Att sälja produkter eller tjänster till kunder är ditt huvudmål. Ibland, istället för att samla in pengar direkt i utbyte mot ditt erbjudande, skickar du en faktura till kunden. Vad är en faktura?

Vad är en faktura?

En faktura är en faktura som skickas till en kund efter att de redan har fått en produkt eller tjänst. Om en kund köper något utan att betala direkt skickar du en faktura. En faktura som skickas till en kund kallas en försäljningsfaktura.

Du kan också få fakturor från dina leverantörer. Dessa kallas inköpsfakturor eftersom du har gjort köpet och är skyldig leverantören.

Fakturor kan distribueras elektroniskt eller via post. De flesta företag skickar fakturor via e-post.

Det finns olika tidpunkter du kan fakturera en kund. Du kan ge en faktura med en levererad produkt eller ett visst antal dagar efter genomförd försäljning.

Innan du fakturerar en kund kan du skicka dem en uppskattning som beskriver jobbet du ska utföra eller de produkter du kommer att tillhandahålla (det är därför du också behöver veta vad du ska säga när du skickar en uppskattning).

Vad är syftet med en faktura?

Fakturor fungerar som register för ditt företag. Syftet med en faktura är att hålla ordning och reda på vilka kunder som är skyldiga dig. Och du vet när betalningarna är försenade.

En faktura är också en post för den som tar emot dem (dock är det en markant skillnad mellan faktura och kvitto). Skapa en faktura som fungerar som ett kvitto, så att kunden får veta vilket belopp de är skyldig ditt företag och när det förfaller.

Om du använder periodiserad redovisning, registrera beloppet på fakturan som kundfordringar i dina böcker. Kunden är skyldig dig pengarna för varan eller tjänsten. Fakturor hjälper dig att se till att dina bokföringsböcker är korrekta.

Vad används fakturor till? När det kommer till kritan är en faktura det som leder till en betalning från en kund. Utan en faktura, och utan en korrekt utförd faktura, kommer du att ha ett långsamt kassaflöde. För att få pengar från kunder måste du påminna dem om att de är skyldiga dig pengar med en faktura.

Om du blir granskad av IRS, måste du ha ekonomiska uppgifter, inklusive fakturor. Förvara kopior av dina fakturor (antingen elektroniska eller papper) på en säker plats för korrekt fakturaspårning.

Så skapar du en faktura

En faktura är ett viktigt register, så du måste veta hur du fakturerar kunder. Innan du skickar en faktura, se till att den är korrekt. Om det finns felaktigheter kan det sakta ner processen med att samla in pengar.

Du kan använda bokföringsprogram för att skapa och skicka fakturor. Eller så kan du skapa fakturamallar från början. Oavsett om du automatiserar fakturaprocessen eller inte, förstå de olika delarna av en faktura.

Delar av en faktura

Vad innehåller en faktura? Märk en faktura tydligt så att kunden vet vad det är. Alla fakturor ska innehålla samma grundläggande information:

• Fakturadatum: Detta visar kunden det datum då fakturan skapades.
• Kundinformation: Ange tydligt kundens namn, företag (om tillämpligt), adress och telefonnummer på fakturan.
• Säljarinformation: Inkludera ditt företags namn, adress, e-postadress och telefonnummer. På så sätt kan en kund kontakta dig om de har några frågor.
• Inköpta varor och/eller tjänster: Lista ut exakta produkter eller tjänster, kvantiteter och priser som fakturan gäller. En bra beskrivning kommer att lindra potentiell förvirring.
• Totalt belopp som ska betalas: Efter att ha lagt samman summan och momsen (om tillämpligt), inkludera det totala beloppet som kunden är skyldig dig. Om de betalade en del av summan vid köptillfället, se till att ta hänsyn till det.
• Betalningsvillkor: Du måste inkludera fakturabetalningsvillkor som specificerar när betalningen förfaller. Ange också betalningsmetoder du accepterar. Skriv var kunden kan göra checkar betalbara till. Om du erbjuder rabatter för tidiga betalningar, skriv det på fakturan.
• Fakturanummer: När du skapar en faktura, se till att numrera den. Och anteckna fakturanumret i ditt företagsregister. Ett fakturanummer gör att du enkelt kan slå upp fakturan i framtiden. Låt oss säga att en kund ringer med frågor om sin faktura. De kan ge dig fakturanumret så att du kan hitta dem i ditt system.

Du kan behöva skicka efterföljande påminnelser om kunden inte kommer att betala dig. Fortsätt att kontakta kunden (artsamt) om de inte har betalat efter förfallodagen. Om en kund tappar bort sin faktura, skicka en annan till dem.

Exempel på faktura

Här är ett exempel på en faktura:

Behöver du hjälp med att skapa fakturor? Patriots onlinebokföring för småföretag låter dig skapa fakturor med din företagslogotyp och e-posta dem till dina kunder. Programvaran för register och genererar rapporter så att du enkelt kan hantera dina fakturor. Prova det gratis idag!