Betalar du någonsin för affärsvaror och tjänster innan du använder dem? Om så är fallet kräver dessa typer av köp särskild uppmärksamhet i dina böcker. Du måste skapa en journalanteckning för förbetalda utgifter.
Så, vet du hur man registrerar förbetalda utgifter? Få inte panik om du inte gör det. Följ istället den här enkla guiden för att registrera förbetalda utgifter för att hålla dina bokföringsuppgifter korrekta.
Förutbetalda utgifter är utgifter som betalas i förskott. Du får en förbetald kostnad när du betalar för något som du kommer att få inom en snar framtid. Varje gång du betalar för något innan du använder det måste du känna igen det genom förutbetalda utgifter.
Förutbetalda utgifter ger inte värde direkt. Istället ger de värde över tid - vanligtvis över flera redovisningsperioder. Eftersom utgiften förfaller när du använder den, kan du inte debitera hela värdet av föremålet omedelbart. Du kan bara debitera den del av utgiften du har använt. Anteckna en förbetald kostnad i ditt företags finansiella register och justera poster när du använder objektet.
Processen att bokföra förutbetalda utgifter sker endast i periodiserad redovisning. Om du använder kassabaserad redovisning registrerar du endast transaktioner när pengar fysiskt byter ägare.
Både privatpersoner och företag kan samla på sig förbetalda kostnader. I småföretag finns det ett antal inköp du kan göra som anses vara förbetalda utgifter.
Följande lista visar vanliga förbetalda utgifter exempel:
Återigen, allt som du betalar för innan du använder anses vara en förbetald kostnad.
Du kanske undrar vilken typ av konto som är en förbetald kostnad. Som en påminnelse är huvudtyperna av konton tillgångar, utgifter, skulder, eget kapital och intäkter.
Du kanske tänker … Det är en kostnad, eller hur? Jag menar, kostnad står i rubriken! Även om det är ett rimligt antagande, är det inte korrekt.
En förutbetald kostnad är en tillgång. När du först registrerar en förbetald kostnad, registrera den som en tillgång. Så var bokförs förutbetalda utgifter? Även förutbetalda utgifter i balansräkningen redovisas som tillgångar.
Förutbetalda utgifter blir bara utgifter när du faktiskt använder dem. När du använder objektet, minska värdet på tillgången. Tillgångens värde ersätts sedan med en faktisk kostnad som redovisas i resultaträkningen.
Summan av kardemumman:Innan du använder en förbetald utgiftspost är den en tillgång. När varan väl är använd är det en kostnad.
Skapa en förbetald utgiftsjournalanteckning i dina böcker vid köptillfället, innan du använder varan eller tjänsten.
Innan du dyker in i den underbara världen av journalanteckningar måste du förstå hur varje huvudkonto påverkas av debiteringar och krediter.
Tillgångar och utgifter ökas med debiteringar och minskas med krediter.
Å andra sidan ökas skulder, eget kapital och intäkter med krediter och minskas med debiteringar.
För att skapa din första journalanteckning för förbetalda utgifter, debitera ditt förbetalda utgiftskonto. Varför? Detta konto är ett tillgångskonto och tillgångarna ökas med debiteringar. Och för varje debitering måste det också finnas en kredit. Kreditera motsvarande konto som du använde för att göra betalningen, som ett kontant- eller checkkonto. Att kreditera kontot minskar ditt kontant- eller checkkonto.
Den journalanteckning du gör när du har den förbetalda kostnaden ska se ut så här:
| Datum | Konto | Anteckningar | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|---|
| X/XX/XXXX | Förbetald kostnad | X | ||
| Kontanter | X |
Att justera poster hjälper till att balansera dina böcker. För att redovisa förbetalda utgifter som blir faktiska utgifter, använd justeringsposter.
När du använder den förbetalda artikeln, minska ditt förbetalda utgiftskonto och öka ditt faktiska utgiftskonto. För att göra detta, debitera ditt Expense-konto och kreditera ditt Prepaid Expense-konto. Detta skapar en förbetald kostnadsjusteringspost.
