Vårstädning är en stapelvara i hushållen av en anledning. Med tiden blir det ganska rörigt - speciellt när du är upptagen. Och i affärer kan samma sak hända med dina bokföringsböcker. Behöver dina böcker städas? Använd vår checklista för städning av bokföring för att komma igång.

I den här artikeln går vi igenom:

1. Varför dålig bokföring är dåligt för företagen
2. Så åtgärdar du dålig bokföring:6 tips
3. Checklista för städning av bokföring

Varför dålig bokföring är dåligt för verksamheten

Vad är grejen om dina böcker är lite röriga, ändå? Stökig, ofullständig och felaktig bokföring kan leda till en rad problem som kostar mer än bara tid. Dålig bokföring kan också leda till rejäla IRS-böter och (gasp!) revisioner.

Här är några specifika problem du kan behöva ta itu med till följd av röriga böcker:

• Problem att få företagslån eller investeringar
• Felaktig bild av ekonomisk hälsa
• Överuttag
• Missade möjligheter (t.ex. skatteavdrag eller krediter)
• Straff för felaktiga anmälningar
• Oförmåga att hitta nyckelposter
• Skadad tid
• Inkonsekvenser i dina register

Kort sagt, dålig bokföring sätter din tid och pengar – och kanske till och med ditt företag – på spel. Om du hamnar i något av ovanstående problem kan det vara dags att ge dina böcker lite TLC.

Alla gör misstag. Men bokföringsmisstag kostar ditt företag tid och pengar. Ladda ner vår kostnadsfria PDF-guide för att lära dig hur du undviker 10 vanliga redovisningsfel.

Så åtgärdar du dålig bokföring:6 tips

Om du kämpar med oorganisering i bokföringen måste du veta hur du åtgärdar dålig bokföring.

Ta en titt på följande tips om hur du städar upp i stökig bokföring.

1. Kontrollera om det finns datainmatningsfel

Du måste registrera varje affärstransaktion. Och låt oss vara ärliga, det finns många att spela in. Så från tid till annan kan du sluta med datainmatningsfel.

Ett datainmatningsfel uppstår när du anger felaktig information i dina böcker. Detta kan bero på misstag som:

• Flip-flopping debeter och krediter
• Att göra omsättningsfel (t.ex. skriva 24 mot 42)
• Ange fel nummer

Kontrollera om det finns datainmatningsfel för att rensa och sortera dina böcker. Du kan hitta den här typen av fel genom att dubbelkolla ditt arbete och förbereda provbalanser i slutet av varje rapportperiod.

Vid något tillfälle kan du också göra motsatsen till ett datainmatningsfel. Du kan glömma att registrera en transaktion, vilket är ett misstag. Att misslyckas med att registrera varje transaktion kastar bort dina böcker (aka dålig bokföring!).

För att åtgärda dåliga böcker på grund av utelämnande fel, kamma igenom dina register (t.ex. kvitton). Anteckna eventuella utelämnade poster i dina böcker för korrekt redovisningsperiod.

2. Stäm av dina konton

Hur ofta stämmer du av dina bokföringskonton (t.ex. tillgångar)? Om du inte stämmer av dina böcker med ditt externa kontosaldo (t.ex. bankkonto), kommer du att sitta kvar med dåliga böcker.

Att stämma av dina konton är processen att jämföra det du registrerar i dina bokföringsböcker med transaktionen på ditt bank- eller kreditkortsutdrag.

Transaktionerna ska matcha. Om de inte gör det, justera dina uppgifter så att de matchar ditt bank- eller kreditkortsutdrag med dina bokföringsposter.

Till exempel kan du behöva justera dina böcker så att de inkluderar:

• Banktjänstavgifter
• Kontroller av otillräckliga medel
• Intjänad ränta

På samma sätt kan du behöva justera ditt kontoutdrag för:

• Insättningar under transport (dvs. öka kontoutdragets saldo med insättningsbeloppen i transit)
• Utestående checkar (dvs. subtrahera de utestående checkbeloppen från kontoutdragets saldo)

Så, hur ofta ska du göra kontoutdragsavstämning? Försök att sträva efter att stämma av dina konton varje månad för snygga böcker.

3. Gör justeringar

Att justera poster är nyckeln för att se till att du registrerar transaktioner i rätt redovisningsperiod. Återigen måste du göra dem efter att ha hittat datainmatningsfel och stämt av dina böcker.

Du kan också skapa justeringsposter för att registrera avskrivningar och amorteringar, en justering för osäkra konton och upplupna intäkter eller kostnader.

Det finns tre justeringspostkategorier:

1. Upplöpning :Intäkter eller utgifter som inte har bokförts eller tagits emot eller betalats
2. Uppskjutningar: Intäkter eller utgifter som har bokförts men ännu inte intjänats eller använts
3. Uppskattningar: Icke-kontanta föremål, som en avdrag för osäkra konton

Förbered justering av poster som du gör vanliga journalanteckningar. Debitera helt enkelt ett konto och kreditera det andra.

4. Leta efter dubbletter

Vårstädning är en tid för sanering. Du vet, bli av med dubbletter som du kanske inte behöver.

Detsamma gäller din checklista för städning av bokföring. Hitta och ta bort dubbletter för att bli av med onödigt stök och rädda dina böcker från felaktigheter.

En duplicerad journalanteckning kan visa att du har mer eller mindre pengar än du har. För att hitta dubbletter måste du stämma av dina konton.

5. Uppgradera sättet du hanterar dina böcker på

Ofta är röriga böcker resultatet av en dålig journalföringsprocess. För spick and span-böcker kan du överväga att uppgradera dina beprövade kalkylblad eller pappersdokument till programvara.

Bokföringsprogram kan hjälpa dig att förvara dina register på ett tillgängligt utrymme. Dessutom kan du få funktioner som automatisk import av banktransaktioner, maskininlärning och möjligheten att acceptera kreditkortsbetalningar. Och du kan snabbt generera viktiga finansiella rapporter, som ditt resultat och balansräkning.

Att använda bokföringsprogram kan hjälpa till att städa upp dina böcker, effektivisera sättet du hanterar dem på och ge dig finansiell information till hands.

6. Rådfråga en redovisningsexpert

Ibland är du för upptagen för en redovisningssanering. Eller så kanske du inte vet vad du kan göra för att fixa dem. En redovisningsexpert kan hjälpa dig att reda ut och rensa räkenskapshandlingar.

Att anlita en revisor kan hjälpa:

• Frigör din tid
• Förbättra noggrannheten i dina böcker
• Ge dig sinnesfrid
• Åtgärda bokföringsfel

Checklista för städning av bokföring

När det gäller att städa i ordning i dina böcker, skapa en checklista som hjälper dig att spåra vad som behöver göras och stryka objekt från din att göra-lista. För att komma igång, använd vår checklista för bokföringsrensning nedan.