Att driva ett företag innebär att jonglera med en mängd olika finansiella rapporter, som ditt företags provbalans och huvudbok. Med så många rapporter att titta igenom kanske du frågar dig själv, Vad betyder dessa rapporter och hur använder jag dem? Ta en titt på skillnaden mellan huvudbok kontra provbalans och hur du använder rapporterna till din fördel.
Innan vi diskuterar huvudbok kontra provbalans måste du känna till dubbel bokföring. Både ditt provsaldo och huvudboken använder dubbelbokföring.
Bokföring med dubbel bokföring är precis vad det låter som att registrera transaktioner på två eller flera konton. Vid dubbel bokföring görs en kreditering på minst ett konto och en debitering sker på minst ett annat konto.
Debeter och krediter är lika men motsatta poster i dina böcker. Med dubbel bokföring bör dina kredit- och debetsummor balansera eftersom varje transaktion har lika men motsatta effekter på minst två konton.
Är du redo att dyka in och lära dig skillnaden mellan huvudbok och provbalans? Kolla in hur de två rapporterna skiljer sig nedan.
Nu när du kan lite om dubbelbokföring är det dags att lära dig allt om huvudboken. Så, vad är det?
Huvudboken är grunden för dina böcker. Använd huvudboken för att sortera och sammanfatta alla dina affärstransaktioner för att få en tydlig bild av din ekonomi. Din huvudbok ger detaljerad information om alla transaktioner i din kontoplan.
Tänk på din huvudbok som ett arkivskåp och alla konton som mappar i skåpet. Din huvudbok innehåller vanligtvis följande huvudkonton:
I din huvudbok finns tillgångar och utgifter på vänster sida. Skulder, eget kapital och intäkter är på rätt sida. Båda sidorna av redovisningen måste ha lika värden för att den ska balansera.
Ditt provsaldo är en redovisningsrapport som innehåller dina huvudbokkontosaldon i debet- och kreditkolumner. Använd ditt provsaldo för att se till att krediter och debiteringar är lika på varje konto.
Kommer du ihåg hur din huvudbok är som ett arkivskåp? Tja, ditt provsaldo är som PM som sammanfattar uppgifterna i ditt arkivskåp. Du använder i första hand ditt provsaldo som en översikt och sammanfattning av din huvudbok.
Du kanske tänker, Hur vet jag när jag ska använda huvudboken kontra provbalansen? Bra fråga! Svaret? Det beror på vilken information du behöver samla in.
Du kan använda ditt provsaldo för:
Huvudböcker är bäst för:
Du kan använda både ditt provsaldo och huvudbok för:
Så, hur kan du använda båda dessa rapporter effektivt? Ta en titt-se.
När du granskar dina böcker i slutet av månaden, använd ditt provsaldo. Provbalansräkningen innehåller den grundläggande information som behövs för att utföra en välbefinnandekontroll av dina böcker.
Istället för att fastna i de små detaljerna i huvudboken kan du använda ditt provsaldo för att få en uppfattning om var du ser pengar komma in och gå ut under månaden.
Alla företag använder inte prognoser. Men om du gör det är ditt testsaldo ett bra ställe att leta efter för att avgöra om ditt företag är på rätt väg ekonomiskt.
Prognoser låter dig titta på den allmänna riktningen för din ekonomi. Därifrån kan du avgöra om du är på rätt spår och göra nödvändiga justeringar (t.ex. justera din budget).
Ditt provsaldo är en bra rapport att ta fram för prognostisering eftersom du bara behöver en allmän uppfattning om var din ekonomi står.
Revisioner kan vara en nervkittlande process. Under en revision måste du ta fram mycket information för att säkerställa att dina böcker är i ordning. Vanligtvis drar du din huvudbok under en rutinmässig revision.
Din revisor eller finansiella rådgivare använder huvudboken för att undersöka vart och ett av dina konton under en revision. Din huvudbok visar alla dina transaktioner, inklusive alla dina debeter och krediter.
Låneansökningar kan vara omfattande. För att inte tala om, långivare vill ha så mycket detaljer som möjligt. Av den anledningen är huvudboken din bästa insats när det gäller att ansöka om företagslån. En finansiell institution (t.ex. bank) kommer att vilja veta hur mycket pengar du spenderar och tjänar för att minimera sin egen risk.
Din huvudbok berättar för banken vilken ekonomisk information de behöver för att gå vidare med en låneansökan.
Finansiella rapporter förlitar sig på verkliga finansiella data – inte bara gissningar eller prognoser. Medan provbalansen visar en baslinje för var pengar kommer och går, ger huvudboken hela bilden.
För att generera rapporter som är fullständiga och korrekta, använd huvudboken. Provbalansen kanske inte indikerar att något är fel på ett konto. Huvudboken låter dig se en fullständig ekonomisk ögonblicksbild och att ingenting är i obalans i dina böcker.
Att planera din budget för året är en ack så viktig process för ditt företag. När du planerar din affärsbudget är det bäst att titta på både ditt provbalans och huvudboken. Varför båda?
Ditt provsaldo ger dig en snabb genomgång av de olika kontona så att du enkelt kan se vilka som behöver mer uppmärksamhet. Kanske ser ditt inkomstkonto bra ut men ditt utgiftskonto visar inte mycket rörelse. Ditt provsaldo indikerar var du har lite rörelseutrymme och ger dig en uppfattning om hur din budget kan se ut.
Använd huvudboken för att dyka djupare in i ditt företags transaktioner. Med din huvudbok kan du se dina totala intäkter och utgifter. Och du kan lokalisera alla ändringar du behöver göra (t.ex. minska på onödiga utgifter). Huvudboken ger dig den totala bilden av ditt företags ekonomi innan du fortsätter med din budget.
Drunkna inte i dina finansiella rapporter. Patriots bokföringsprogram online låter dig enkelt och säkert hålla reda på alla dina affärstransaktioner. Bär ditt provsaldo och huvudbok med dig oavsett vart ditt företag tar dig. Prova det gratis i 30 dagar!
Finanspolitikens inverkan på betalningsbalansen
Kundreskontra i balansräkningen
Vad är formeln för balansräkningens aktuella kvot?
Negativt rörelsekapital i balansräkningen
Långsiktiga investeringstillgångar i balansräkningen
Eget lager på balansräkningen
Ackumulerad avskrivning i balansräkningen
Den magra affärsplanen