Många småföretag ger kunder kredit istället för att samla in pengar vid försäljningsstället. Verksamheten tillhandahåller en vara eller tjänst och kunden betalar vid ett senare tillfälle. Fakturerar du dina kunder? Om så är fallet behöver du en inkassostrategi för småföretag.

Vad är inkasso av småföretag?

Ditt företag kan ge mycket försäljning. Men om du inte kan få kunderna att betala i tid kommer du att få allvarliga problem med företagets kassaflöde. En inkassostrategi för småföretag bör hjälpa dig att skapa ett stadigt inflöde av kontanter, uppmuntra till betalningar i tid och kartlägga hur du hanterar sena inkasso.

Av olika anledningar betalar kunder ibland inte sin faktura. Vanligtvis faller en kund som betalar för sent under någon av följande kategorier:

1. De vill betala men kan inte på grund av ekonomiska problem.
2. De försenar avsiktligt betalningar för att hantera sina pengar.
3. De undviker betalning helt och hållet.

Det är mer sannolikt att du samlar in pengar från de två första typerna av sent betalande kunder. Du kan försöka få tillbaka en del av eller full betalning. I de flesta fall betalar inte den sista kunden. Ha dessa typer av sena betalare i åtanke när du skapar din företagsindrivningsstrategi.

7 tips för hur du samlar in en skuld

Det finns inget sätt att avsluta sena betalningar helt och hållet. Att hantera sent betalande kunder är en del av att äga ett företag. Men du kan vidta åtgärder för att minimera insamlingsproblem. Prova dessa sju tips för småföretagssamlingar.

1. Skriv din policy skriftligt

Många gånger går specifika anvisningar in i ena örat och ut genom det andra när du säger dem verbalt. Det är mänsklig natur. Vi är inte utformade för att komma ihåg varje detalj i våra dagliga samtal.

Skriv ner din inkassopolicy för att ge kunden en referens. Inkludera dina fakturabetalningsvillkor på räkningar och andra kunddokument. Om du inte får pengar inom förfallodagen, skicka ett inkassobrev. Spara kopior av alla insamlingsdokument för dina register.

2. Kommunicera tydligt

En bra insamlingsstrategi handlar om att kommunicera med kunder. Ju mer öppen du är om betalningsförväntningar, desto lättare är det för kunderna att betala dig. Låt dem inte gissa om någon del av processen.

Upprätta en betalningspolicy innan du slutför en försäljning. Se till att kunden förstår och godkänner villkoren, inklusive förseningsavgifter.

Oavsett om du pratar i telefon eller skickar ett inkassobrev, glöm inte att en person tar emot ditt meddelande. Sättet du presenterar dig på har en stor roll för hur snabbt du får betalt. Var tydlig, artig och professionell för att skapa lojala kunder.

3. Var uppmärksam på timing

Snabbhet är nyckeln när det gäller att få betalt för dina varor och tjänster. Dröj inte med att kontakta kunder när betalningarna börjar sakta ner. Fakturera en kund direkt efter en försäljning. Om förfallodatumet passerar, fakturera kunden omedelbart. Skicka påminnelser med jämna mellanrum med all information som en kund behöver för att betala dig.

4. Visa medkänsla

En fördel med att äga ett litet företag framför ett stort företag är att du kan lära känna dina kunder. Du kanske kan lyssna på deras omständigheter och omförhandla betalningsvillkoren.

Försök att komma på unika lösningar för kunderna, snarare än att ge ett standardultimatum. Du kan behöva bli kreativ, men den extra ansträngningen kommer sannolikt att löna sig i det långa loppet.

Gör ditt bästa för att utarbeta en betalningsplan eller andra arrangemang med kunden som inte har betalat sin faktura. Arbetslöshet, skada, sjukdom eller något annat akut problem kan ha distraherat kunden. Eller så kan räkningen ha blivit felplacerad. För att behålla kundnöjdheten, ge alternativ.

5. Håll ansträngningarna korta och professionella

Även om medkänsla är viktigt, bli inte för personlig när det gäller insamling av pengar. Var kort och professionell när du kontaktar sent betalande kunder. Låt dem veta att du är villig att arbeta med deras omständigheter, men gräv inte i detaljer om varför de inte har betalat. Du vill inte låta hotfull eller som att du personligen attackerar kunden.

Att trakassera sent betalande kunder kan leda till att du bryter mot lagar om inkasso av småföretag. Du kan sluta med en rättegång och förstört rykte. Kontakta inte kunden för mycket eller ring inte under sena timmar. Var specifik om varför du kontaktar kunden, men förbli professionell.

6. Använd en inkassobyrå

Ditt primära mål bör vara att få kunden att betala räkningen med minsta möjliga ansträngning och kostnad. Men någon gång kanske du väljer att anlita en inkassobyrå.

Om du skickar obetalda konton till en inkassobyrå, se till att få referenser och välj ett välrenommerat företag. Räkna med att betala en avgift, antingen baserat på det insamlade beloppet eller den tid som går åt till att samla in pengarna.

7. Vet när du ska sluta

Insamling av pengar tar mycket tid och energi. Vissa betalningar kanske inte är värda besväret det tar att samla in dem. Om dina ansträngningar på ett specifikt konto slösar mycket resurser, överväg att minska dina förluster. Anteckna situationen för framtida referens. I vissa fall kan du skriva av osäkra fordringar.

Behöver du ett enkelt sätt att fakturera kunder? Med Patriots bokföringsprogram online kan du skapa obegränsade fakturor och spåra obetalda räkningar i några enkla steg. Vi erbjuder gratis, USA-baserad support. Prova det gratis idag.