Din journalanteckning som visar den faktiska utgiften bör se ut så här:
| Datum | Konto | Anteckningar | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|---|
| X/XX/XXXX | Utgifter | X | ||
| Förbetald kostnad | X |
Låt oss säga att du förskottsbetalar sex månaders hyra, vilket ger upp till 6 000 USD. När du förskottsbetalar hyran, registrerar du hela $6 000 som en tillgång på balansräkningen. Varje månad minskar du tillgångskontot med den del du använder. Du minskar tillgångskontot med 1 000 USD (6 000 USD / 6 månader) och registrerar kostnaden på 1 000 USD.
Upprepa processen tills kostnaden är slut. När du har använt den förbetalda artikeln bör tillgångskontot vara tomt och utgiftskontot ska visa sitt fulla värde.
Förbetalda utgiftsposter hjälper dig att hålla dina bokföringsböcker korrekta. Låt oss titta på några exempel på förbetalda utgifter.
Vill du göra bokföring enklare med bokföringsprogram, men inte säker på hur du ska välja? Att köpa programvara kan vara en stressande upplevelse om du inte är säker på vad du letar efter. Vår kostnadsfria, nedladdningsbara guide, Hur man väljer bokföringsprogram:10 saker att tänka på , kan hjälpa. Från funktioner till olika typer av programvara, vi hjälper dig att välja den som passar bäst för ditt företag.
Få min gratis guide!Säg att du köper en ettårsförsäkring för ditt företag som kostar $1 800. Du betalar i förskott och använder försäkringen under hela året.
När du köper försäkringen, debitera kontot för förbetalda utgifter för att visa en ökning av tillgångarna. Och kreditera kontantkontot för att visa förlusten av kontanter.
| Datum | Konto | Anteckningar | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|---|
| X/XX/XXXX | Förbetald kostnad | 1800 | ||
| Kontanter | 1800 |
Justera kontona varje månad efter beloppet för den policy du använder. Eftersom försäkringen varar i ett år, dividera den totala kostnaden på 1 800 USD med 12. Justera kontona med 150 USD varje månad.
Kostnad $150 av försäkringen med en debitering. Minska det förbetalda utgiftskontot med en kredit. Upprepa processen varje månad tills policyn används och tillgångskontot är tomt.
| Datum | Konto | Anteckningar | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|---|
| X/XX/XXXX | Utgifter | 150 | ||
| Förbetald kostnad | 150 |
Du betalar 9 000 USD i förskott i hyra för sex månader. Du har betalat för utrymmet, men du har inte använt det ännu. Så du måste registrera beloppet som en förbetald kostnad.
Debitera först det förbetalda utgiftskontot för att visa en ökning av tillgångarna. Kreditera också kontantkontot för att visa förlusten av kontanter.
| Datum | Konto | Anteckningar | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|---|
| X/XX/XXXX | Förbetald kostnad | 9000 | ||
| Kontanter | 9000 |
När varje månad går, justera kontona efter hur mycket hyra du använder. Eftersom förskottsbetalningen gäller för sex månader, dividera den totala kostnaden med sex (9 000 USD / 6). Justera dina konton med 1 500 USD varje månad.
Kostnad $1 500 av hyran med en debitering. Minska det förbetalda utgiftskontot med en kredit. Upprepa processen varje månad tills hyran är förbrukad och tillgångskontot är tomt.
| Datum | Konto | Anteckningar | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|---|
| X/XX/XXXX | Utgifter | 1500 | ||
| Förbetald kostnad | 1500 |
Letar du efter ett enkelt sätt att registrera dina affärstransaktioner? Kolla inte vidare. Patriot's online bokföringsprogram är lätt att använda och gjord för icke-revisorer. Dessutom erbjuder vi gratis, USA-baserad support. Få din kostnadsfria provperiod nu!
Den här artikeln har uppdaterats från det ursprungliga publiceringsdatumet den 12 september 2017.