När det kommer till ditt lilla företag vill du inte vara i mörker. Dina bokföringsböcker bör återspegla hur mycket pengar du har på ditt företag. Om du använder dubbel bokföring registrerar du också hur mycket pengar kunderna är skyldiga dig. Men vad händer om de inte betalar? För att skydda ditt företag kan du skapa en avsättning för osäkra konton.

Vad är avdrag för osäkra konton?

En avsättning för osäkra konton, eller reserv för osäkra fordringar, är ett kontratillgångskonto (antingen har ett kreditsaldo eller saldo på noll) som minskar dina kundfordringar. När du skapar en avsättning för tveksamma konton, uppskattar du att vissa kunder inte kommer att betala dig pengarna de är skyldiga.

När kunderna inte betalar dig ökar ditt konto för osäkra fordringar. En osäkra fordringar är skulder som du officiellt har skrivit av som oindrivningsbara. I grund och botten är dina osäkra fordringar de pengar du trodde att du skulle få men inte fick.

Förutom osäkra fordringar finns det något sådant som osäkra fordringar. Till skillnad från osäkra fordringar är osäkra fordringar inte officiellt oindrivbara skulder. Tveksamma skulder är pengar som du förutspår kommer att förvandlas till osäkra fordringar, men det finns fortfarande en chans att du kommer att få pengarna.

Använd en justering för osäkra konton när du ger kredit till kunder. Även om du inte fysiskt har pengarna när en kund köper varor på kredit, måste du registrera transaktionen.

Använd periodiseringsmetoden om du ger kredit till kunder. Om en kund köper av dig men inte betalar direkt måste du öka ditt kundreskontrakonto för att visa pengarna som är skyldig ditt företag.

Om en kund aldrig betalar dig blir de obetalda betalningarna osäkra fordringar. Och att ha många osäkra fordringar minskar mängden intäkter ditt företag borde ha. ADA-redovisning hjälper till att öka noggrannheten i dina böcker. Genom att förutsäga mängden kundfordringar som kunder inte kommer att betala kan du förutse dina förluster från osäkra fordringar.

En reserv för osäkra fordringar kan inte bara hjälpa till att kompensera för förlusten du ådrar dig från osäkra fordringar, utan den kan också ge dig värdefull insikt över tiden. Till exempel kan din ADA visa dig hur effektivt ditt företag hanterar krediter som det ger kunderna. Det kan också visa dig var du kan behöva göra nödvändiga justeringar (t.ex. ändra vem du ger kredit till).

Avdrag för osäkra konton i balansräkningen

När du skapar en avsättning för osäkra konton måste du registrera beloppet i din företagsbalansräkning.

Eftersom ett avdrag för osäkra konton är en mottillgång som minskar dina kundfordringar, bokför du det under tillgångar. Det kan se ut ungefär så här:

• Tillgångar
  • Kontanter:500
  • Kundreskontra:2 000
  • Mindre avdrag för osäkra konton:(200)

Om den osäkra skulden förvandlas till en osäkra fordringar, registrera den som en kostnad på din resultaträkning.

Tildrag för beräkning av osäkra konton

För många företagare kan det vara svårt att uppskatta din reserv för osäkra fordringar. Det finns några olika sätt att beräkna dina förutsägelser.

Historisk data

Du kan göra dina förutsägelser baserat på historiska data. Använd procentandelen osäkra fordringar som du hade under föregående räkenskapsperiod för att fastställa din reserv för osäkra fordringar.

Till exempel, om 3 % av din försäljning inte kunde samlas in, avsätt 3 % av din försäljning på ditt ADA-konto. Säg att du har totalt 70 000 USD i kundfordringar, din ersättning för osäkra konton skulle vara 2 100 USD (70 000 USD X 3%).

Åldrande av kundfordringar

Ett annat sätt att beräkna ADA är genom att använda metoden för åldrande av kundfordringar. Med den här metoden kan du gruppera dina utestående kundfordringar efter ålder (t.ex. under 30 dagar gamla) och tilldela en procentsats på hur mycket som kommer att samlas in.

Säg till exempel att 10 % av kundfordringarna som är mellan 31 och 60 dagar inte kan samlas in, och du väntar på betalningar till ett värde av 3 000 USD under denna period (0,10 X 3 000 USD =300 USD). Dessutom är 5 % av kundfordringar under 30 dagar oindrivbara, och du väntar på 5 000 USD för denna åldrandeperiod (0,05 % X 5 000 USD =250 USD).

Din avsättning för tveksamma konton uppskattning för de två åldrande perioderna skulle vara $550 ($300 + $250).

Tillägg för tveksamma konton journalanteckning

När det gäller osäkra fordringar och ADA finns det några scenarier som du kan behöva registrera i dina böcker.

För att förutsäga ditt företags osäkra fordringar, skapa en avsättning för osäkra konton. För att balansera dina böcker måste du också använda en utgiftspost för osäkra fordringar. För att göra detta, öka dina osäkra fordringar genom att debitera ditt osäkra fordringskonto. Minska sedan ditt ADA-konto genom att kreditera ditt Allowance for Doubtful Accounts-konto.

Exempel på bokföring av osäkra fordringar

Som du kan se finns det några rörliga delar när det gäller hänsyn till osäkra journalposter. För att göra saker lättare att förstå, låt oss gå igenom ett exempel på införande av osäkra fordringar.

Låt oss säga att ditt företag gav en försäljning till ett värde av 60 000 USD under räkenskapsperioden. Baserat på historiska trender förutspår du att 2 % av din försäljning från perioden kommer att vara osäkra fordringar ($60 000 X 0,02). Debitera ditt konto för osäkra fordringar $1 200 och kreditera din Allowance for Doubtful Accounts $1 200 för de beräknade standardbetalningarna.

Om en osäker skuld förvandlas till en osäkra fordringar, kreditera ditt kundreskontrakonto, och minska summan pengar som du är skyldig ditt företag. Du måste också debitera ditt Allowance for Doubtful Accounts-konto.

Om du inte kan samla in pengarna du är skyldig ditt företag bör din journalanteckning se ut så här:

Kunden betalar exempel

I vissa fall kan du skriva av pengarna som en kund var skyldig dig i dina böcker bara för att de ska komma tillbaka och betala dig. Om en kund slutar med att betala (t.ex. en inkassobyrå tar ut sin betalning) och du redan har skrivit av pengarna som de är skyldiga, måste du återställa kontot.

För att återföra kontot, debitera ditt kundreskontrakonto och kreditera din Allowance for Doubtful Accounts för det inbetalda beloppet.

Med Patriots bokföringsprogram online kan du spåra obetalda fakturor och enkelt uppdatera dina bokföringsböcker. Dessutom erbjuder vi gratis, USA-baserad support. Få din kostnadsfria provperiod idag!

Den här artikeln har uppdaterats från det ursprungliga publiceringsdatumet den 12 november 2014.