Att driva ditt företag är mycket jobb. Det sista du vill oroa dig för är ett kostsamt misstag från ett lönerelaterat felsteg. Faktum är att 40 % av småföretagen får böter i genomsnitt på 850 USD per år för att de felaktigt betalar sina lönerelaterade skatter, så detta är inte ett litet problem.

Här är några av de vanligaste lönemisstagen som en företagare kan göra.

1. Du glömmer att betala skatt året runt

För många förstagångsföretagare är det vanligt att tänka på företagsskatter som personlig inkomstskatt. Med andra ord, jag betalar min skatt i slutet av året (eller i april!).

Men visste du att du sannolikt måste betala skatt året runt? IRS och varje delstats styrande organ reglerar ditt skattebetalningsschema, och schemat skiljer sig mellan varje stat. Frekvensen av dina skattebetalningar beror också på din lönefrekvens (t.ex. månadsvis, varannan vecka).

Ett ytterligare misstag är att inte matcha skattebetalningar med dina anställdas lönescheman. Till exempel, om ditt företag betalar månadslöner för de flesta av dina anställda och halvmånadsvis för andra. Istället för att betala skatt enligt den anställdes löneperiod, betalar du skatt varje månad för alla. Eftersom du inte matchar dina skatter baserat på löneperiod, kan du riskera att få skattepåföljder. För att skydda ditt företag, outsourca din lön till en tredjepartsleverantör eller revisor.

2. Du felklassificerar dina anställda och entreprenörer

Du startar ditt företag och en vän hjälper till med lite designarbete. Först kommer hon och går som hon vill, men ditt företag tar fart. Nu kommer hon mer regelbundet och använder arbetsytan du skapat åt henne och på en arbetsdator. Är din vän anställd eller entreprenör?

Att felklassificera din arbetare kan vara ett kostsamt misstag på flera fronter. Om din entreprenör faktiskt är anställd, kan du vara underbetald löneskatt. I genomsnitt kan anställda kosta 25-30 % mer än entreprenörer.

Dessutom är nästan 30 % av de anställda felklassificerade som entreprenörer. Arbetsmarknadsdepartementet slår till mot arbetsgivare som felklassificerar anställda som entreprenörer. Använd den här praktiska checklistan för att se om din arbetare är anställd eller entreprenör.

3. Du har glömt att spara viktiga rapporter

Egentligen kan bra rapportering hjälpa dig att hantera ditt företag eller hjälpa dig att undvika kostsamma juridiska böter. För lönehantering är du enligt lag skyldig att spara vissa dokument:

Formulär I-9 :Varje anställd måste fylla i formulär I-9 för att verifiera att han eller hon är lagligt kvalificerad att arbeta i USA. Du behöver inte skicka in blanketten, men du måste spara den (en digital kopia fungerar utmärkt) under hela den anställdes anställning, och minst antingen 3 år från anställningsdatumet eller 1 år från anställningstiden datum, beroende på vilket som är längst.

Alternativt kan du välja att verifiera medarbetarens arbetsstatus online med e-Verify.

Formulär W-4 :Din anställde måste också fylla i formulär W-4 för att fastställa sin skatteinnehållning (Obs! Du kan inte göra detta för deras räkning). W-4 behöver inte skickas in någonstans, men varje företag är lagligt skyldigt att spara varje anställds W-4 i minst fyra år.

Endast moderna löneleverantörer som Gusto hanterar dina källskatter för dig och din anställdes räkning.

Anställningsrapportering för delstater :Varje stat har en avdelning för att rapportera dina nyanställningar. Du kommer vanligtvis att ange den anställdes namn, adress och personnummer. Beroende på staten kan du ha någonstans mellan några dagar och 90 dagar på dig att skicka in denna information till staten. Kontrollera din lokala webbplats för skatt, arbete och arbetskraft för mer information. I Kalifornien, till exempel, måste en anställd lämna in en DE-34. Lyckligtvis borde din löneleverantör kunna lämna in dokument som DE-34 automatiskt för din räkning.

Du är upptagen med att driva ditt företag, men en skattestraff kan verkligen leda till ditt företag. För att få hjälp föreslår vi att du arbetar med en fullserviceleverantör av löneadministration online.