Resursplanering för företag (ERP)-system kan verkligen förändra spelet för revisionsbyråer.

Där de en gång var tvungna att hålla reda på flera processer som var nödvändiga för att driva företag, kan implementeringen av en enda mjukvara nu avsevärt förenkla saken.

ERP samlar många av dessa viktiga affärsfunktioner i en gemensam databas.

Gör livet enklare

Det finns många fördelar med affärssystem och i huvudsak handlar de alla om att göra livet enklare för dig och ditt företag.

Och när livet är lättare för dina anställda, kommer detta säkert att hjälpa dina kunder också. Inte övertygad än? Låt oss ta en titt på några av dessa skäl mer i detalj.

Här är en lista över några av de viktigaste fördelarna med ERP-system. För att bättre illustrera dessa kommer vi att använda Microsoft Dynamics 365 Business Central som en typ av fallstudie och lyfta fram fördelarna med verkliga exempel.

1. Strömlinjeforma processer och förbättra produktiviteten

Detta är en viktig fördel med ett affärssystem. Ju mer ditt företag växer, desto mer komplex kommer din verksamhet att bli. Tack och lov ger ERP-system en plattform för dig att effektivisera och standardisera processer, vilket i slutändan kommer att hjälpa dig att bli mycket mer effektiv i hela din verksamhet.

Data behöver inte matas in manuellt, så det finns inget mer beroende av manuella kalkylblad – OCR effektiviserar datainmatningen genom att skapa transaktioner åt dig. Med hjälp av arbetsflöden kan du effektivisera din godkännandeprocess och säga adjö till att använda papper eller skicka e-post. Det finns ett enda "out of the box"-system, så ingen tid slösas bort på att överföra mellan flera program. Med en centraliserad databas har alla full insyn i allt, vilket innebär att du kan börja se helheten med "en version av sanningen"-data och fatta välgrundade beslut i realtid.

2. Framtidssäkra ditt företag

Ett av huvudmålen för många företag är tillväxt. Men att uppnå detta är inte alltid lätt – särskilt när du tänker på att du behöver ett flexibelt system som kan anpassas till och växa med dina affärsbehov. Utlägg för ett nytt system måste visa en avkastning på investeringen, och du vill absolut inte betala för något nu som kommer att behöva ändras om några år. Du behöver en anpassningsbar lösning.

Det är här framtidssäkring blir en väsentlig och en av de grundläggande fördelarna med affärssystem. Bra affärssystem underlättar framtida tillväxt och är smidiga nog att växa med dig. Ett modernt affärssystem bör använda den allra senaste och bästa tekniken, med pågående investeringar från leverantören för att säkerställa att den ligger före kurvan och har förmågan att ge mervärde när och när du behöver det.

3. Erövra efterlevnad

Detta är en fördel med ERP-programvara som ofta kan förbises. Att uppfylla efterlevnadskraven för din redovisningsverksamhet kan vara tufft, särskilt när regelverken ofta ändras hela tiden. Ett affärssystem låter dig hålla reda på dessa förändringar och hjälper till att hantera dem åt dig. Spårning av regelefterlevnad blir prioriterad och helt automatiserad, så att du kan förvänta dig mer exakt finansiell redovisning, bättre produktspårbarhet och överlägsen kvalitetskontroll. Dessutom kommer alla externa revisorer att kunna se exakt vem som har arbetat med vad, med omfattande granskningsloggar tillgängliga på ett ställe.

Ett modernt affärssystem bör levereras med efterlevnadsstöd som standard; certifierad av HMRC for Making Tax Digital , och även ta upp många viktiga GDPR-krav. Vetskapen om att ditt affärssystem stödjer ditt företags GDPR-skyldighet är en av de stora fördelarna med affärssystem. Du bör dock alltid söka ytterligare juridisk rådgivning för att säkerställa att du är helt kompatibel med GDPR.

4. Förbättra teamsamarbetet

En annan av kärnfördelarna med affärssystem är samarbete. Med ett affärssystem kan du föra alla delar av din verksamhet närmare varandra och eliminera silos. Dess centraliserade datasystem möjliggör större samarbete mellan ditt företag, särskilt om det är en molnbaserad lösning; oavsett om folk är på kontoret, arbetar hemifrån eller till och med på en affärsresa utomlands, så länge de har en internetanslutning kan de anställda arbeta tillsammans.

