Som småföretagare kanske du inte är en redovisningsguide, men din matematik måste stämma. Ibland gör även de största matematikerna misstag. För att upptäcka och gå till roten av fel i dina dubbla bokföringsböcker, använd ett provsaldo.

Om du använder periodiserad redovisning för att hantera dina böcker måste dina krediter och debiteringar vara lika. Eftersom det finns så många typer av konton och inkommande och utgående pengar du behöver hålla reda på är det lätt att göra misstag. Att använda en provbalans kan hjälpa till att förhindra att misstag skadar ditt företag. Ta reda på vad en provbalans är och hur du använder den.

Vad är provbalans?

Ett provsaldo är en redovisningsrapport som listar dina huvudbokkontosaldon i två kolumner:debeter och krediter. Rapporten visar dig om dina debeter och krediter är lika med varandra.

Om dina debeter och krediter är olika måste du hitta sätt att balansera kontona. Du kan ha ojämlika debiteringar och krediter till följd av att du har bokfört felaktigt bokföringsposter, glömt att registrera ett konto eller gjort felberäkningar.

Få inte panik om dina debiteringar inte matchar dina krediter. Syftet med provbalansen är att hitta fel och åtgärda dem så att dina bokföringsböcker är korrekta. När du hittar källan till ett problem och gör ändringar i kontot/kontona eller numren har du ett justerat provsaldo.

Du bör förbereda provbalansrapporter i slutet av varje rapporteringsperiod. Detta säkerställer att dina böcker är korrekta och uppdaterade, vilket kan rädda dig från revisioner och påföljder.

Hur man förbereder en provbalans

Nu när vi har svarat, vad är syftet med en testbalans, det är viktigt att lära sig hur man skapar en.

För att skapa ett provsaldo behöver du din huvudbokinformation. Du måste ta kontona och dollarbeloppen från dina bokföringsböcker och lägga till dem i ditt provbalansark.

När du förbereder ett provsaldo, separera dina debeter och krediter efter konto. Du bör ha tre kolumner:konton, debeter och krediter.

När du har ställt in testbalansformatet måste du titta på dina huvudboksposter. Ta informationen från din huvudbok och skriv in den i ditt provbalanskalkylblad. Du kommer att lista varje konto och beloppet i provbalansen.

När du har angett all information i ditt provsaldo måste du hitta summan för debiteringar genom att lägga ihop alla belopp i debetkolumnen. Hitta sedan summan för kreditkontot.

Om de två siffrorna matchar har du ett balanserat provsaldo. Om de två siffrorna är olika, har du en obalanserad provbalans. Vid dubbel bokföring måste dina debiteringar vara lika med dina krediter. Du måste ta reda på varför totalsummorna inte är lika och justera dina poster.

Exempel på provbalans

Ta en titt på exempel som hjälper dig att lära dig redovisning av provbalanser. Så här ska ditt kalkylblad se ut för ett provsaldo:


Nu måste du lära dig hur du läser en provbalans. För att avgöra om dina saldon är lika, titta bara på de totala värdena. Som du kan se är debiteringarna lika med krediterna. Det betyder att du inte behöver justera något med ditt provsaldo.

Ibland kommer dina debeter och krediter att vara olika. Om det är ett misstag kommer du att ha ett obalanserat testsaldo:

Det finns en avvikelse på $500 mellan debiteringar och krediter. Du måste gå tillbaka till din huvudbok för att avgöra var felet finns. Börja med att titta på dina kundfordringar och lagerposter (du har tre poster).

Den första posten, skapad den 12/1, är obalanserad. Du debiterade $1 000 men krediterade bara $500 i lager. Detta är avvikelsen på $500. Nu när du vet var felet finns kan du justera posten så att den ser ut så här:

Därefter kan du uppdatera ditt provsaldo med det nya värdet. Nu är ditt justerade provsaldo korrekt. Ditt justerade provsaldo kommer att se ut så här:

Du har ett justerat provbalans … vad nu?

Bortsett från att blidka dina revisorer och revisorer, är en justerad provbalans avgörande för ditt företags hälsa. Ett provsaldo verifierar att dina bokföringsböcker är korrekta, och ett justerat provsaldo korrigerar fel i dina böcker.

Du vet förmodligen redan vikten av korrekta böcker. De håller ditt företag lagligt och borta från revisionsproblem. Du behöver också korrekta bokföringsböcker för att skapa bokslut. Använd bokslut för att fatta beslut om ditt företag, som var du ska minska företagets kostnader och hur du kan påskynda kassaflödet.

Det finns tre stora finansiella rapporter som används i verksamheten:resultaträkning, balansräkning och kassaflödesanalys. Du måste använda information från dina räkenskapsböcker för att upprätta bokslut. Om du inte använder ett provsaldo riskerar du att upprätta bokslut med potentiellt felaktiga uppgifter.

Så här kan du använda ditt provsaldo:

Förbereda en resultaträkning från ett testbalans: En resultaträkning sammanfattar dina intäkter och utgifter. Du behöver informationen från dina korrekta bokföringsposter för att skapa kontoutdraget.

Förbereda en balansräkning från en provbalans: En balansräkning visar dina tillgångar, skulder och eget kapital. Du måste använda din bokföring för att skapa en balansräkning.

Förbereda en kassaflödesanalys från ett testsaldo: Vanligtvis skapar du din kassaflödesanalys med hjälp av informationen från din resultaträkning och balansräkning.

I grund och botten är din provbalans en okänd hjälte som är nödvändig för beslutsfattande. Du behöver provsaldot för att justera dina bokföringsböcker. Du måste justera bokföringsposter för att upprätta bokslut. Och du behöver bokslut för att fatta beslut om ditt företag, säkra finansiering och mer.

Att föra korrekta böcker och fånga misstag kan vara tidskrävande. Prova istället Patriot Softwares onlineredovisning för småföretag. Upprätthåll korrekta register och skapa bokslut. Prova det gratis idag!