Jobbar ditt lilla företag med kontanter? Mer än troligt är svaret ja. Och när du har kontantutgifter bör du anteckna dem i en kontantutbetalningsjournal.

Att skapa journalanteckningar för småföretagstransaktioner bör vara en annan natur. Men med så många typer av inträdestyper kan det vara svårt att hänga med. Läs vidare för att få en närmare titt på hur du registrerar kontantutbetalningar i dina böcker.

Vad är kontantutbetalning?

En kontant utbetalning är en betalning som ett företag gör med kontanter eller motsvarande. Kontanta utbetalningar visar hur mycket pengar som flödar ut ur ett företag. Du kan jämföra ditt företags utbetalningar med pengarna som kommer in i ditt företag för att avgöra om du har ett positivt eller negativt kassaflöde.

Så vad anses vara en kontant betalning? Är det bara kontanter? Det visar sig, nej. Kontantbetalningar inkluderar:

• Kontanter
• Kontrollera
• EFT-betalning (elektronisk överföring av pengar)

Att köpa inventarier eller kontorsmateriel, betala ut utdelningar eller göra företagslån med kontanter eller motsvarande är exempel på utbetalningar.

Din kontantutbetalningsjournal kan ge en uppdaterad ögonblicksbild av dessa kontantbetalningar under en viss tidsperiod (t.ex. kvartal eller år). Att missa en journalanteckning kan försvinna ditt löpande saldo och göra att du misstolkar din ekonomiska hälsa.

Tänk på att kontantutbetalningar bara är hälften av myntet. Du måste också registrera kassakvitton när du hämtar pengar från dina kunder. Registrera inkommande kontantbetalningar i en separat kassajournal.

Skapa din kontantutbetalningsdagbok

Din kontantutbetalningsdagbok är en registrering av alla dina företags utflöden av kontanter. Genom att specificera alla kontantbetalningar hjälper den här journalen företag att organisera sina utgående kassaregister.

Innan du skapar en utbetalningsjournal måste du veta:

• När ska de skapas
• Vilken information som ska inkluderas
• Hur de ska se ut
• Vart journalanteckningarna tar vägen

Läs mer om hur du skapar din kontantutbetalningsdagbok nedan.

När skapar du en journal?

Skapa och uppdatera en utbetalningsjournal när du köper något med kontanter eller motsvarande.

Låt oss säga att du skriver en check på $320 för en ny skrivare. Du skulle skapa en ny rad i din journal för köpet.

Vilken information ska du inkludera?

Var så specifik som möjligt när det gäller att registrera kontantutbetalningar. Inkludera inte bara summan pengar du spenderade på transaktionen.

Kontantutbetalningsjournaler bör innehålla:

• Datum
• Betalningsmottagarens namn
• Belopp som debiteras eller krediteras
• Inblandade konton (t.ex. betalningsmetod)
• Syftet med transaktionen

Beroende på betalningsmetod kan du också vilja registrera ytterligare information, som checknumret.

När du registrerar din utbetalningsjournal, hämta information från inköpskvitton, checkhäfte eller fakturor.

Hur ser en utbetalningsjournal ut?

Eftersom du spenderar kontanter eller likvida medel måste du minska kontot för kontanter eller likvida medel. Du kan göra detta genom att kreditera det. Du måste också debitera motsvarande utgiftskonto.

Här är ett exempel på hur dina journalanteckningar kan se ut.

När du har skapat journalposter lägger du till dem i din kontantutbetalningsjournal. Din kontantutbetalningsjournal ska se ut så här:

Vart tar kontantutbetalningsjournalen vägen?

Efter att ha skapat en utbetalningsjournal är ditt arbete inte över. Använd informationen från din kontantutbetalningsjournal för att uppdatera dina andra poster.

Mata in informationen från din utbetalningsjournal i din huvudbok för småföretag. Överför debet- och kreditbelopp, datum och en beskrivning av transaktionen till din reskontra.

Efter att ha bokfört informationen till din reskontra, beräkna nya saldon för varje konto.

Förutom att överföra kontantutbetalningsjournalinformation till din huvudbok kan du även använda den för att stämma av kontoutdrag. På så sätt kan du se till att dina kontantutbetalningsjournalposter matchar dina kontoutdrag.

Exempel på kontantutbetalningsjournal

Låt oss säga att du gör följande kontanter eller motsvarande betalningar:

• Lånebetalning på 250 USD
• Inköp för 500 USD
• Utdelning på 2 500 USD

Skapa först journalposter som krediterar dina kontantkonton och debiterar motsvarande konton.

Uppdatera nu din kontantutbetalningsjournal så att den ser ut som följer:

Trött på att hantera dina böcker manuellt? Patriots bokföringsprogram online kan effektivisera hur du spårar inkommande och utgående pengar. Starta din kostnadsfria provperiod idag!