Vem håller reda på dina företagssiffror? Det är lätt att bara säga:"Jag är en hantverkare och jag kan mitt hantverk och det är allt jag behöver veta. Jag ska bara anställa någon som tar hand om siffrorna åt mig." Sanningen är att om du är ansvarig för att fatta beslut om ditt företag, måste du förstå grunderna i redovisning och vad var och en av de finansiella rapporteringsutlåtanden du får som småföretagare betyder. Med andra ord, även om du låter någon annan hålla böckerna åt dig måste du förstå innebörden bakom matematiken.

Här är några anledningar till varför du måste föra korrekta böcker; och du kommer att märka att skatterapportering finns längst ner på listan.

Att föra korrekta böcker hjälper dig:

• Prissätt dina produkter korrekt.
• Ta reda på om du tjänar eller förlorar pengar – i allmänhet och på specifika jobb.
• Känn ditt kassaflöde – både på kort och lång sikt – och arbeta med bankirer och investerare.
• Låt skattemyndigheterna veta hur du gör.

Det viktiga i bokföringen är att inte låta villkoren och formateringen av den finansiella informationen skrämma dig. Allt du behöver komma ihåg är att du behöver tre grundläggande bokslut för att hålla reda på dina pengar:

1. Balansräkningen visar ditt företag vid en viss tidpunkt och beskriver vilka tillgångar du har och vem som äger dem. Information om kassa och vinst som ingår i balansräkningen hämtas från de andra två rapporterna.
2. En resultaträkning visar dina intäkter över en tidsperiod.
3. kassaflödesanalysen visar kontanter som kommer in och går ut och vad nettoresultatet är över en tidsperiod.

Låt oss ta en titt på det här, uppdelat i enkla termer.

1. Balansräkningen

Som nämnts ovan beskriver din balansräkning dina affärstillgångar, både nuvarande och fasta. Omsättningstillgångar är kontanter eller andra tillgångar som kan omvandlas till kontanter inom ett år (saker som kundfordringar, lager, förutbetalda utgifter etc.). Anläggningstillgångar är egendom och utrustning som ägs av ditt företag – sådant som du inte har för avsikt att sälja (möbler, tillverkningsutrustning, fastigheter, etc.). När du skapar din balans, kom ihåg att vänster sida alltid kommer att vara lika med höger sida. Om de inte är lika, då har du gjort ett misstag. Så enkelt är det. Detta kallas "redovisningsekvationen". Det är det som gör att din balansräkning alltid är lika på båda sidor. Ekvationen är denna:Tillgångar =Skulder + Eget kapital Här är ett exempel på balansräkning:

Owner's Equity täcker den andel av verksamheten som du eller andra partners äger.

2. Resultaträkningen

Den andra delen av väsentlig redovisningsinformation du behöver är en resultaträkning (eller resultaträkning), som används för att spåra försäljning och utgifter. Skillnaden mellan dessa två är din nettovinst. Formeln för att beräkna detta är:inkomst minus kostnad för försäljning är lika med bruttomarginal, och bruttomarginal minus fasta driftskostnader är lika med nettovinst. Kom ihåg att större tillgångar kan skrivas av så att de större kostnaderna inte förvränger dina lönsamhetssiffror. Det är viktigt att komma ihåg att din resultaträkning visar försäljnings- och kostnadsaktiviteter under en period tid i motsats till din balansräkning som visar din ekonomiska situation vid en punkt i tid.

3. Kassaflödesanalysen

En kassaflödesanalys är det finansiella dokumentet som presenterar faktiskt mottagna inkomster och utgifter som faktiskt betalats. Detta uttalande (vanligtvis modifierat för ett litet företag) visar generellt början kassasaldon, kassainflöden, kassautflöden och avslutande kassasaldon. I sin enklaste form presenteras en kassaflödesanalys i följande format:

• Börjande kassasaldo
• Plus kassaflöden
• Minus kassautflöden
• Är lika med utgående kassasaldo.

Exempel på kassaflödesanalys för ett nytt företag (börjande kassasaldo är $0): Det finns många kostnadsfria resurser tillgängliga för att hjälpa dig att förbereda dina bokslut och förstå grunderna i företagsredovisning. För en djupare dykning i det här ämnet erbjuder SBA en gratis onlinekurs:Introduktion till redovisning genom sitt Small Business Learning Center. Kursen innehåller även automatiserade bokslutsmallar. Du kan också diskutera dina bokslut och alla redovisningsfrågor du har med en affärsmentor (som de som finns tillgängliga via SCORE) eller få hjälp från ditt lokala utvecklingscenter för småföretag.