Kanske funderar du på att köpa bokföringsprogram för första gången. Eller så är du äntligen redo att byta mjukvaruleverantör. Vid något tillfälle kan du undra hur du väljer bokföringsprogram. Det finns så många alternativ där ute att även att veta var man ska börja välja rätt bokföringsprogram kan kännas omöjligt. Den här artikeln hjälper dig att lära dig hur du väljer bokföringsprogram som passar dina behov.

Hur du väljer rätt bokföringsprogram för ditt företag

Hur du väljer rätt bokföringsprogram för ditt lilla företag kan få ditt huvud att snurra. Ditt företag har specifika behov. Och med så många mjukvarufunktioner, prispoäng, tidslinjer för åtaganden (engångsavgift eller prenumeration) och allt annat kan det vara svårt att hålla saker och ting på rätt plats.

För att sortera igenom dina alternativ, överväg följande fem tips.

1. Välj bokföringsprogram som passar din budget

Innan du sätter igång bör du veta att kostnaden för bokföringsprogram varierar. Beloppet ökar ofta med antalet funktioner som programvaran tillhandahåller. Vill du ha fler funktioner? Du kanske måste lägga ut lite mer pengar.

Det är viktigt att förstå hur priset står i jämförelse med tillgängliga funktioner när du väljer bokföringsprogram. Det sista du vill ha är överprissatt programvara med en massa funktioner som du aldrig kommer att använda. Kontrollera och se om programvaran erbjuder en gratis provperiod eller självstyrd demo innan du köper. Om de gör det kommer du att lära känna programvarans funktioner innan du förbinder dig.

Se upp för hur du debiteras för programvaran. Mjukvaruföretag har ofta olika metoder för att debitera användare. Vissa program säljs till en stor engångsavgift. Beroende på programvaran kan du behöva betala extra kostnader för uppdateringar när de dyker upp. Om så är fallet kommer du inte att kunna planera i förväg för den nya avgiften. Om uppdateringen behövs måste du betala för den.

Andra program fungerar med en månads- eller årsprenumeration. De säljs ofta i paket med en differentierad prisstruktur som gör att du kan välja exakt vad du behöver. Om du väljer programvara som tar ut en månadsavgift bör du känna till villkoren innan du prenumererar.

Se till att du förstår ditt kontrakt – är det flexibelt eller järnklädd? Om du bryter ett kontrakt kan du bli debiterad en avgift.

Sist men inte minst:se upp för de dolda eller extra avgifterna. Du vill inte bli överraskad av extra kostnader för att skapa fakturor, köra rapporter, tillhandahålla installation, kundservice och datalagring.

2. Den bästa bokföringsprogramvaran är den du vet hur man använder

Om du är som många småföretagare har du en djup kunskap inom ditt specifika område, inte redovisning. Du vill inte ägna din arbetsvecka åt att lära dig bokföring.

Visst, du kanske inte tekniskt vara bokhållare, men du är inte ny på penninghantering. Du har skött din ekonomi ända sedan du först diskuterade om du skulle bryta din spargris eller fylla den lite till.

Med det sagt kommer bokföringsprogram med alla olika typer av kompetensnivåer i åtanke. Vissa är enkla och gjorda för icke-revisorer. Andra är mer lämpade för revisorer. I slutändan spelar det ingen roll vem du är. Du bör leta efter programvara som erbjuder gratis resurser och kundsupport. På så sätt, om du behöver lära dig något nytt, finns det ett enkelt sätt att se till att du har rätt information.

3. Bestäm vilka funktioner du behöver för bokföringsprogram

Det som är bra med att ha så många funktioner att välja mellan är att du får hitta den bokföringsprogramvara som passar dina behov som handen i handsken.

Här är några vanliga funktioner som du kan stöta på:

• Skapa och spåra fakturor
• Betala leverantörer
• Sammanställ bokslut
• Behandla kreditkort
• Integrera med bankkonton
• Spela in kundhistorik

Vi älskar alla en bra checklista. För att hjälpa dig att organisera din sökning, gör en checklista med alla funktioner du behöver. Prioritera listan från de mest nödvändiga funktionerna till de minsta.

Hitta en mjukvarulösning som stödjer både nuvarande behov och framtida behov. Hitta programvara som kan växa med ditt företag.

4. Ägare som är på språng måste leta efter flexibilitet

Om du finner dig själv löst definiera ordet "kontor" för att inkludera kaféer, flygplatslounger och din favoritrestaurang, kanske du vill titta på molnbaserad bokföringsprogramvara.

Molnbaserad programvara lagrar information online så att du kan komma åt programmet var som helst med vilken enhet som helst ansluten till internet. Det finns många fördelar här:Du är inte bunden till ett skrivbord och du behöver inte oroa dig för att förlora bokföringsinformation om din dator kraschar mot dig.

Om du väljer datorprogramvara bör du känna till riskerna. Den enda datorn och dess hårddisk blir mittpunkten i din arbetsvecka. Och programvaran är bara tillgänglig för dig om din dator är i toppform. Krascher, vattenskador och strömavbrott kan orsaka förödelse i din bokföring.

5. Se till att kvalitativ kundsupport finns där när du behöver den

Du kanske har frågor eller behöver hjälp med att förstå din nya programvara. Och när den tiden kommer vill du ha ett supportteam som kan hjälpa till snabbt och enkelt. Kvalitativ kundsupport som är kunnig och lätt att få tag på kommer att vara nyckeln till att byta över till ny programvara.

Här är några frågor att tänka på när du tänker på kundsupport:

• Är supporten gratis, eller finns det ytterligare, till och med återkommande avgifter?
• Vilken tidszon befinner de sig i? Se till att du inte förlorar för mycket tid mellan olika tidszoner.
• Är supportteamet erfaret och kunnigt om programvaran och dina behov?
• Finns det mer än ett sätt att få tag i kundsupport (t.ex. telefon, e-post, onlinechatt)?

Det är lätt att svara på dessa frågor. Ring kundsupportteamet och fråga dem helt enkelt. Ha en penna eller penna till hands – du kanske vill göra några anteckningar. Du kommer att kunna säga ganska snabbt om de är rätt kundsupportteam för dig.

Som tur är behöver det inte vara det! Läs vår kostnadsfria guide, Hur man väljer bokföringsprogram:10 saker att tänka på , för att lära dig hur enkelt det kan vara att välja bokföringsprogram. Inuti kommer du att lära dig mer om nödvändiga funktioner och hur programvara ska matcha dina redovisningsmetoder.

Hur man väljer bokföringsprogram

Objekten som listas ovan är bara en utgångspunkt. Du måste också tänka på följande:

• Rapporter: Leta efter lättlästa rapporter som kan delas med din revisor, chefer eller andra betrodda medarbetare.
• Redovisningsmetod: Välj bokföringsprogram som matchar din föredragna bokföringsmetod.
• Säkerhet: Se till att programvaran har dina säkerhetsintressen i åtanke.
• Engagemang: Välj månad till månad eller årliga åtaganden (beroende på vad som passar dina behov).
• Recensioner: Lita på kunder som har använt programvaran i veckor, månader och till och med år – låt dem berätta hur bra programvaran är.

Den här artikeln har uppdaterats från det ursprungliga publiceringsdatumet den 4 februari 2017.