När du gör en försäljning på butikskredit finns det aldrig en garanti för att kunden betalar dig i tid. Faktum är att en av tre amerikaner är sen med att betala sina skulder. Istället för att satsa på snabba kundbetalningar, planera för det värsta. Och överväg att debitera sena kunder en avgift för sen betalning för att återkräva dina förluster.

Om kundbetalningar är sena kanske du inte har tillräckligt med pengar för att betala själv. Enligt en undersökning sänker 79 % av småföretagarna sin lön när kunderna inte betalar.

Ibland när en kund inte betalar har du inte tillräckligt med pengar för att täcka dina skulder, vilket kan leda till sena betalningsavgifter för ditt företag. Att implementera en policy för sena betalningar kan hjälpa dig att krypa ur cykeln genom att avskräcka från sena betalningar och ge dig en extra kassaflödesskydd.

Vad är en förseningsavgift?

En förseningsavgift är en extra avgift som borgenärer lägger på en gäldenärs räkning om gäldenären inte betalar sitt ansvar vid förfallodagen. Att lägga till dröjsmålsränta på en kunds faktura uppmuntrar dem att betala sina skulder i tid. Sena betalningar kan bero på att kunder har glömt sin deadline eller inte har tillräckligt med pengar för att täcka sin skuld.

Företag kan ta ut avgifter för sena betalningar när de ger kunderna krediter. Om du säljer till kunder på kredit kan du ta ut förseningsavgifter. Och om du köper varor på kredit kan dina leverantörer debitera dig förseningsavgifter.

Hur mycket kostar sena betalningsavgifter?

Beloppen för sena betalningsavgifter varierar. Du kan debitera ett schablonbelopp eller en procentandel av kundens faktura.

Du kan till exempel ta på dig en extra förseningsavgift på 10 USD per 30 dagars försening. Eller så kan du debitera 2 % av kundens faktura per månad.

Vissa stater begränsar hur mycket du kan ta ut i förseningsavgifter. Kontrollera med din stat för mer information.

Hur man tar ut en avgift för sen betalning

Att ta ut en förseningsavgift kan påskynda kundbetalningar och förbättra hanteringen av småföretagens kassaflöde. Men om du effektivt vill debitera kunder för en sen betalning måste du ha en organiserad plan.

Använd följande steg för att ta ut dröjsmålsränta på sena betalningar av fakturor.

1. Skapa en policy för sena betalningar

Innan du kan ta ut en förseningsavgift från kunder måste du ha en policy på plats. På så sätt känner de till sina skyldigheter och deadlines.

Utveckla en betalningspolicy för företaget som diskuterar tillhandahållna tjänster eller varor, betalningsförfallodatum, acceptabla betalningssätt och dina policyer för förtida eller sena betalningar.

Din policy för sena betalningar bör använda klarspråk. Den bör berätta för kunderna vilken typ av åtgärd du kommer att vidta om betalningar inte betalas i tid.

I din policy för sena betalningar, inkludera hur mycket sena betalningsavgifter är genom att ange antingen procentsatsen eller schablonbeloppet. Bedöm vad du bör ta ut genom att titta på branschens förseningsavgifter och rådfråga din stat.

2. Berätta för kunderna om incitament och avgifter vid försäljningsstället

Att ha en officiell policy för sena betalningar är bra, men du måste meddela kunderna om det också.

När kunder gör köp på kredit, se över dina betalningsvillkor, inklusive eventuella incitament för tidiga betalningar och avgifter för sena betalningar. Att berätta för kunderna om din policy kan hjälpa till att eliminera överraskningar och skydda ditt företag.

Att erbjuda en tidig betalningsrabatt, vilket är en prissänkning som kunder får om de betalar tidigt, kan fungera bra som ett avskräckande medel för sena betalningar.

Genom att tala om dina rabatter för förtida betalning och avgifter för sena betalningar vet kunderna att de kommer att betala mindre än sitt ansvar om de betalar i förtid och mer om de betalar sent.

3. Inkludera information om sena betalningar på fakturor

När du fakturerar dina kunder, var noga med att ange när förfallodatumet är. När du inkluderar förfallodatum på din faktura har du två alternativ:

• Förfallodatum: XX/XX/XXXX
• Net # (t.ex. Netto 30 )

Skriver Förfallodatum kan göra tidsfristen tydligare för kunderna. Detta anger det exakta datumet då betalningen förfaller.

Net visar kunder att betalningar förfaller inom ett visst antal dagar. Till exempel Net 30 innebär att kunder har 30 dagar på sig från fakturadatum att betala sin skuld.

4. Skicka påminnelser om betalning

Innan du tar ut en försenad betalning bör du påminna kunderna om deras skuld.

Du kan skicka en betalningspåminnelse via e-post eller vanlig post. Enligt en FICO-undersökning föredrar 36 % av kunderna att få sena betalningspåminnelser via e-post.

Att skicka betalningspåminnelser kommer inte bara att uppmuntra kunder att betala, utan det kommer också att fungera som ett bevis på att kunden borde ha känt till sitt ansvar.

Betalningspåminnelser informerar kunderna om de varor eller tjänster de har fått, det skyldiga beloppet och förfallodatum. Skicka betalningspåminnelser efter att du fakturerat kunden och innan deadline.

Du kan till exempel skicka en betalningspåminnelse en vecka före förfallodagen.

5. Skapa en åldrande rapport för kundfordringar

För att ta ut en förseningsavgift behöver du veta vilken kund som har försenad betalning. Skapa en åldrande rapport för kundfordringar för att spåra obetalda kundfakturor.

Åldringsrapporten för kundfordringar listar kunder, de totala belopp de är skyldiga dig, försenade betalningar och hur mycket förfallna saldon är (t.ex. 1–30 dagar förfallna). Din rapport visar dig också det totala beloppet du är skyldig ditt företag.

Åldringsrapporten för dina kundfordringar bör se ut så här:

Du kan använda din åldrande av kundreskontrarapporten för att avgöra vilka kunder du ska kontakta och hur mycket av en förseningsavgift du ska ta ut.

6. Skicka ett brev om försenad betalning

När kunderna har missat sin betalningsfrist kan du tillämpa förseningsavgiften. Skicka ett brev med försenad betalning som meddelar kunden att deras betalning är försenad.

I ditt brev om sena betalningar, förklara när förfallodagen var. Lista förfallna fakturaavgifter och deras nya ansvar. Förklara om deras förseningsavgift kommer att öka om de inte betalar inom ett visst antal dagar. Du kan också överväga att inkludera en kopia av deras originalfaktura som referens.

Ditt sena betalningsbrev kan också innehålla information om hur du skapar en betalningsplan. Vissa kunder som inte kan betala sin skuld kan välja en betalningsplan, till exempel att betala ett överenskommet dollarbelopp per månad.

Inkludera kontaktinformation i ditt sena betalningsbrev. På så sätt kan kunden nå dig för att göra en betalning eller upprätta en betalningsplan.

Du kan också överväga att kontakta kunder om deras förseningsavgift genom att ringa dem. Enligt FICO-undersökningen sa 27 % av de tillfrågade att de är mer benägna att svara på en direktkontakt angående en sen betalning.

Letar du efter ett enkelt sätt att spåra obetalda fakturor? Patriots bokföringsprogram online gör att den fakturerar ett obegränsat antal kunder och spårar dina fordringar. Få din kostnadsfria provperiod nu!