Om du är som många småföretagare skickar du kunderna räkningar efter att du tillhandahållit en produkt eller tjänst. Ett effektivt faktureringssystem ger kunderna mer flexibla betalningsalternativ. Du måste veta vilka typer av fakturor som ska skickas till kunder för olika situationer.

Typer av fakturor

Det finns många olika typer av fakturor du kan skicka till kunder. Varje typ av faktura har ett specifikt syfte. Följande är sex typer av fakturor inom bokföring som du kan skicka till kunder.

1. Proformafaktura

En proformafaktura är inte ett betalningskrav. Du kan se det här dokumentet som en förhandsfaktura. Du skickar en proformafaktura innan du slutför arbetet för en kund.

Proformafakturan visar kunden hur mycket du ska betala när du levererar en produkt eller utför en tjänst. Du kan också använda en proformafaktura för att visa värdet på föremål du ger bort, till exempel en gåva.

Vanligtvis uppskattar en proformafaktura det arbete du kommer att göra och hur mycket varor kommer att kosta. Proformafakturan representerar ett åtagande att tillhandahålla något. Villkoren i en proformafaktura kan ändras allt eftersom projektet fortskrider.

2. Mellanfaktura

En mellanfaktura delar upp värdet av ett stort projekt i flera betalningar. Du skickar mellanfakturor när du slutför det stora projektet.

Ju större projekt, desto mer spenderar du på arbete, material och andra driftskostnader. Interimsfakturor hjälper dig att hantera ditt småföretags kassaflöde för stora jobb. Du behöver inte vänta till slutet av projektet för att få betalningar. Istället kan du använda pengar från mellanfakturor för att täcka en del av kostnaderna.

3. Slutfaktura

Som namnet antyder skickar du en slutfaktura efter att du har slutfört ett projekt. Den slutliga fakturan låter kunden veta att arbetet är utfört. Till skillnad från en proformafaktura är slutfakturan ett betalningskrav.

Din slutfaktura bör innehålla en specificerad lista över de produkter och tjänster du tillhandahållit. Du bör också notera den totala kostnaden, förfallodatum och betalningsmetoder.

Se till att skicka slutfakturor direkt via post eller online efter avslutat arbete. På så sätt kan du hålla pengarna flöda in i ditt företag i en sund takt och undvika inkassoproblem.

4. Förfallen faktura

Ibland betalar inte dina kunder dig före förfallodagen på den slutliga fakturan. När detta inträffar måste du skicka en förfallen faktura. Skicka förfallna fakturor direkt efter att en faktura blivit försenad.

En förfallen faktura påminner kunderna om att deras förfallodatum har passerat. Inkludera all information från slutfakturan på den förfallna fakturan. Inkludera även eventuella förseningsavgifter eller räntor som straffar kunden för att betala för sent.

Om förfallna fakturor inte fungerar kan du behöva ta ett annat tillvägagångssätt för kunder som inte kommer att betala. Överväg att ändra dina betalningsvillkor, skapa en betalningsplan eller anlita en inkassobyrå.

5. Återkommande faktura

Använd återkommande fakturor för att fakturera kunder för löpande tjänster. Du tar ut samma belopp med jämna mellanrum, liknande vissa elräkningar.

Att använda ett återkommande faktureringssystem fungerar bra för prenumerationsbaserade företag. Och du kan använda återkommande fakturor om dina kunder har medlemskap i ditt företag. Om du till exempel äger ett gym och medlemmar betalar en månadsavgift kan återkommande fakturor vara det bästa faktureringsalternativet.

Entreprenören Renzo Costarella förklarade återkommande fakturor i en Due.com-artikel:

”När du har pågående projekt med samma kund är det ofta bäst att använda en återkommande faktura. Med dessa kommer du och kunden överens om ett faktureringsintervall (vanligtvis veckovis eller månadsvis) och fakturorna kommer automatiskt att faktureras med det inställda intervallet. Kunden kommer så småningom att göra detta till en del av sin rutin, vilket ger dig betalt snabbare.”

6. Kreditnota

Istället för att debitera en kund använder du en kreditnota för att bekräfta att du är skyldig dem pengar. Kreditnotan kommer att vara lika med eller mindre än beloppet på kundens ursprungliga faktura.

Du kan skicka en kreditnota för att din kund returnerade varor, produkter du skickade var skadade eller att du skickade fel vara. Med en kreditnota kan du återbetala det belopp som kunden ursprungligen betalade eller erbjuda kredit till din kund vid ett framtida köp.

Skapa en faktura

Varje typ av faktura har sitt unika syfte. Men vanligtvis innehåller fakturor samma nyckelinformation. Se till att dina fakturor innehåller följande poster:

Fakturans datum: Låt kunderna veta vilken dag du skapade fakturan.

Kundens kontaktinformation: Kunderna vill vara säkra på att fakturan är avsedd för dem. Ange kundens namn, företag, adress och telefonnummer.

Ditt företags information: Kunderna måste kunna nå dig. Inkludera ditt namn, företag, adress, e-postadress och telefonnummer på fakturan.

Köpta föremål: Skapa en specificerad lista över varje produkt och tjänst du tillhandahållit. Bredvid varje artikel skriver du den individuella kostnaden.

Totalt belopp som ska betalas: Ange det totala betalningsbeloppet du förväntar dig att få från kunden.

Betalningsvillkor: Notera vilket datum du förväntar dig att få betalt senast. Beskriv också hur du vill att kunden ska betala dig. Accepterar du till exempel checkar, kreditkort eller kontanter? Finns det någon specifik adress dit kunder ska skicka betalningar? Tydliga fakturabetalningsvillkor gör det enkelt för kunderna att betala.

Fakturanummer: Numrera varje faktura för dina register. Anteckna fakturanumret så att du kan matcha det med betalningar i framtiden.

Använd Patriots bokföringsprogram online för att enkelt skapa fakturor och registrera betalningar. Vi erbjuder gratis, USA-baserad support. Prova det gratis idag.