Är dina anställda för distraherade för att få något arbete gjort? Många anställda säger att de är mer produktiva när de arbetar hemifrån än när de är på kontoret. Om du känner så kan det finnas goda skäl.

En nyligen genomförd studie av Oxford Economics undersökte den moderna arbetsplatsen och fann att även om anställda vill att vara produktiv på jobbet, öppna kontor, konstant ledningsförmåga och tekniska hicka står i vägen.

På frågan om vilka egenskaper som är viktigast i arbetsmiljön rankades att kunna fokusera på jobbet utan avbrott som nummer ett. Faktum är att anställda bryr sig mer om att kunna koncentrera sig än att ha egna kontor, subventionerad barnomsorg eller gratis mat på jobbet. Med andra ord, som undersökningen uttrycker det, handlar det inte om "beanbag-stolar och gratis burritos."

Vad hämmar produktiviteten? Studien fann tre nyckelelement:

Ljudnivå

Kontor med öppen planlösning passar bra med dagens betoning på samverkan och att kunna samarbeta är en sak som medarbetarna värdesätter. Öppna ytor kan dock vara bullriga, särskilt om arbetare kläms tätt intill varandra som de kan vara om ett litet företag försöker spara på utrymmet. Förutom att distrahera arbetare kan buller göra det svårare att prata i telefon med kunder eller klienter eftersom personer i båda ändarna av samtalet anstränger sig för att höra. Att filtrera bort bakgrundsljud är mentalt tröttsamt, vilket minskar de anställdas produktivitet. Något överraskande är att Millennial-anställda är mer benägna än andra åldersgrupper att distraheras av buller och tycker att det är mer irriterande än andra demografier.

Lösning: Vidta åtgärder för att minimera buller. Att lägga mattor på hårda golv eller lägga ner mattor hjälper till att absorbera buller, liksom fönsterbeklädnader, växter, ljudabsorberande takplattor och till och med väggdekor. I grund och botten, ju fler hårda ytor på din plats, desto bullrigare blir det; lägga till mjukare element kommer att sänka ljudnivån. Se också till att du tillhandahåller tysta utrymmen där anställda kan hålla möten utan att störa andra. Anställda som behöver vara i telefon hela tiden, till exempel säljare eller kundtjänstpersonal, bör koncentreras till ett utrymme borta från andra som behöver tystnad. Brusreducerande hörlurar, vita brusmaskiner eller smartphoneappar och till och med öronproppar kan också hjälpa.

Tekniska verktyg

Även om tekniken har gjort våra jobb mycket enklare på vissa sätt, visar studien att det fortfarande har en lång väg kvar att gå. Bara 38 procent av de anställda i undersökningen säger att de har alla verktyg de behöver för att utföra sitt jobb, och endast 36 procent säger att de enheter de använder när de är borta från kontoret fungerar sömlöst med arbetsplatsteknik. Detta bidrar till frustration över distraktioner:Anställda kan försöka få jobbet gjort på ett kafé eller hemma för att kontoret är för bullrigt, men upptäcker att de saknar verktygen för att arbeta effektivt någon annanstans.

Lösning: Se till att dina anställda har de rätta tekniska verktyg de behöver för att få sina jobb gjorda var de än är. Om dina anställda arbetar på distans, till exempel, eller reser ofta i affärer, förse dem med teknik att använda på språng. Om anställda föredrar att använda sina egna enheter, som många gör, försök att hitta appar som fungerar med flera plattformar eller med de plattformar som de flesta anställda använder. Detta kommer att hjälpa till att säkerställa att de enheter som ditt team använder på kontoret, hemma och på resande fot alla integreras smidigt, vilket innebär högre produktivitet.

Konstant anslutning

Konstant anslutning via enheter och teknik är en annan faktor som bidrar till distraktion. Anställda på högre nivå är mer benägna att känna pressen att ständigt vara "på".

Lösning: Sätt gränser för anslutning. Försök att faktiskt gå upp och prata med varandra istället för att föra all kommunikation via elektronisk enhet. Se till att anställda vet vad som förväntas och inte förväntas av dem när det gäller lyhördhet. Om du inte förväntar dig att ditt team ska svara på dina e-postmeddelanden på helgerna, berätta det för dem! Det kan vara den enda gången du kan komma runt för att sålla igenom dina e-postmeddelanden, men de kan känna press att svara. Vissa företag försöker e-postfria dagar eller eliminera e-postmeddelanden på fredagseftermiddagar; andra sätter regler som inga e-postmeddelanden före 07.00 eller efter 20.00. Se vad som fungerar för dig och dina anställda.

Summan av kardemumman för att förbättra produktiviteten genom att eliminera distraktioner:Det handlar om att tydligt kommunicera med ditt team angående deras behov, dina förväntningar och hur de två kan mötas.

En SCORE-mentor kan hjälpa ditt företag att bli mer produktivt, oavsett vilka problem du står inför. Besök www.score.org för att bli ihopkopplad med en mentor idag.