Ett uppdaterat affärssystem bör vara molnbaserat och helt tillgängligt – stationära datorer, mobiler, surfplattor, du kan komma åt det du behöver på vilken enhet som helst, i vilken webbläsare som helst. Detta ger medarbetarna mycket mer frihet att samarbeta i realtid, oavsett var de befinner sig. Outlook-integration visar kund- och leverantörsdata, så du behöver inte vända dig till din ekonomiavdelning för att göra en gäldenärsrapport för att avgöra om de är skyldiga dig pengar och om du ska utföra deras beställning.

5. Få flexibilitet

När det kommer till affärssystem är det inte ett fall som passar alla. De flesta affärssystem är utformade för att integreras sömlöst med andra program, inklusive e-handelsplattformar, CRM-system och Office-applikationer. De är också modulära, så du kan välja att utöka eller anpassa dem för att möta dina egna unika krav, vilket ger dig friheten att göra saker på ditt sätt.

Business Central är ett "out of the box"-system integrerat med Office, Outlook och Power BI. Det kan enkelt integreras med andra system för att göra ditt liv enklare. Outlook-integration låter dig skicka kopior av fakturor, kontoutdrag, skapa order och nya konton utan att lämna Outlook, vilket gör att du slipper navigera mellan produkter för att utföra vardagliga uppgifter. Kreditkontroll kan även genomföras inom Outlook, all information finns för att användaren ska kunna jaga förfallna fakturor, skicka kopierade och utdrag. Microsoft tillhandahåller alla verktyg som behövs för att skapa automatiserade realtidsintegrationer, plus att vi enkelt kan skapa appar för anpassning.

6. Säkra ditt företag

När det gäller att investera i en ny mjukvara är frågan om säkerhet en viktig fråga. Du måste veta hur säker det är att använda och vilka åtgärder som finns för att hålla din data säker. Detta gäller särskilt ERP-system, på grund av känsligheten över kundernas finansiella data.

ERP-lösningar har brandväggar och kontroller på plats för att begränsa användarnas behörigheter, samt integritetspolicyer som hjälper till att hålla data korrekt och säker hela tiden. Eftersom Microsoft är ett så stort företag drar de enorm nytta av skalfördelarmodellen. På grund av detta ger deras Azure Cloud computing-tjänst som stöder Business Central en nivå av säkerhet och efterlevnad som inget små och medelstora företag skulle ha råd med eller uppnå med sin interna struktur på plats.

7. Kostnadsbesparingar och ROI

Den kanske största fördelen med affärssystem är resultatet av alla de som kom tidigare. Med effektivare processer, bättre tidsbesparande funktioner och mindre risk för de kostsamma konsekvenserna av bristande efterlevnad och dataintrång kommer ditt företag säkerligen att se enorma besparingar.

Med de senaste ERP:erna på marknaden behövs inga dyra uppgraderingar för att bli kompatibel eller för att ditt företag ska växa. Snabb implementering innebär minimal stilleståndstid, och genom att eliminera behovet av att utföra manuella eller repetitiva uppgifter kan anställda fokusera på att göra de saker som betyder mest för ditt företag.

En annan fantastisk kostnadsbesparande funktion är SaaS-licensiering. Det betyder att du inte behöver köpa en licens i förväg, så kostnaderna kan fördelas över året, vilket ger dig mer kontroll över dina utgifter.

Sluta tankar

För all del, detta är inte en uttömmande lista. Det finns många fler fördelar med affärssystem, som alla är utformade för att göra det enklare att driva ett företag. Om du är intresserad av att ta reda på mer, antingen om Business Central eller affärssystem i allmänhet, eller om du behöver lite vägledning i beslutsprocessen, kan vi hjälpa dig.

På Xpedition är våra ERP-experter specialiserade på redovisning och förstår de krav som behövs för din sektor. Gå med i ett av våra kostnadsfria evenemang för att upptäcka mer.