förtjusta i att få veta vad de ska göra. Men det är därför du måste tydligt kommunicera dina skäl för att göra nödvändiga ändringar.

Hur kan du få personal ombord?

Precis som du behöver kommunicera tydligt med dina kunder, bör alla inom ditt företag vara fullt informerade om övergångsprocessen. Personalen måste ha rätt insikt i förändringarnas omfattning och tidsplan, utan oklarheter om hur deras arbete kan komma att förändras efter övergången. Se till att förklara hur företaget kommer att hjälpa befintlig personal att anpassa sig till förändringen, och beskriva planer för utbildningssessioner om ny teknik och krav.

Och hur är det med din ledningsgrupp? Tja, även om de inte är direkt involverade i att planera och genomföra övergången, bör du definitivt se till att de hålls så välinformerade som möjligt under hela processen.

Dessutom är anställning en viktig faktor. Du kan bli frestad att prioritera att ta med den mest erfarna redovisningspersonalen ombord, men det är lika viktigt att anställa personer med rätt entusiasm för att lära sig använda ny teknik.

Fördelarna med att göra rätt digitala förändringar

Så, med alla ovanstående överväganden i åtanke, vilka är fördelarna med att gå över till en helt digital redovisningspraxis? Några framträdande exempel inkluderar:

• En förenklad efterlevnadsprocess via större automatisering
• Insikter om prestanda och tillväxtmöjligheter
• Bättre analys och riskreducering i projekt och satsningar
• Automatisk hantering av konton
• Repeterbara, transparenta system
• Efterlevnad av lagändringar i teknikkrav

Sammanfattningsvis kommer övergången till en helt digital praktik i de flesta fall att bli långdragen och inte utan sina utmaningar. Fördelarna är dock betydande – vilket ger företag ett ännu större incitament att komma igång nu om de inte redan har gjort det.

Will Farnell, grundare av Farnell Clarke och konsult på Soldo

.