Kommunikation är limmet som håller ihop ett företag. När den genomförs effektivt kan stark kommunikation öka produktiviteten, mildra fallgropar och lösa problem på arbetsplatsen. När det körs ineffektivt kan det leda till förlorade intäkter, anställdas konflikter och en fientlig arbetsmiljö.

Här är 5 sätt att förbättra personalkommunikationen i ditt lilla företag.

1. Bli en bra lyssnare

Kommunikation börjar med aktivt lyssnande. Aktivt lyssnande är ingen lätt färdighet, särskilt i en arbetsmiljö där konversationer vanligtvis har en överordnad och underordnad.

Oavsett din position i ett företag, för att vara en effektiv kommunikatör behöver du lära dig konsten att aktivt lyssna. Fantastiska lyssnare kan koncentrera sig helt på vad som sägs, förstå detaljerna som uttrycks, svara när det är lämpligt och komma ihåg informationen som kommuniceras.

För att förbättra din lyssnarförmåga, försök att ta bort alla distraktioner från konversationen. Det kan innebära att du stänger av din telefon, stänger av din dator eller flyttar konversationen till en tyst kontorsyta. Distraktioner kan göra det svårt att koncentrera sig och kan minska din uppmärksamhet.

Ett annat enkelt sätt att förbättra din lyssnarförmåga är att bli en flitig anteckningstagare under möten och samtal. Dessa små steg kan snabbt ta dig på vägen till att bli en bra lyssnare och därmed förbättra din övergripande kommunikationsförmåga.

2. Gör viktiga dokument och information lättillgänglig

Varje företag har en unik uppsättning information som är relevant för hur den specifika organisationen fungerar. Detta kan inkludera:

• Medarbetarprotokoll och förmånsplan
• Operativa arbetsflöden och processer
• Stilguider och varumärkesdokument
• Utbildningsmaterial och självstudier
• Marknadsföringsmaterial och mallar
• Organisationens affärsidé och visionsplan
• All annan information för anställda eller företaget i stort

Denna information spelar en avgörande roll för hur verksamheten och de anställda interagerar. Därför är det viktigt att se till att det kommuniceras till alla nyanställda och med jämna mellanrum till anställda. Dokumenten bör också vara lättillgängliga antingen via en online-wiki eller någon annan metod som låter anställda hitta och komma åt informationen när som helst.

Genom att göra viktig information lättillgänglig för alla anställda, utvecklar du en hållbar kommunikationsresurs för att hålla alla anställda informerade.

3. Utnyttja teknologi för integrerad kommunikation

För årtionden sedan hade företag mycket begränsade kommunikationsmetoder inom sitt företag. På grund av framstegen inom kommunikationsteknik har du nu många fler resurser till ditt förfogande.

Förändringar av mobil teknik har påverkat kommunikationen på och utanför arbetsplatsen. Det uppskattas att i slutet av 2017 kommer 67 % av småföretagen att ha en mobilapplikation för sitt företag, med ungefär 49 % att ha ett internt team för att stödja utveckling och investeringar i mobilappar. Små företag kan inte längre ignorera den inverkan som mobila enheter har på din förmåga att kommunicera med dina anställda och till och med dina kunder.

Att använda en tjänst som Text Request kan avsevärt förbättra dina interna kommunikationsmetoder. De gör det enkelt för företag att kommunicera med sina anställda och grupper via mobila textmeddelanden.

Kommunikationsteknik är inte bara begränsad till textmeddelanden. Anställning på distans, distansarbete, virtuella kontor eller någon annan typ av arbete hemifrån görs enklare tack vare framstegen inom kommunikationsteknik.

Programvara som Skype, GoToMeeting och annan video-/ljudkonferensteknik har gjort det lättare för företag att kommunicera med anställda som arbetar utanför kontoret.

Eftersom du ofta kan hitta kontraktsanställda och frilansare till en marginal av kostnaden för interna anställningar, kan du drastiskt förbättra ditt resultat genom att förstå hur du kan utnyttja kommunikationsteknik som låter dig hantera anställda på distans.

4. Använd en dedikerad intern kommunikationsplattform

Utöver teknikerna som nämns ovan kanske du vill hitta en dedikerad arbetsplats för din dagliga kommunikation.

Det finns många webbapplikationer som kan hjälpa företag att underlätta anställd-till-anställd kommunikation och dokumentdelning, som Slack. Slack är den snabbast växande företagsappen genom tiderna och har i genomsnitt cirka 5 miljoner aktiva användare varje dag.

Slack låter anställda skicka meddelanden till enskilda anställda i realtid. Du kan också ställa in kanaler och gruppchattar för samarbetsmeddelanden. Slack integreras med andra applikationer som möjliggör enkel fildelning, dokumentsamarbete, anteckningar och andra kommunikationsprocesser.

Facebook lanserade nyligen sin egen version av Slack, känd som Workplace. Konceptet är att utveckla en plattform som låter anställda inom en organisation enkelt kommunicera och dela viktiga dokument och information på ett samarbetande och strömlinjeformat sätt.

5. Hitta enkla och pålitliga feedbackresurser

De flesta tror att kommunikationen upphör efter samtalet, men det kunde inte vara längre från sanningen. Feedback är svaret eller reaktionen som följer, och det är ett kritiskt steg i kommunikationsslingan för företag.

För att lyckas med att kommunicera behöver ditt företag hitta en process för att samla in och sprida feedback på ett flytande sätt. Det är viktigt att komma ihåg att feedback inte bör vara enkelriktad, särskilt inte uppifrån och ned. Två verktyg som kan hjälpa dig att samla in och lagra feedback är Officevibe och Small Improvements.

Officevibe är ett enkelt verktyg som skapar schemalagda undersökningar för anställda. Den ställer en kombination av personliga och företagsspecifika frågor för att hjälpa ledningen att få en puls för organisationen.

Small Improvements är ett resultatåterkopplingsverktyg som kombinerar medarbetarrecensioner och målinriktade mål i ett gränssnitt. Denna mjukvara gör det enkelt för chefer att skapa och spåra milstolpar för anställda, samtidigt som det ger företaget en resurs för att mäta individuell och organisatorisk tillväxt.

Kommunikation är mer än att bara förmedla information; det är ett kraftfullt verktyg som kan förbättra de anställdas moral, mildra problem på arbetsplatsen och öka produktiviteten. Även små företag behöver analysera sina kommunikationsmetoder för att optimera de kanaler de använder för att skicka och ta emot meddelanden, förstärka positiva kommunikationsförmåga hos sina anställda och utveckla en kultur som välkomnar och uppmuntrar feedback och professionell tillväxt.

Ha tipsen ovan i åtanke när du vill förbättra din interna kommunikation i ditt lilla företag.