Du vidtar sannolikt åtgärder för att skydda dina personliga tillhörigheter från naturkatastrofer hemma. Men gör du samma sak med ditt företag? Det sista du vill är att vara oförberedd under en katastrof. Istället för att fångas upp av en virvelvind när det oväntade inträffar, skapa en krisberedskapsplan för sinnesfrid.

Påverkad av en deklarerad katastrof? Du kan vara berättigad till statligt stöd. Ladda ner vårt kostnadsfria whitepaper, Business Guide to Navigating Through Disasters &Emergency, för översikter och länkar.

7 saker att ta upp i din krisberedskapsplan

Du måste förbereda dig i förväg och tänka på lösningar för katastrofåterställning. Överväg att ta med dessa sju saker i din krisberedskapsplan.

1. Säkerhetskopiera poster

En stor del av din krisberedskapsplan för företag inkluderar säkerhetskopiering av viktiga företagsregister. Skydda dokument som bokföring, bank- eller bokslut, skattedeklarationer och personalinformation. Du kan säkerhetskopiera dina register elektroniskt eller spara ytterligare papperskopior för förvaring.

Överväg att skanna eller ladda ner dina företagsuppgifter till din smartphone eller dator. Eller så kan du spara dem på en extern enhet eller cd-skiva. Om du väljer att säkerhetskopiera poster elektroniskt, se till att metoden är tillförlitlig och skyddar känslig data.

Förvara kopior av affärshandlingar på en säker plats (t.ex. arkivskåp). Du kan också investera i ett arkivsystem som är brand- och vattenbeständigt för att undvika skador på register.

2. Dokumentera värdesaker

Om en katastrof inträffar ditt företag måste du registrera de föremål du förlorat. IRS har ett dokument för att registrera ditt företags förluster.

Granska IRS dokument i förväg för att se vilken typ av information det innehåller. Om en nödsituation inträffar, använd arbetsboken för att beräkna vad ditt företag förlorade.

3. Skaffa försäkring

Ett av de bästa sätten att förbereda sig för nödsituationer är att skaffa försäkring. Försäkringen ersätter dig för förlorad inkomst om du tillfälligt behöver lägga ner din verksamhet. Och försäkring kan hjälpa till att täcka kostnaderna för reparationer om ditt företag skadas på grund av en katastrof.

Många försäkringsbyråer erbjuder ansvars- och egendomsplaner specifikt för företagare. Planer kan till och med erbjuda täckning för borttagning av skräp, inkomstbortfall och sanering.

Granska din policy med din försäkringsagent för att se till att du förstår dina självrisker och gränserna för ditt försäkringsskydd. Inkludera ditt försäkringsbolags kontaktinformation i din krisberedskapsplan. Att veta vem man ska kontakta efter att en katastrof inträffar hjälper till att påskynda processen.

4. Varna anställda

Ge anställda tillgång till din krisberedskapsplan i förväg så att de känner till sina roller i processen. Varje anställd bör veta vad de ska göra i händelse av en katastrof.

Överväg att testa din plan genom att vara värd för möten och göra regelbundna övningar med dina anställda.
Drillar kan hjälpa dig att reda ut veck i din plan och visa de anställda katastrofprocedurer att följa.

Under och efter en katastrof, informera och uppdatera anställda om situationen. Etablera ett system för att varna anställda om katastrofen och din handlingsplan. Du kan varna anställda antingen via telefon eller e-post.

5. Investera i förnödenheter

Se till att ditt företag och dina anställda är förberedda och skyddade om en nödsituation inträffar. För att säkerställa att du är redo om en katastrof inträffar under arbetet, investera i förnödenheter.

Fyll på med tillbehör som ficklampor, första hjälpen-kit, batterier, vatten, oförgänglig mat och verktyg. Gör förnödenheter lättillgängliga på arbetsplatsen. Överväg också att investera i andra enheter, till exempel en reservgenerator, om ditt företag förlorar elektricitet under en storm.

6. Nå ut till leverantörer

Precis som anställda bör du också kontakta företagsleverantörer innan katastrofen inträffar.
Prata med dina leverantörer om vilka steg du ska vidta om en katastrof inträffar. Diskutera backup-planer med leverantörer om du inte kan använda eller nå en viss leverantör. Överväg också att skapa relationer med andra leverantörer om du inte kan använda dina primära leverantörer.

Håll en lista över leverantörer och deras kontaktinformation i din katastrofberedskapsplan för enkel åtkomst.

7. Vet vem du ska kontakta

Som nämnts bör du lista alla kontakter i din krisberedskapsplan.

Lista all kontaktinformation för dina leverantörer, anställda och försäkringsbolag. Du kan också lägga till information för akutpersonal, till exempel telefonnummer till ett närliggande sjukhus eller brandstation.

Uppdatera listan regelbundet om informationen ändras. Överväg även att säkerhetskopiera kontaktinformation elektroniskt.

Återställa skattedokument efter en katastrof

Om en katastrof drabbar ditt företag kan IRS erbjuda dig skattelättnader. IRS kan ge dig mer tid för insättningar av löneskatt eller förlänga tidsfrister.

Mot en avgift kan IRS hjälpa dig att återställa förlorade skattehandlingar. Skicka in blankett 4506, begäran om kopia av skattedeklaration, för att begära kopior av tidigare skattedeklarationer.

Kontakta IRS för mer information om skattelättnader och återvinning av skatteinformation.

Saker att komma ihåg om en katastrof inträffar

När en katastrof drabbar ditt lilla företag kan det vara svårt att fokusera och komma tillbaka på rätt spår. Här är några saker att komma ihåg om en katastrof inträffar:

• Få inte panik
• Följ dina rutiner
• Kontakta dina anställda, kunder, kunder och leverantörer
• Ta kontakt med ditt försäkringsbolag om det uppstår skador på ditt företag

Använd Patriots enkla men kraftfulla bokföringsprogram för att spåra dina leverantörer, inkomster och utgifter. Programvaran lagras i molnet, så din information förblir säker och tillgänglig om en katastrof inträffar. Vad väntar du på? Kom igång med din självstyrda demo idag!

Den här artikeln har uppdaterats från det ursprungliga publiceringsdatumet den 8 juni 2011.