För vissa företagare är det oundvikligt att spendera pengar på resor och underhållning. Du kan behöva ta en affärsresa eller besluta dig för att ta med en kund på lunch. Oavsett din situation kanske du kan göra anspråk på skatteavdrag för resor, måltider och underhållning.

Resor och underhållning

Du kan dra av vissa utgifter för resor och representation i skattetiden. Rese- och underhållningskostnader är kostnader du ådrar dig när du reser eller underhåller i affärssyfte.

Du måste känna till rese- och underhållningspolicyn. Vilka kostnader täcks av resor, och vilka täcks av underhållning?

Resa

Du kan dra av resekostnader om de är vanliga (vanliga och accepterade i din verksamhet) och nödvändiga (nyttiga och lämpliga för din verksamhet). När du behöver lämna ditt skattehem (det område du huvudsakligen arbetar i) för att resa i affärer, ådrar du dig kostnader för transport, logi och måltider.

Publikation 463 säger att du reser hemifrån om:

1. Du är borta från ditt skattehem för mer än en vanlig dags arbete på grund av affärer
2. Du måste sova eller vila för att möta kraven på ditt arbete när du reser

Typen av avdragsgilla resekostnader beror på din verksamhet och dina omständigheter. Här är några resekostnader som du kan dra av:

• Transport (t.ex. flygplan, tåg, buss eller bil)
• Boende och måltider
• Rengöring (kemtvätt och tvätt)
• Tips relaterade till avdragsgilla kostnader

Det finns en gräns på 50 % för avdrag för måltider. Du kan bara dra av 50 % av dina måltidskostnader. Du kan inte dra av dina utgifter för måltider om de är påkostade eller extravaganta.

Du kan inte dra av en makes eller anhörigas kostnader. Du kanske kan göra anspråk på företagsskatteavdrag för en anställds resekostnader om de är nödvändiga för resan.

Om du har en kostnad som täcker andra typer av kostnader måste du fördela kostnaden mellan varje (t.ex. ditt hotell inkluderar frukost).

Du kan bara dra av affärsrelaterade resekostnader. Om du bestämmer dig för att stanna längre under semestern kan du inte dra av de personliga utgifterna.

Underhållning

Många avdrag för underhållningskostnader upphävdes efter skattesänkningar och jobblagar från 2017 års skattereform. Det finns dock fortfarande vissa underhållningskostnader du kan dra av.

Enligt skattelagstiftningen kan du dra av kostnader för fritidsaktiviteter, sociala aktiviteter eller liknande aktiviteter om de uttryckligen är till förmån för dina anställda (exklusive högt avlönade anställda). Det betyder att du fortfarande kan dra av 100 % av dina underhållningskostnader för kontorsfester.

Du kan kategorisera en måltid som en form av underhållning om du eller en anställd är närvarande. Utgifter för måltidsunderhållning är endast 50 % avdragsgilla. Om du gör anspråk på kostnaden för en måltid som underhållning kan du inte också kräva den som en resekostnad.

Underhållning, nöjen, rekreation eller användning av en anläggning eller egendom är inte längre avdragsgilla kostnader. Det betyder att du inte kan dra av kostnader för att ta ut kunder till sportevenemang. Och du kan inte dra av biljetter till kvalificerade välgörenhetsevenemang.

Hur man drar av utgifter

För att dra av kostnader för resor, måltider och underhållning måste du föra korrekta register. Enligt IRS Publication 463 måste du skicka in register som visar belopp, tid, plats och affärsändamål för varje utgift.

Uppdatera dina småföretags bokföringsböcker och håll fast vid dokument som kvitton. Spara register i tre år från det datum du lämnar in.

Du kan till exempel ha en utgiftsrapport som ser ut så här:

Om du är enskild ägare eller äger en LLC med en enda medlem, måste du dra av dina rese- och underhållningskostnader enligt schema C (formulär 1040), vinst eller förlust från företag. Partners använder Form 1065, U.S. Return of Partnership Income.

C-bolagsaktieägare använder Form 1120, U.S. Corporation Income Tax Return. Aktieägare i S Corporation använder Form 1120S, U.S. Income Tax Return for an S Corporation.

Du måste se till att dina bokföringsböcker är korrekta. Vi hjälper dig att komma dit. Prova Patriots bokföringsprogram online för att spåra dina utgifter. Vi erbjuder gratis, USA-baserad support. Få din kostnadsfria provperiod idag!

Detta är inte avsett som juridisk rådgivning; för mer information, klicka här.