Som företagare är det lätt att fastna i det hektiska med att driva ditt företag. På grund av detta kan det vara svårt att hålla bokföring som affärskvitton, fakturor och utgifter organiserade. Lär dig hur du organiserar affärskvitton med några enkla lagringslösningar.

Hur man organiserar företagskvitton

Varje gång du säljer något eller gör ett köp ger eller tar du ett kvitto. Du ger kunderna kvitton efter att de köpt något på ditt företag. Och du får kvitton när du köper varor.

Om en kund till exempel köper en kaffe av dig ger du dem ett kvitto som visar att de köpt varan.

Att organisera kvitton hjälper till att hålla ordning på dina viktiga finansiella dokument samtidigt som du slipper paniken och stressen av skatteförberedelser. Att upprätthålla kvitton kan göra en revisionsprocess enklare och hålla dina bokföringsböcker korrekta.

När det gäller att organisera dina småföretagskvitton kan du antingen lagra dem fysiskt (t.ex. arkivskåp) eller elektroniskt (t.ex. bokföringsprogram online). Ta reda på hur du lagrar kvitton för företag med de två metoderna nedan.

Papperskvitton

Att lagra papperskvitton kan vara utmanande. För att förbli organiserad med ett pappersarkiveringssystem måste du vara disciplinerad och skapa en rutin för kvittolagring. Du kan använda filer och mappar för att hålla ordning.

Få bukt med röran genom att använda följande papperslagringsstrategier i ditt lilla företag.

Sortera efter typ

Efter att ha fått ett kvitto, separera kvitton efter typen av affärsutgift. Lägg till exempel kontorsmaterialkvitton i en hög och mat- och underhållningskvitton i en annan.

Överväg att lägga till koder på varje kvitto för att kategorisera utgifter (t.ex. kod 125 för måltider). På så sätt, om du bestämmer dig för att utöka dina organisatoriska ansträngningar till ett elektroniskt system, kan du enkelt dela upp kvitton efter kategori.

Investera i tillbehör

Investera i tillbehör för att hjälpa dig att organisera dina kvitton. Mappar, filer och förvaringsskåp är bra sätt att hålla kvitton säkra och tillgängliga.

Inkludera typerna av kvitton på mappens etikett. Du kan till exempel dedikera en mapp till företagsbilsrelaterade kvitton.

Överväg att organisera filerna i ditt skåp i alfabetisk ordning så att de är lätta att hitta.

Om ditt företag inte behöver lagra många kvitton, använd kuvert istället. Märk varje kuvert och placera dem i ett mindre arkivsystem eller mapp.

Ordna kvitton kronologiskt

När du lägger dina kvitton i mappar, placera varje kvitto i kronologisk ordning. Att placera kvitton i kronologisk ordning är fördelaktigt när du behöver leta efter ett specifikt kvitto.

Spara de senaste kvittonen längst fram i mappen och äldre kvitton på baksidan.

Hur länge affärskvitton ska sparas kan bero på. Företag bör spara affärskvitton i minst tre år vid en revision. Det skadar inte att lagra kvitton i mer än tre år. Vissa företag kanske föredrar att lagra kvitton under en längre period, till exempel sju år.

Vid årsskiftet flyttar du filer och mappar från beskattningsåret till en separat mapp eller arkivskåp. Ange vilket år kvittonen kommer från (t.ex. 2019 års företagskvitton). Skapa nya filer och mappar för det nya året.

Organisera från början

Vissa företag väntar med att organisera kvitton i slutet av månaden. Håll ordning genom att lämna in kvitton när de kommer in istället för att vänta med att göra dem senare.

Undvik att skjuta upp när du förvarar kvitton. Organisera kvitton så snart du får dem. Det tar bort stressen av att göra dem alla på en gång och håller dig så organiserad som möjligt.

Även om du inte organiserar kvitton direkt, sträva efter att slutföra lite i taget i stället för att vänta en månad eller längre med att organisera dem. Att organisera några kvitton varje dag kommer att få det att kännas som en mindre uppgift.

Elektronisk lagring

Mer än någonsin är det enkelt att automatisera organiseringen av dina kvitton. Om du vill ta bort de gamla arkivskåpen, överväg att byta till ett digitalt system.

För att lagra dina kvitton elektroniskt kan du använda programvara eller lagra skannade kvitton på din dator.

Tänk på att du måste säkerhetskopiera dina digitala kvitton för att undvika att förlora viktig ekonomisk information. Gå igenom de olika sätten att lagra kvitton elektroniskt nedan.

Programvara

Med programvara för redovisning eller kvitton kan du ladda upp, registrera och spåra dina kvitton.

De flesta system låter dig organisera dina kvitton och få tillgång till funktioner som papperslagring inte erbjuder. Du kanske till exempel kan lägga till påminnelser i din programvara för att ladda upp och organisera kvitton.

Även om du kan behöva investera mer pengar för att använda ett digitalt system, låter programvaran dig gå papperslös. Och det gör det lättare att lagra och organisera kvitton under längre perioder.

Digitala mappar

Företagare kan också välja att lagra kvitton i digitala mappar. Du kan använda skannrar för att överföra kvitton från papper till andra enheter, som en dator, smartphone eller surfplatta.

Om du inte vill betala för programvara eller en skanner kan du ta bilder på dina kvitton. Ladda sedan upp dem manuellt till din dator för förvaring och organisation.

Behöver du hjälp med att spåra dina småföretagstransaktioner? Patriots bokföringsprogram online är lätt att använda för att spåra intäkter och utgifter. Och vi erbjuder gratis, USA-baserad support. Få din kostnadsfria provversion av vår enkla men kraftfulla bokföringslösning idag!