När du driver ett litet företag kan ett fel i dina bokföringsböcker resultera i felaktiga bokslut, dålig kassaflödeshantering och till och med en revision av IRS. För att försäkra dig om att dina uppgifter är korrekta bör du bekanta dig med kontoavstämning.

Vad är kontoavstämning?

Kontoavstämning är processen att jämföra siffrorna på ett konto med en annan finansiell post för att verifiera att saldot matchar. Genom att stämma av kontona kan du fånga fel i dina journalposter och huvudboken för småföretag. Om uppgifterna inte stämmer överens måste du ändra kontosaldot.

Du kan jämföra ett konto med dina kontoutdrag, kreditkortsutdrag, kvitton eller relaterade uppgifter. Du kan stämma av dina konton dagligen, månadsvis, halvårsvis eller årligen.

Du kan till exempel jämföra ett kontantkonto med ditt företags kontoutdrag. När du får ditt kontoutdrag, kontrollera att dess nedersta rad matchar den nedersta raden på ditt konto.

Tänk på kontoavstämning som korrekturläsning för bokföring. Om du inte stämmer av konton kan din information vara felaktig, otydlig eller vilseledande. Men när du tar dig tid att upptäcka fel tidigt kan du undvika betydande problem på vägen.

Syftet med kontoavstämning

Att stämma av konton är ett smart beslut för alla småföretag. För att inte nämna, vissa företag måste regelbundet stämma av konton för att följa allmänt accepterade redovisningsprinciper (GAAP).

Återigen, syftet med kontoavstämning är att verifiera att din kontoinformation är korrekt och konsekvent. Att upprätthålla uppdaterade register förhindrar ett antal affärsmässiga motgångar.

Att stämma av dina konton kan hjälpa dig:

• Förhindra överutgifter
• Stoppa bedräglig aktivitet
• Skapa korrekta finansiella rapporter

Om du inte stämmer av dina konton kan du övertrasera ett konto . Du kanske tror att du har mer pengar på kontot än du har om dina siffror är felaktiga.

Till exempel visar ditt kontantkonto ett saldo på $1 000, så du bestämmer dig för att köpa en $780 dator. Du stämmer dock först av ditt kontantkonto och upptäcker att det faktiska saldot är $600. Eftersom du har stämt av ditt konto övertrasserar du inte ditt konto.

Att misslyckas med att stämma av dina konton kan också leda till obemärkt bedräglig aktivitet . En anställd kan skapa felaktiga journalanteckningar för att betala sig själv mer pengar.

Låt oss säga att en anställd begår lönebedrägeri och betalar sig själv mer än de tjänade. Du stämmer av dina lönejournalanteckningar med ditt lönekonto och märker att mer pengar lämnar ditt lönebankkonto än vad du antecknat i dina böcker. Som ett resultat kan du säga upp den tjuvande medarbetaren och undvika ytterligare bedräglig aktivitet.

När dina konton har felaktig information kommer du att skapa felaktiga finansiella rapporter . Finansiella rapporter visar dig information om ditt företags ekonomiska hälsa, inklusive dina vinster och förluster, tillgångar och skulder och kassaflöde. Du måste skapa korrekta finansiella rapporter för att fatta affärsbeslut och säkra finansiering från investerare eller långivare.

Kontoavstämningsprocess

Är du redo att stämma av dina konton? Använd följande avstämningsprocesssteg för konsekventa poster.

Jämför först ett konto med lämplig extern post. Om du hittar ett fel i ditt konto, justera dina journalanteckningar. Du kan skapa en ny journalpost för att lägga till eller ta bort pengar från kontot.

När du stämmer av dina konton, se till att ha alla styrkande dokument i dina register. Genom att lagra dokument kan du säkerhetskopiera varför du gjorde ändringar i ditt kontosaldo.

Letar du efter ett enkelt sätt att spåra och stämma av dina konton? Patriots bokföringsprogram online gör det enkelt att registrera intäkter och utgifter. Dessutom erbjuder vi gratis, USA-baserad support. Få din kostnadsfria provperiod idag!