Som småföretagare kan du erbjuda flera betalningsalternativ till dina kunder. Ett sätt att ta emot pengar är att acceptera checkbetalningar. För att bredda betalningsalternativen för ditt företag måste du veta hur du accepterar personliga checkar.

Så här accepterar du checkbetalningar

Om du bestämmer dig för att acceptera checkar, tänk på några viktiga punkter för ditt lilla företag. Följ några enkla steg för att samla in giltiga checkar och sätta in dem korrekt.

När du får en check, kontrollera att den är skriven för rätt belopp. Det numeriska beloppet och det utskrivna beloppet ska vara detsamma. Acceptera inte checkar för mer än det totala beloppet.

Checken ska innehålla personlig information och bankinformation. Följande detaljer ska vara korrekt skrivna eller tryckta på checken:

• Betalarens fullständiga namn
• Aktuellt datum
• Bank-ID-nummer inklusive konto- och routing-/ABA-nummer
• Betalningsmottagarens namn (du eller ditt företag)
• Dollarbelopp
• Signatur

När du har verifierat informationen, sätt in checken så snabbt som möjligt. Uppenbarligen, ju snabbare du sätter in checken, desto snabbare får du betalt. Du vill inte heller vänta för länge eftersom vissa banker inte låter dig sätta in checkar efter ett visst antal månader. Kom i tid med checkinsättningar för att upprätthålla ett sunt kassaflöde för småföretag, och se till att du får bra checkar.

Kontrollera acceptanspolicy

Skapa en checkpolicy om du planerar att acceptera checkar för betalning. Acceptanspolicyn för checkar hjälper dig att identifiera och undvika kontroller av icke-tillräckliga medel (NSF) på ditt företag. Policyn bör beskriva hur du och dina anställda hanterar checkar och insättningar.

Utbilda anställda i procedurerna för mottagande av checkar och hur de ska hantera kontroller. Se till att du och dina anställda vet hur man upptäcker en dålig kontroll.

Acceptera checkar online

En onlinecheck, eller e-check, är en typ av elektronisk överföring av pengar som bearbetas genom ett ACH-system (automated clearing house). Betalningen görs via internet eller annat datanätverk.

Checkhantering online förvandlar en papperscheck till en elektronisk överföring. Checken sätts in på ditt konto automatiskt, så att du får betalt direkt.

E-checkar behandlas som kreditkort men har lägre avgifter. Kunden skriver en papperscheck på försäljningsstället och du sveper in den i en maskin. Läsaren fångar informationen på checken. Du kan ange ytterligare information för att genomföra en engångsbetalning från kundens konto.

Att acceptera checkar online kan också göras på din webbplats. En kund anger routing- och bankkontonummer på din webbplats, tillsammans med annan relevant information. Checken behandlas online och du får betalning direkt. Detta gör det enkelt och bekvämt att acceptera elektroniska checkbetalningar från kunder.

Checkhantering online erbjuder vanligtvis flera säkerhetsfunktioner för ditt företag. Dessa funktioner inkluderar autentisering, digitala signaturer och kryptering. Beroende på betalningsprocessorn verifieras checken vid försäljningsstället. På så sätt vet du om kontrollen är bra innan kunden lämnar ditt företag.

För- och nackdelar med att acceptera checkbetalningar

Att acceptera checkar kan vara fördelaktigt för många småföretagare. Men när du accepterar personliga checkar kan ditt företag också möta vissa utmaningar. Ta en titt på för- och nackdelarna med att acceptera checkbetalningar.

Fördelar med att ta emot checkar

Följande är sätt på vilka checkbetalningar kan gynna ditt företag.

Betala lägre behandlingsavgifter

Personliga checkar kostar vanligtvis ett företag mindre än kredit- och betalkort. För att acceptera kredit- och betalkortsbetalningar måste du använda en kortbehandlare. Korthandlare tar ut en procentandel av varje försäljning som görs på ett kredit- eller betalkort.

Vanligtvis har papperscheckar inga avgifter förknippade med att sätta in pengar. Och avgifterna för behandling av onlinecheckar är lägre än kredit- och betalkort.

Utöka din kundräckvidd

Checkar kan öppna ditt företag för en ny kundmarknad. Att acceptera checkar på ditt företag ger kunderna ett annat betalningsalternativ. Vissa människor föredrar att betala med checkar. Genom att acceptera checkar behöver kunderna inte ha med sig mycket kontanter eller debitera beloppet på ett kreditkort.

Öka din B2B-försäljning

Vissa typer av kunder tenderar att betala med checkar oftare än andra. Till exempel föredrar många företag att betala sina leverantörer med checkar. Om du mestadels gör företag-till-företag-försäljning kan du ha nytta av att acceptera checkbetalningar.

Nackdelar med att acceptera checkar

Tänk på dessa nackdelar innan du accepterar checkar på ditt företag.

Det tar längre tid att få pengar

När en kund betalar med en papperscheck har du inte direkt pengar på handen eller bankkontot. Du måste ta extra steg för att sätta in checken. Att acceptera checkar lägger till mer till din att-göra-lista och tar tid från andra affärsuppgifter.

Kontroller kan vara obekväma

Vissa kunder gillar inte checkbetalningar, har ett checkhäfte eller vill fylla i checkar för att göra inköp. Om du begränsar alternativen till att ta emot kontanter och checkbetalningar kan det sluta med att du avvisar kunder som vill använda kreditkort.

Alla kontroller är inte bra

Ibland studsar checkar på grund av att kontot är stängt eller har otillräckliga medel. När en check studsar får du inga pengar. Du måste spåra kunden och ta betalt från dem. Insamlingsprocessen kan vara besvärlig. Du kanske aldrig någonsin kan samla in pengar för den dåliga checken, vilket innebär att du inte får betalt för varan eller tjänsten du tillhandahållit. Du kanske måste skriva av det som osäkra fordringar.

Behöver du ett enkelt sätt att spåra checkar och andra betalningar till ditt företag? Patriots bokföringsprogram online är lätt att använda och gjord för icke-revisorer. Vi erbjuder gratis, USA-baserad support. Prova det gratis idag.