Kommer du på att du då och då köper eller ber en anställd köpa något till ditt företag? I så fall kan du ha nytta av att använda en småkassa. Lär dig mer om vad som är småpengar, syftet med småpengar och användning av småpengar för ditt småföretag.

Vad är småpengar?

Småkassa, eller småkassafond, är en liten summa kontanter som ditt företag har till hands för att betala för mindre företagskostnader. Småpengar är ett bekvämt alternativ till att skriva checkar för mindre transaktioner.

Till exempel kan du skicka en anställd för att hämta kontorsmaterial, som häftklamrar eller skrivarpapper. Du skulle använda din småkassa för att ersätta din anställde för köpet av förnödenheter.

Vad används småpengar till?

Du kan använda småpengar för alla små köp. Användningen av småpengar varierar allt från att köpa ett frimärke till att få bagels levererade för ett tidigt morgonmöte.

Genom att använda småpengar sparar du tid från att skriva ut och använda dina checkar. Och vissa leverantörer accepterar inte betal- eller kreditkortsköp för betalningar under ett visst dollarbelopp.

Hur stora är småkassa?

Beloppet som finns i en småkassa varierar för varje företag. För vissa kan $50 räcka. Andra kanske har 200 dollar i sin småkassa. Småpengar beror vanligtvis på hur ofta ditt företag gör små inköp.

De flesta företag kommer att reservera tillräckligt med kontanter i sin fond för att möta sina månatliga behov. Att behålla för mycket kontanter kan dock leda till att oanvända medel sitter på ett konto.

När ditt företag växer kan du behöva omvärdera det belopp du har i din småkassa. Öka och minska dina pengar efter behov.

Småkassaansvar

En utsedd anställd, förvaringsinstitutet för småpengar, står för ditt företags användning av småpengar. När en anställd tar pengar från småkassan måste förvaringsinstitutet registrera vem som tagit pengarna, beloppet som tagits, vad pengarna är till för och datum.

En anställd som använder småpengar ska lämna ett kvitto på köpet till förvaringsinstitutet. Ge kvittot till din ekonomiavdelning eller den person som hanterar dina småföretagsböcker.

Du utvärderar vanligtvis din småkassa i slutet av varje månad för mer exakta saldon. Kom ihåg att registrera småkassautgifter på dina konton som journalposter.

Småpengar att göra och inte göra

Granska småpengar att göra och inte göra för att säkerställa att du hanterar din fond korrekt.

Du måste ange vad småpengarna kan användas på. Se till att dina anställda förstår vad småkassan kan eller inte kan användas till genom att skapa en policy för småkassan.

Ange ett rimligt belopp för din småkassa. Att fastställa ett dollarbelopp för att möta ditt företags småpengarbehov är viktigt. När din småkassa blir låg måste du fylla på den. Du vill inte fylla på balansen för ofta. Och du vill inte att beloppet ska vara för högt i händelse av stöld.

Ge inte småpengar tillgång till varje anställd. Din vårdnadshavare för småpengar bör vara den enda anställde som delar ut småpengar. Din småkassaförvarare avgör om utgiften är lämplig enligt ditt företags policy för småpengar.

Småkassa anses vara en mycket likvid tillgång. Anställda eller kunder kan enkelt stjäla dina pengar. Lämna inte din småkassa utan tillsyn. Överväg att förvara dina småpengar inlåsta i en låda, kassaskåp eller arkivskåp.

Småpengar och skatter

Eftersom de flesta småpengarinköp är för företagskostnader, kommer du sannolikt att kunna dra av dem från ditt företags skatter vid årets slut.

Spara och registrera varje kvitto för småpengarköp. Du måste dokumentera varje utgift om du vill dra av den från din företagsskatt. Om du inte dokumenterar dina småpengarinköp kommer du inte att kunna dra av kostnaderna när du betalar företagsskatt.

Granska IRS Publication 583 för mer småpengarkrav och rekommendationer för journalföring.

Behöver du ett enkelt och prisvärt sätt att föra dina småkassar? Patriots bokföringsprogram låter dig enkelt hantera inkommande och utgående pengar. Prova det gratis idag!

Den här artikeln uppdaterades från det ursprungliga publiceringsdatumet 2014-12-5.