Som småföretagare måste du köpa saker för att driva ditt företag. Många leverantörer och leverantörer skickar fakturor när du köper från dem. Att inte hantera fakturor kan leda till sena betalningar, extra avgifter och skadade relationer. För att bättre hantera företagsräkningar, vidta åtgärder för att förbättra leverantörsreskontraprocessen.

9 steg till förbättring av leverantörsreskontraprocessen

Leverantörsskulder är en tuff men viktig del av att driva ett företag. Använd följande leverantörsreskontraprocesssteg för att lära dig hur du förbättrar leverantörsreskontraprocesser.

1. Gå papperslös när det är möjligt

Elektroniska räkningar kan göra leverantörsreskontraprocessen enklare. Du behöver inte vänta på posten för att få räkningar. Dessutom kan pappersfakturor lätt försvinna eller skadas. Onlinefakturering hjälper dig att undvika sena betalningar på grund av förlorade pappersfakturor.

Vissa leverantörer ger dig möjlighet att få en pappersfaktura eller elektronisk faktura. Uppmuntra dina leverantörer att mejla fakturor. Ge dem den kontaktinformation de behöver för att göra det.

När du får en onlinefaktura kan du importera den till ditt bokföringsprogram. Du kan också skanna och ladda upp pappersfakturor till programvaran så att alla dina räkningar finns på samma plats.

När det är möjligt, ställ in onlinebetalningar för dina vanliga leverantörer. Du behöver information som kontonummer, kontaktinformation och skuldbelopp. Med onlinefakturering kan du hantera betalningar från din telefon eller dator. Du behöver inte oroa dig för handskrivna checkar eller köpa porto.

2. Standardisera arbetsflödet för dina leverantörsreskontra

Upprepning är nyckeln till en effektiv leverantörsreskontraprocess. Sätt upp ett standardiserat system för att hantera fakturor från det att du får en faktura tills du betalar den.

Förvara dina fakturor på en central plats där du enkelt kan hitta dem. Beställ fakturorna efter prioritet och datum. Ordna till exempel räkningar efter de förfallodatum som ligger närmast de förfallodatum som ligger längst bort.

Använd en åldringsrapport för leverantörsskulder för att hantera fakturans förfallodatum. En AP-åldringsrapport hjälper dig att se vilka leverantörsbetalningar som har passerat sina förfallodatum.

En åldringsrapport från AP listar leverantörer på vänster sida. Följande kolumner visar hur gamla fakturabeloppen är från vänster till höger. De är märkta som "nuvarande", "förfallna 1-30 dagar", "förfallna 31-60 dagar" och så vidare. De totala beloppen för varje rad listas i den sista kolumnen.

3. Ställ in påminnelser

Ta ett proaktivt tillvägagångssätt för att organisera leverantörsskulder. Det kan vara lätt att glömma betalningar och låta vissa fakturor glida mellan stolarna. Genom att ställa in påminnelser kan du ta hand om räkningar innan deras förfallodatum passerar.

Påminnelser hjälper dig att förutse utgifter. Använd en kalender för att hantera fakturans förfallodatum och ställa in varningar som automatiskt låter dig veta när ett förfallodatum närmar sig.

4. Arkivera dina data

En av de bästa metoderna för processhantering av leverantörsreskontra är att hålla reda på fakturadata. Omedelbart efter att du har mottagit faktureringsdokumentation, spara den i en onlinefil. Detta inkluderar inköpsorder, fakturor, kvitton och meddelanden från leverantörer.

Att spara den här typen av dokument hjälper dig att betala fakturor korrekt. Du vet när du måste betala räkningar, vem du ska betala, hur mycket du ska betala och vad du betalar för. Referera till dessa dokument när du svarar på fakturafrågor och lämnar in din skattedeklaration för småföretag.

5. Uppdatera kontaktinformation

Du måste kunna nå dina leverantörer och leverantörer. Få dina leverantörers aktuella telefonnummer, e-postadresser och postadresser. Sammanställa leverantörens kontaktinformation till ett kollektivt utrymme.

Dina leverantörer måste också kunna nå dig. Se till att din kontaktinformation är uppdaterad för alla kommunikationskanaler.

6. Leta efter rabatter

Det betalbara processflödet blir mindre stressigt när du är skyldig mindre pengar. Försök att hitta rabatter på tillbehör, inventarier och tjänster du behöver.

Vissa leverantörer erbjuder tidig betalning rabatter. Ta reda på om dina leverantörer kommer att ta bort belopp från dina räkningar för att betala före förfallodagen. Lär dig också vem som tar ut ränta eller förseningsavgifter och undvik att betala för sent till dessa leverantörer.

Om du beställer ett stort antal vissa varor regelbundet kan du kanske få rabatt genom att köpa i bulk. När du handlar i lösvikt beställer du ett större antal varor med rabatt på totalsumman. Detta kan sluta spara pengar på lång sikt. Se bara till att du behöver det du beställer innan du köper i bulk.

7. Upprätthålla relationer

Dina relationer med leverantörer är en avgörande del av effektiviteten i leverantörsskulder. Att etablera förtroende räcker långt. Leverantörsrelationer kan hjälpa dig genom många situationer, från att behöva förnödenheter direkt till att skjuta upp ett förfallodatum.

Se till att betala dina leverantörer i tid så mycket som möjligt. När du inte kan betala, var öppen med det. Kontakta din leverantör så snart du inser att du inte kommer att kunna göra förfallodatumet. Kom fram till en lösning tillsammans, till exempel en betalningsplan som ni båda kan komma överens om.

Leverantörsrelationer hjälper dig att få bättre erbjudanden på de saker du behöver. Du utökar också ditt nätverk, eftersom lojala leverantörer sannolikt kommer att förespråka dig inför andra.

8. Budgetera dina utgifter

Att skapa en affärsbudget kan förbättra hela processen för leverantörsskulder genom att hjälpa dig att undvika sena betalningar. Du vet vad du behöver betala och hur mycket pengar du har för att göra betalningar.

Använd dina fakturor för att avgöra hur mycket dina månatliga räkningar uppgår till. Se till att du har minst det beloppet när du skapar din affärsbudget. Använd budgeten och fakturornas förfallodatum för att tidsbestämma utgifter. På så sätt spenderar du inte mer pengar än vad du har tillgängligt.

9. Skapa en kassareserv

Ibland är det svårt att betala ditt företags räkningar när de förfaller. När långsamma kassaflödesmånader gör att du har ont om aktuella fakturabetalningar, är det en bra idé att ha en kassareserv.

En kassareserv är en beredskapsfond som du bara använder när det behövs. Öppna ett företagssparkonto och bidra med pengar till det regelbundet. Kassareserven kan hjälpa dig när du inte har tillräckligt med pengar tillgängliga för räkningar under en viss månad. Se till att du byter ut pengarna du använder från kassareserven så snart som möjligt.

För ett enkelt sätt att hantera leverantörsskulder, använd Patriots onlinebokföring programvara. Vi erbjuder gratis, USA-baserad support. Prova det gratis idag.