Rätt gjort kan rekrytering vara en rättvis och ordnad process som resulterar i en lovande nyanställning – och den hjälp ditt företag behöver. Felaktigt hanterad kan det dock öppna dörren till diskriminering och hamna i lagligt varmvatten.

I varje skede av anställningen - från att placera platsannonser till att genomföra intervjuer - måste du följa federala, statliga och till och med lokala antidiskrimineringslagar. En nyckel bland dem är avdelning VII i Civil Rights Act, som skyddar mot de lagligt skyddade egenskaperna ras, färg, religion, kön och nationellt ursprung.

Hur är det med dina jobbansökningar? Ett viktigt verktyg i din anställningsprocess, jobbansökningar måste följa vissa juridiska parametrar för att undvika diskriminering. Ställ fel typer av frågor eller förbise obligatoriska avslöjanden, så kan dina jobbansökningar göra mer skada än hjälpa.

Låt oss ta en närmare titt på vad dina ansökningar kan och inte kan täcka för att säkerställa rättvisa och lufttät rättslig efterlevnad:

1. "Förbjud lådan"

Kanske ett av de största och snabbast växande juridiska kraven med jobbansökningar idag, "förbjud lådan" syftar på frågan "Har du någonsin blivit dömd för ett brott?" Om din delstat eller stad har godkänt förbud mot boxlagstiftningen kan du inte fråga om en sökandes brottsregister förrän på anställningsintervjun – eller, i vissa fall, efter att den sökande är kvalificerad och erbjuden en tjänst. Genom att skjuta upp den här typen av förhör till senare i anställningsprocessen, bidrar lagstiftningen om förbud mot boxen till att stödja en rättvisare och bredare arbetsmarknad för miljontals människor med kriminell bakgrund.

Från och med januari 2017 begränsar 24 delstater och mer än 100 städer frågor om brottshistoria på jobbansökningar. Beroende på staten kan lagen gälla endast för offentliga arbetsgivare, eller för både offentliga och privata arbetsgivare.

Dessa 15 delstater förbjuder bara offentliga arbetsgivare:

• Kalifornien
• Colorado
• Delaware
• Georgien
• Louisiana
• Maryland
• Missouri
• Nebraska
• New Mexico
• New York
• Ohio
• Oklahoma
• Tennessee
• Virginia​
• Wisconsin

Nio delstater förbjuder boxen med offentliga och privata arbetsgivare:

• Connecticut
• Hawaii
• Illinois
• Massachusetts
• Minnesota
• New Jersey
• Oregon
• Rhode Island
• Vermont
• Plus … District of Columbia

Om du är i Kalifornien bör du vara medveten om att din stat har ytterligare restriktioner med brottsförhör. Från och med den 1 januari 2017 får du inte fråga sökande om ungdomsregister eller använda denna information för att fatta anställningsbeslut.

För alla förbud som anges i rutan är det viktigt att förstå att du fortfarande har rätt att göra en bakgrundskontroll på en i övrigt kvalificerad individ. Du är inte heller skyldig att anställa en person med ett brottsregister. Snarare måste du göra allt för att flytta undersökningen om brottshistorik från det inledande ansökningsskedet till senare i anställningsprocessen.

Ytterligare överväganden:Förbudslagarna kan begränsa frågor om vissa typer av fällande domar, spärra frågor om arresteringar som inte är dömda eller raderade register. Vissa branscher och jobb är också undantagna, såsom tjänster inom barnomsorg, hälsovård, brottsbekämpning och finans.

2. Andra lagliga landminor att undvika

Du använder en jobbansökan som uppfyller kraven för förbud mot lådan i ditt land. Allt klart, eller hur? Inte så fort. Andra saker du inte bör fråga eller anspela på med jobbansökningar är:

• Äktenskaplig status – Sökande ska inte behöva ringa in herr, fru, fru eller fröken i ansökan.
   
• Flicknamn – Fråga inte, eftersom detta kan antyda civilstånd, kön eller nationellt ursprung.
   
• Kön – Undvik detta om inte sex är en juridiskt erkänd och i god tro yrkeskvalifikation för jobbet.
   
• Ålder – Vanligtvis kan du bara verifiera om den sökande är 18 år eller äldre. Annars, fråga bara efter födelsedatum om du är säker på ett lagligt erkänt ålderskrav för tjänsten. En annan åldersrelaterad fråga att undvika är personens examensdatum för gymnasiet och/eller college.
   
• Födelseplats – Undvik detta för att förhindra diskriminering av nationellt ursprung eller invandring.
   
• Bostad – De dagar då man kunde fråga om en person hyr eller äger är förbi. Idag kan detta verka diskriminerande mot dem som hyr snarare än äger.
   
• Typ av utskrivning från militärtjänst – Det är olagligt i vissa stater att diskriminera på denna grund.
   
• Handikapp, hälsa – Ställ aldrig medicinska frågor – och hänvisa inte till medicinska eller fysiska undersökningar förrän du har lämnat ett villkorat erbjudande.
   
• Medborgarskap – Medborgarskapsbaserad diskriminering är olagligt enligt Immigration Reform and Control Act från 1986. Fråga inte "Är du amerikansk medborgare", "Har du ett arbetsvisum" eller "Har du laglig rätt att stanna permanent i USA" ?”

3. Juridiska upplysningar för ett extra lager av skydd

Utöver vad dina jobbansökningar INTE KAN innehålla, är det frågan om vad de kan och SKA innehålla. För att följa de olika federala och statliga lagar som gäller för anställningsprocessen bör du endast använda jobbansökningar med:

• EEOC-godkänd fråga om den sökandes förmåga att utföra de väsentliga funktionerna i jobbet, med eller utan rimlig anpassning
• Allmän icke-trakasseriersklausul med senaste informationen om diskriminering baserad på genetisk information
• Fråga om tidigare konkurrensklausuler
• Juridisk förfrågan om huruvida sökande återansöker om en tjänst efter en förlängd militärledighet, vilket varnar dig om att USERRA kan ansöka
• Friskrivning att applikationen är begränsad till en specifik öppning vid en specifik tidpunkt, vilket skyddar ditt företag från ansvar för anspråk utanför dessa parametrar
• Falsk information varning för att meddela potentiella kunder att inlämnande av falsk information inte kommer att tolereras. Detta uttalande tillåter dig inte bara att sparka eller diskvalificera oärliga anställda, det skyddar dig även vid anställningstvister, eftersom "ansökningsbedrägeri" är ett lämpligt försvar när du anklagas för att olagligt säga upp någon.
• Andra viktiga avslöjanden som skyddar dig från ansvar, till exempel ett anställningsutlåtande och frisläppande för att kontrollera referenser.

Utnyttja korrekta, lagliga jobbansökningar

Vikten av att använda sunda, advokatgodkända jobbansökningar kan inte överskattas. Annars kan du bli anklagad för diskriminering – och allvarligt undergräva ditt företags välmenande anställningsinsatser. För att säkerställa ett korrekt juridiskt tillvägagångssätt från början till slut, använd statsspecifika jobbansökningar som uppfyller alla krav – och kolla in on-demand-webinariet "Hire with Confidence:How to Comply with "Ban the Box" and Other Trending Hiring Laws " för ytterligare vägledning.