Som företagare har du förmodligen gjort inköp för ditt företag på kredit tidigare. Och om du gör många köp på kredit kan det vara överväldigande att spåra hur mycket du är skyldig varje leverantör. Lösningen? En åldringsrapport för leverantörsskulder.

Vad är en åldranderapport för leverantörsskulder?

Så, vad är en AP-rapport om åldrande? Tja, innan vi kan svara på den frågan måste du förstå vad leverantörsskulder är.

Leverantörsskulder, eller AP, är pengar du är skyldig leverantörer. Dina leverantörsskulder består av skulder från att köpa saker som inventarier, förnödenheter och tjänster för att driva ditt företag. När du gör ett köp och inte betalar omedelbart (aka köper något på kredit), ökar dina leverantörsskulder. Leverantören eller leverantören fakturerar dig och du betalar tillbaka dem vid ett senare tillfälle.

En sammanfattande rapport om åldrande av leverantörsskulder visar de saldon du är skyldig andra. Rapporten hjälper dig att organisera och visualisera de belopp du är skyldig. Vanligtvis inkluderar en åldrande av leverantörsskulder:

• Leveranternas namn
• Hur mycket är du skyldig varje leverantör
• Mängden tid du har skulder
• Om några betalningar är förfallna

Att använda en leverantörsskulders åldrandedetaljrapport kan ge dig ett enkelt sätt att spåra och hantera dina skulder. På så sätt kan du betala leverantörer i tid och undvika avgifter för förfallna betalningar.

Åldrade skuldrapport kontra åldrande kundfordringar

Så vad är skillnaden mellan en åldrande rapport från AP och en åldringsrapport för kundfordringar? En åldringsrapport för kundfordringar (AR) är motsatsen till en åldrande leverantörsskuldrapport.

Istället för att visa vad du är skyldig andra, visar en åldringsrapport för kundfordringar saldot av hur mycket andra är skyldiga ditt företag. Din AR-åldringsrapport innehåller information om kredit du ger kunder när de köper något av dig.

Förmåner med att använda en AP-åldringssammanfattning för ditt företag

En åldrande leverantörsskuldrapport är ett användbart verktyg för att organisera och hantera ditt företags skulder. Din AP aging sammanfattning kan också hjälpa dig:

• Hantera kassaflödet
• Ta beslut om vilken skuld som ska betalas först
• Planera framtida utgifter och din affärsbudget
• Få snabbt upp problem med leverantörsreskontra
• Undvik uteblivna betalningar
• Hitta möjligheter att förhandla betalningsvillkor för faktura

Komponenter i AP-rapporten om åldrande

Återigen har rapporten om åldrande av leverantörsskulder några olika komponenter. Vissa delar av APs åldrandeschema inkluderar kolumner som organiserar dina leverantörer och fakturans ålder, leverantörsnamn och skuldbelopp. Varje leverantör eller leverantör har sin egen rad som inkluderar summan du är skyldig och hur mycket skulden är förfallen, om tillämpligt.

På leverantörsskulders åldrandeschema finns det vanligtvis olika kolumner som kategoriserar skulder baserat på fakturans ålder. Varje kolumn representerar en tidsram efter att du fått en faktura. Vanligtvis går kolumnerna i steg om 30 dagar:

• Nuvarande (0–30 dagar gammal)
• 1–30 dagar efter förfallodatum
• 31–60 dagar efter förfallodatum
• 61–90 dagar efter förfallodatum
• Över 90 dagar efter förfallodatum

Den aktuella kolumnen visar aktuella saldon som är 0 – 30 dagar gamla (aka inte förfallna). Detta är nya saldon för beställningar som har lagts under de senaste 30 dagarna.

De andra kolumnerna är fakturor som är över 30 dagar gamla och som vanligtvis är förfallna. De varierar i dagar beroende på hur förfallen fakturan är. Till exempel, om ett saldo är under kolumnen 1 – 30 dagar är det 1 – 30 dagar förfallna.

Din rapport håller ett löpande saldo över det belopp du är skyldig leverantörer. När du köper varor eller tjänster på kredit kan du bli skyldig en säljare för flera transaktioner. I din rapport kan du vanligtvis se summan du är skyldig varje leverantör under kolumnen "Totalt saldo".

Din rapport kan hjälpa dig att se vilka betalningar som är förfallna och avgöra vilka saldon som ska betalas av först.

Exempel på Åldringsrapport för leverantörsskulder

Även om varje företags AP-åldringssammanfattning kan variera, ser din rapport vanligtvis ut ungefär så här:

I exemplet på åldringsrapporten för leverantörsskulder ovan finns ett totalt saldo listat för varje leverantör. Och rapporten inkluderar hur mycket som är förfallit för varje leverantör och hur länge det är förfallet.

När du betalar av en faktura tar du bort det aktuella eller förfallna beloppet från din rapport. Säg till exempel att du betalade av 100 $-fakturan som är 61–90 dagar förfallen för leverantör 3. När du har betalat leverantör 3 $100, se till att du ändrar kolumnen 61–90 dagar till att säga 0 $.

Om du använder bokföringsprogram tar programvaran automatiskt bort saldot från leverantörsskuldernas åldringsrapport när du bokför betalningen.

Andra saker att tänka på om en AP-rapport om åldrande

När du använder en åldringsrapport för leverantörsskulder, tänk på ett par andra saker för att säkerställa att din rapport är korrekt och användbar.

De flesta AP-rapporter om åldrande inkluderar inte leverantörens villkor eftersom de antar att betalningar ska betalas inom 30 dagar. Men detta är inte alltid fallet med en leverantör. För att undvika sena betalningar bör du förstå din leverantörs kreditvillkor. Och om en leverantör har olika villkor, notera det.

Se också till att regelbundet uppdatera din AP-åldringsrapport. Om du betalar en faktura, ta bort beloppet från rapporten. Om en faktura blir obetald, flytta den till rätt kolumn (t.ex. 1–30 dagar förfallen). Återigen, om du använder programvara bör detta automatiskt göras åt dig när du registrerar en betalning till din leverantör.

Behöver du ett enkelt sätt att spåra dina leverantörsskulder och andra transaktioner? Patriots bokföring online programvara är designad med företag och revisorer i åtanke. Lätt att använda, prisvärd och gratis, USA-baserad support – vad är det att inte älska? Prova det gratis idag!

Den här artikeln har uppdaterats från det ursprungliga publiceringsdatumet 13 juni 2017.