Det är lätt att tänka på bokföring eller bokföring som ett "nödvändigt ont", skapat och underhållet för att tillfredsställa statlig rapportering – främst skatter.

Men faktum är att förutom att vara något du måste göra enligt lagen, skapas redovisnings- och redovisningssystem för att du ska kunna fatta välgrundade kund-, marknadsförings-, prissättnings- och leverantörsrelaterade beslut.

I det här inlägget får du lära dig de uppgifter som är förknippade med ett företags redovisnings- och bokföringssystem, överväganden om vem som ska utföra arbetet och skillnaderna mellan en revisor och en bokförare.

Vi hjälper också till att svara på en viktig fråga – ska du anlita en revisor?

Redovisningsuppgifter

Att framgångsrikt hantera ett litet företag innebär att hantera dina pengar. Ditt redovisningssystem är avgörande för att veta hur mycket kontanter du har på banken varje kväll och om du kan klara dina förväntade utgifter.

Tre allmänna aktiviteter krävs för att upprätta och underhålla ett effektivt redovisnings- och journalsystem.

1. Konfigurera systemet:Skapa en process för att spåra transaktioner och göra prognoser kan utföras med en anteckningsbok, kalkylblad eller bokföringsprogram.

2. Ingående transaktioner:Transaktioner som görs kan inkludera gjorda försäljningar, kostnader för inköpt material, ersättning och förmåner till anställda, arbetade timmar, hyra, IT, försäkringar, kontorsmaterial och andra betalda utgifter.

3. Rapportering av faktiska resultat eller prognoser för framtida resultat:Rapporter kan täcka status för potentiella kunder, gjorda försäljningar, gjorda försäljningar där kunderna ännu inte har betalat, kostnadsjämförelser med budgeten och samma period förra året, alla typer av skatterapporter, bokslut och information som behövs för att uppfylla banklånevillkor.

Att lägga ut på entreprenad eller inte?

När du startar ditt företag är ett av dina första beslut att bestämma vem som ska hantera dessa redovisningsaktiviteter. De tre valen är att göra det själv, tilldela någon i ditt team att göra det, eller att lägga ut till en bokhållare eller revisor. Ofta med ett nystartat företag är du den enda anställde och det finns begränsade medel tillgängliga, så initialt sköter grundaren ofta all bokföring.

Så snart du har tillräckliga diskretionära medel kan du överväga att lägga ut uppdraget på entreprenad. Nyckeln är att avgöra om bokföring är den bästa användningen av din tid.

Du startade ditt företag för att du är bra på att sälja, utveckla appar, tillverka en produkt, konsultera eller vilken annan verksamhet som helst som ger försäljning. Är det mer värdefullt att ägna din tid åt att producera försäljning eller göra bokföring? Om du inte är i den finansiella tjänstesektorn är det osannolikt att redovisning är din styrka.

Om du bestämmer dig för att lägga ut på entreprenad finns det två typer av finansexperter att överväga:en auktoriserad revisor (CPA) och en bokhållare. Var och en har väldigt olika kunskaper och priser, och du kommer att vilja behålla båda, men för olika uppgifter.

Certifierad revisor

En CPA har certifierats av en statlig examensnämnd för att ha uppfyllt statens lagkrav. Dessa yrkesverksamma tilldelas visst ansvar enligt lag, såsom förmågan att attestera finansiella rapporter, och kan hållas ansvariga för tjänstefel.

Revisorer, liksom läkare och andra yrkesverksamma, är både generalister och specialister. Redovisningsspecialiteter inkluderar skatteredovisning, fusioner och förvärv och ideella organisationer. Du måste hitta rätt matchning för dina behov; till en början kommer detta mest att vara allmänt redovisningsarbete,

Beroende på marknaden och arbetets komplexitet kan CPA:er ta ut $100 till $300 i timmen. Så det är mest meningsfullt att anlita en revisor endast för komplexa eller högt värdefulla projekt, såsom de kvartalsvisa finansiella rapporterna (särskilt om du är skyldig att ge dessa till en bank eller enligt ett statligt kontrakt), skatteanmälningar, pågående eller fall -specifika rådgivningstjänster eller den ekonomiska delen av din affärsplan. Tills ditt företag når flera miljoner dollar i försäljning är det mer ekonomiskt att lägga ut dessa uppgifter på entreprenad istället för att ha en revisor på heltid.

För att hitta en CPA är mun till mun bäst. Alternativt kan du kolla in dessa två webbplatser CPAdirectory (www.cpadirectory.com) och National Society of Accountants (www.nsacct.org/).

Bokhållare

Att utföra grundläggande, dagliga aktiviteter överlåts bäst till en bokhållare. Dessa uppgifter inkluderar att samla in anställdas tidrapporter, skicka in fakturor för inköpsorder som du ska betala, samla in kundbetalningar, förbereda bankkontoutdrag och ange all transaktionsinformation i ditt redovisnings- och registersystem.

Beroende på marknaden och tilldelade uppgifter tar en bokhållare ut $25 till $35 i timmen. Många småföretag har en deltidsbokhållare för att hjälpa till att ställa in sitt redovisningssystem och lägga in alla transaktioner, tills tillväxten i verksamheten motiverar en heltidstjänst. Även om du bestämmer dig för att göra bokföringen själv, kanske du fortfarande vill ha en bokhållare som hjälper dig att sätta upp redovisningssystemet.

Bokhållare med kunskap om andra liknande verksamheter kommer att veta vilka kategorier av intäkter och utgifter som är typiska i din bransch att spåra och rapportera, vilket sparar forskningstid och säkerställer att ditt system konfigureras mest effektivt.

För att hitta en bokhållare, fråga en revisor om rekommendationer från bokhållare som de har arbetat med och granskat. Du kan också placera annonser i din lokala tidning, på Craigslist eller andra sådana forum, eller gå till American Institute of Professional Bookkeepers.

Outsourca det inte och glöm det

Överväg att lägga ut på entreprenad till en revisor och/eller bokhållare om du inte har tid, kompetens eller lust att utföra detta arbete. Kom dock ihåg att detta inte är en situation där du anställer dessa personer och sedan glömmer ämnet. Det är ditt företag och bokslutet är ditt. När du presenterar bokslutet för en bank, lämnar in din skattedeklaration, skickar in fakturor till en offentlig upphandlingstjänsteman eller någon annan sådan användning, är du den som undertecknar dokumentet.

Därför behöver du lite förståelse för vad som ingår. Gå igenom viktigt material och be om förklaringar om något verkar oklart.

Nyckellektioner:

• Ett redovisnings- och redovisningssystem är främst till för dig, för att hjälpa dig att fatta bra beslut; det är inte i första hand till för att tillfredsställa statlig rapportering.
• När du bestämmer dig för om du ska söka redovisningshjälp, fundera över var din tid bäst spenderas.
• Det finns betydande skillnader i kompetens och kostnader för att anlita en revisor eller en bokhållare, så anställ var och en där det finns bäst matchning.