Misstag händer, särskilt när det gäller att registrera transaktioner i dina böcker. En typ av redovisningsfel som är lätt att göra är ett införlivandefel. Läs vidare för att lära dig vad som är införlivandefel och hur det kan påverka dina bokföringsböcker.

Vad är ett införlivandefel?

Ett införlivningsfel i bokföringen är när någon vänder om ordningen på två siffror när en transaktion registreras (t.ex. 81 mot 18). Den här typen av bokföringsfel är lätta att göra, speciellt när man kopierar ner transaktioner för hand. Du kan göra ett transponeringsfel när du skriver ett tvåsiffrigt nummer eller en sträng med nummer (t.ex. 1835 vs. 1853).

Nu när du vet vad som är införlivande i redovisning kan du undra var dessa fel kan uppstå. Transponeringsredovisning kan smyga sig in i dina journalanteckningar, affärsbok, bokslut eller fakturor. Du kan också oavsiktligt flip-flop siffrorna för en anställds lön medan du skriver deras lönecheck.

I grund och botten kan transponeringsmisstag uppstå var som helst där du spelar in siffror.

Tänk på att införlivandefel inte bara är begränsade till bokföringsböcker. Företag kan också göra dessa typer av fel när de skriver ner en kunds telefonnummer, adress eller nummersekvens i en e-postadress. På samma sätt kan individer göra införlivningsfel.

Bokföringsfel är tidskrävande och kostsamma. Det finns ett antal problem som ett enkelt införlivandefel kan leda till, inklusive:

• Okorrekta böcker
• Överutgifter
• Betalar för mycket eller för lite för skatter
• Skattepåföljder
• IRS-revisioner

Exempel på transponeringsfel

Det finns många typer av redovisningsfel införlivande du kan göra. Ta en titt på exemplen nedan för att lära dig hur ett enkelt införlivandefel kan påverka ditt småföretag.

Fel i journalinmatning

Låt oss säga att du gör en försäljning på kredit till en kund för 1 810 USD. När du skapar journalanteckningen krediterar du ditt försäljningskonto $1 810. Men du överför siffrorna och debiterar ditt kundreskontrakonto 1 180 USD.

Så här skulle din journalanteckning se ut:

Som du kan se är debet och kredit olika.

Faktureringsfel

Låt oss nu låtsas att du går för att fakturera kunden för kundreskontran ovan. Du bläddrar över dina journalanteckningar och ser $1 180 som du av misstag skrev ner.

Istället för att fakturera kunden för 1 810 USD, fakturerar du dem för 1 180 USD. Har du råd att täcka skillnaden på $630 mellan vad du är skyldig och vad du fakturerar för?

Lönefel

Arbetsgivare kan också göra ett införlivandefel när de kör löner. Låt oss säga att du ändrar siffrorna för en anställds timpris samtidigt som du anger information i din löneprogramvara.

Den anställdes timpris är 21 USD per timme, men du anger 12 USD av misstag. Detta misstag resulterar inte bara i lägre löner för din anställd, utan det leder också till kostsamma skattefelräkningar.

Detta är ett införlivandefel som kommer att kräva retrobetalning.

Fel i skatteformuläret

Det finns ett antal skatteformulär där du kan göra införlivande misstag, inklusive skattedeklarationer för småföretag och skatteformulär för löneavgifter.

Låt oss säga att du fyller i formulär 941, arbetsgivarens KVARTALSVISA federala skattedeklaration. Du går för att skriva ner de löner, dricks och andra ersättningar du betalat ut din personal under kvartalet. Men istället för att skriva ner 41 935,12 USD transponerar du siffrorna och anger 49 135,12 USD.

Det enkla, lätta att göra införlivande felet varnar IRS att dina skatteinsättningar inte matchar utbetalda löner.

Hur man hittar ett införlivandefel

Till skillnad från andra redovisningsmisstag finns det ett enkelt knep du kan använda för att upptäcka ett införlivandefel. Och allt kommer ner till siffran "9."

Men först, låt oss ta ett snabbt steg tillbaka och prata om var du kan hitta nummeravvikelser. Du kan upptäcka ett införlivandefel i testbalansen när dina konton inte är lika.

En provbalans är en rapport som företag använder för att fånga redovisningsfel. Provbalanser visar om debeter och krediter är lika med varandra. Om de är ojämlika kan du gå tillbaka till dina journalanteckningar för att se var felet kommer ifrån.

I allmänhet förbereder företag provbalanser i slutet av varje rapporteringsperiod. Men du behöver inte vänta så länge för att upptäcka ett införlivandefel. Om du märker att två konton är ojämlika bör du vidta åtgärder omedelbart.

OK, så låt oss nu gå tillbaka till den magiska "9"-identifieraren för transponeringsmisstaget. Alla avvikelser i införlivningsfel är delbara med siffran 9. Om din avvikelse är jämnt delbar med siffran 9, kan du ha ett införlivandefel på dina händer.

Exempel

Med hjälp av siffrorna från exemplet ovan skriver du ner 1 180 $ när du borde ha skrivit 1 810 $.

För att avgöra om det är ett transponeringsfel, hitta skillnaden ($1 810 - $ 1 180). Du har en avvikelse på $630.

Är det delbart med 9?

630 $ / 9 =70

Ja! Det delbara med 9-tricket visar att du har ett transponeringsmisstag på händerna.

Behöver du ett bättre sätt att spåra ditt företags pengar? Patriots bokföringsprogram online kan hjälpa. Ange sömlöst saldon, registrera betalningar, skicka uppskattningar och så mycket mer! Varför vänta tills imorgon? Starta din kostnadsfria provperiod idag.