Som småföretagare är lönen en av dina största utgifter. Du måste se till att du kör löner och registrerar det korrekt i dina böcker varje gång. För korrekta bokförings- och löneuppgifter, kontrollera dina huvudboksposter med löneavstämning.

Löneposter i huvudboken

Lönetransaktioner involverar olika konton i dina böcker, inklusive kostnads- och skuldkonton. Varje gång du kör lön måste du registrera det i huvudboken.

Vanligtvis registrerar du följande typer av lönetransaktioner i reskontran:

• Löne- och lönekostnader
• Arbetsgivaransvar
• Anställdas skulder (innehållningar och avdrag)

Anteckningarna i din reskontra ska matcha uppgifterna i löneregistret. När du gör löneavstämning verifierar du att båda posterna är desamma.

Vad är löneavstämning?

Varje löneperiod måste din lönelista balansera med lönekostnadskontot i din reskontra. Löneavstämningsprocessen hjälper dig att föra korrekta bokföringsuppgifter, som är nödvändiga för skatteregistrering och mätning av ekonomisk hälsa. Du kontrollerar att transaktionerna i dina böcker motsvarar löneregistret.

När du stämmer av löner, se också till att du registrerat rätt belopp för varje anställd. Och titta för att se om varje transaktion registrerades på rätt reskontrakonto.

Kontrollera att alla konton som berörs av en lönecheck stämmer överens med bruttoförtjänsten. Detta inkluderar lönekostnader samt källskatter och arbetsgivarskulder.

Låt oss säga att en anställd tjänar 2 000 USD under en löneperiod. Den anställde får inte hela summan de tjänar. En del av pengarna går till skatter och andra källskatter.
Den här anställde får 1 600 USD efter avdrag. De återstående pengarna går till socialförsäkring, Medicare, inkomstskatter och försäkringsavdrag.

Du måste se till att du registrerat alla lönebokföringstransaktioner korrekt i dina böcker. Kostnader och skulder måste debiteras och krediteras korrekt. Och du måste vara säker på att beräkningarna är rätt.

Hur man gör löneavstämning

Det finns flera saker att tänka på när man stämmer av löneräkningar mot huvudboken. Du bör stämma av lönerna innan du skickar in lönelistan och ger anställda sina checkar. Det är mycket svårare att åtgärda fel efter att du har betalat anställda. Avstäm lön minst två dagar före avlöningsdag.

När du stämmer av löner, kontrollera att dessa uppgifter är korrekta:

• Käller och avdrag
• Arbetsgivarskatter
• Arbetade timmar, inklusive övertid, semester, sjukdagar etc.
• Löner och löner

Se till att siffrorna du spelade in är rimliga. Titta på tidigare lönelistor för att se om den nuvarande löneperioden är liknande. Om det är stor skillnad, ta reda på orsaken. Se sedan till att varje transaktion du angett är korrekt.

Hur man stämmer av lönebelopp

Avstämning av löner behöver inte vara svårt för småföretagare. Använd följande steg för att stämma av löner.

1. Skriv ut ditt löneregister

Löneregistret sammanfattar varje anställds löner och avdrag för löneperioden.

2. Matcha varje timanställds tidskort mot löneregistret

Bekräfta att du har skrivit in timmarna för varje anställd korrekt. De angivna timmarna ska matcha den anställdes tidkort. Glöm inte att skilja på ordinarie och övertidstimmar, samt semester och sjuktid.

3. Se till att lönesatserna och lönerna för varje anställd är korrekta

Redovisa övertidsersättning, dubbeltid och obetald tid som normalt skulle betalas. Se också till att alla lönesatser är aktuella, till exempel om du gav en anställd en höjning förra löneperioden.

4. Kontrollera att du tagit bort alla avdrag från anställdas lönecheckar

Se till att eventuella nya avdrag togs ut, som om du får löneutmätning för en anställd. Kontrollera också om du skulle ändra eller sluta dra av några belopp.

5. Gör anteckningar i huvudboken enligt ditt löneregister

Du kan göra en löneanteckning som visar summan av lönesumman för perioden. Så här registrerar du debiteringar och krediter i huvudboken:

• Anteckna löne- och lönekostnader som en lönekostnad med debitering.
• Ange summan för varje typ av löneavdrag med en kredit.
• Lägg till en post för arbetsgivarskulder med en debitering.
• Inkludera en post för anställdas skulder med en kredit.

Se till att lönekostnaderna matchar de poster du gjort i dina böcker och checkar du utfärdat. Om uppgifterna stämmer överens finns det inga fel på din lönelista. När du har stämt av löner, skicka in lön och betala dina anställda.

Behöver du ett enkelt sätt att registrera löner och andra transaktioner i dina böcker? Patriots bokföringsprogram online är lätt att använda och gjord för icke-revisorer. Vi erbjuder gratis, USA-baserad support. Prova det gratis idag.